ren en (her)gebruiken archieven voor bestuurlijke en managementdoelen, voor
de bedrijfsvoering, de verantwoording, voor de bewijsvoering of als geheugen van
de organisatie. Archieven zijn ook belangrijk voor de volksvertegenwoordiging of
voor individuele of groepen van burgers om de overheid tot verantwoording te
roepen of om als historische bron voor de geschiedschrijving te dienen. Maar in
de kern van het ontstaan zijn archieven het administratieve resultaat van het
handelen van de overheid.
Deze bredere benadering van het archiefbegrip is doorgetrokken naar de overige
processen van archiefbeheer. Indien archief kan worden gekoppeld aan handelin
gen dan kan het archief ook worden gepresenteerd in die context. Het verschaft
de gebruiker een bronkritisch kader waardoor hij zijn onderzoek kan verrichten.
Toegankelijkheid door een beschrijving van de context voegt iets toe aan de
klassieke toegankelijkheid die altijd werd verschaft door een papieren weergave
van de fysieke structuur van een archief. De klassieke methode van ordenen en
beschrijven poogde de oorspronkelijke ordening van een archief te handhaven of
te herstellen en het archief zo te beschrijven dat deze ordening werd gereconstru
eerd. Het onderzoek dat tijdens of vooraf aan de inventarisatie werd verricht had
deze reconstructie tot doel. Het inzicht dat men verkreeg was een middel ter
ondersteuning van de ordening en beschrijving en geen doel op zich. Het institu
tioneel onderzoek volgens de Methode Institutioneel Onderzoek heeft juist tot
doel toegankelijkheid te verschaffen. In de institutionele toegang worden de
context gegevens direct gekoppeld aan de fysieke eenheden van het archief.
In de institutionele toegang, beter zou zijn contextuele toegang, wordt de bewaar
de administratieve neerslag van het handelen van de overheid op een beleids
terrein in zijn context weergegeven. Alle elementen die tijdens een institutioneel
onderzoek in kaart worden gebracht en worden beschreven, worden ook inte
graal opgenomen in de toegang. De toegang maakt dus geen gegevens toeganke
lijk van één archief(blok), maar presenteert alle gegevens van alle archieven casu
quo archiefblokken van één beleidsterrein. Hiermee worden archieven in hun sa
menhang toegankelijk, hetgeen het grote voordeel is van de contextuele toegang.
De contextuele toegang is de synthese van de klassieke archivistische benadering
en de nieuwe benadering van archieven door beschrijving van de oorspronkelijke
context. De actoren en hun handelingen op een beleidsterrein worden in hun
samenhang gepresenteerd en daardoor ook de administratieve neerslag, de
archieven.
Een voorbeeld
Een beschrijving van de institutionele toegang is een heikele zaak, zonder inzicht
in een aantal voorbeelden. Voorafgaand aan meer theoretische bespiegelingen
willen we hier eerst uiteenzetten hoe een institutionele toegang is opgebouwd.
Allereerst is de titel van de toegang verbonden aan het beleidsterrein. Het beleids
terrein is een geheel van relaties tussen actoren die handelingen verrichten in
het kader van een bepaald overheidsbeleid. De actoren (overheidsorganen of
particuliere organisaties of personen) worden beschreven en ook hun onderlinge
relaties. Hierdoor ontstaat al een inzicht in de mogelijkheden voor het onderzoek
in de archieven die deze actoren hebben gevormd. Vervolgens wordt ingegaan op
de verschillende deelaspecten van een beleidsterrein zodat meer gedetailleerd kan
worden gezocht. Alleen de handelingen uit het Rapport Institutioneel Onderzoek
waarvan de neerslag blijvend wordt bewaard, worden overgenomen in de toegang.
Onder de handelingen worden de fysieke archiefeenheden beschreven. Hierbij
wordt eveneens de fysieke structuur weergegeven. Hiermee bedoelen we dat
wordt aangegeven tot welk archiefblok de fysieke eenheid (map, dossier, kaart,
etc.) behoort. Als (fictief) voorbeeld:
Beleidsterrein
Natuurbescherming
Actor
minister van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij
Handeling
het aanwijzen van een natuurgebied als beschermd
natuurmonument, 1968-heden
Archiefblok
bureau kwaliteitszorg, 1970-1980
Inv.nr. 12
Naardermeer, 1975
Inv.nr. 13
Poelplas, 1979
Inv.nr. 64
Emmer Bos, 1971
Archiefblok
directie Natuurbeheer
Inv.nr. 33
Naardermeer, 1975
Inv.nr. 45
Andijker vlakte, 1980
De institutionele toegang kan steeds weer worden aangevuld met nieuwe
archieven die in de toegang worden geïntegreerd. In de toegang worden dus de
nieuwe contextuele elementen uit de Methode Institutioneel Onderzoek gekop
peld aan de traditionele archivistische elementen van het klassieke ordenen
en beschrijven.
Zoeken en vinden in context
In het algemeen worden archieven in klassieke inventarissen maar in één struc
tuur, namelijk hun fysieke structuur gepresenteerd. Dit is van oudsher de kracht
en tegelijk de zwakte van archivistische toegangen. De kracht is hierin gelegen
dat gebruikers in staat worden gesteld de archieven bronkritisch te gebruiken en
te interpreteren. De zwakte is dat is altijd geweest dat hierdoor het zoeken op
thema of object veel lastiger is. Sommige inventarissen bevatten weliswaar een
index maar, eerlijk is eerlijk, het maken van indexen is geen sterk onderdeel van
de professie van archivarissen. De bestaande indexen op inventarissen zijn
daarom zelden professioneel ontwikkeld. Documentalisten zijn hierin veel beter
opgeleid.
In de institutionele toegang is dit nadeel niet opgelost. De benaming van
het beleidsterrein is weliswaar een belangrijk thematisch aanknopingspunt voor
de onderzoeker, maar verder worden de gegevens, hoewel in samenhang, in hun
archivistische structuur gepresenteerd. Dat betekent dat de gebruiker moet zijn
ingevoerd in de structuren van het beleidsterrein, de taken en handelingen van
de actoren en de archiefblokken die daarbij horen. Natuurlijk biedt de nieuwe
toegang hiervoor wel veel aanwijzingen die het gebruik vergemakkelijken, maar
een onderzoek over een object zal nog steeds een moeizame zijn omdat de gege-
DE CONTEXT EN DE GEBRUIKER
252
BERT LOOPER, BERT DE VRIES CONTEXTUELE TO E G ANG KE LIJ K H E ID
253
