Het zoekproces valt in het Archiefvormersoverzicht in drie fasen uiteen. De pro
jectgroep acht dat representatief voor het totale zoekproces naar archivalische
bronnen.
De eerste fase, te benoemen als het 'voorterrein', omvat de volgende functiona
liteiten.
De gebruiker maakt met het systeem kennis en krijgt desgewenst instructie
over het gebruik van het systeem. Deze functie is in het Archiefvormers
overzicht slechts rudimentair aanwezig. In een systeem dat op internet wil
functioneren of zelfs in een studiezaalomgeving kan het aan te bevelen zijn
een vorm van geprogrammeerde instructie voor het gebruik van het systeem
in de helpfunctie op te nemen.
Gebruikers zonder noodzakelijke basisvaardigheden worden naar de helpdesk
verwezen. Bij het Archiefvormersoverzicht alleen diegenen die de Neder
landse taal niet machtig zijn; maar in een meer ontwikkeld systeem zou men
ook kunnen denken aan eenvoudige waarschuwingen als: "indien u geen oud
schrift kunt lezen kunt u beter geen onderzoek doen in archieven voor 1750".
Het interessegebied van de gebruiker wordt zeer globaal afgeperkt. Zo worden
standaardonderzoeken, dat zijn: typen onderzoek die gemeenlijk met een
beperkt, vaststaand bronnenmateriaal werken zoals eenvoudig genealogisch
onderzoek, afgeleid naar daarvoor gespecialiseerde applicaties.
Een meer sophisticated systeem zou zeker, zoals technisch mogelijk is, met
het algemene competentieniveau van de gebruiker rekening moeten kunnen
houden.
Zoals men ziet gaat het hier steeds om elementen die in de voorfase van een
onderzoek in de studiezaal ook in- of expliciet aan de orde horen te komen. Dit is
een van de consequenties van de kwaliteitseis, dat een gedigitaliseerd systeem
minstens zo goed moet functioneren als het bestaande systeem. De gezamenlijke
bezitters en gebruikers van digitale zoeksystemen in de archiefpraktijk zullen aan
deze elementen nog wel wat weten toe te voegen.
De tweede fase is de kern van het zoekproces. Hier wordt de vraagstelling gefor
muleerd. Dat is een even delicate onderneming als het representeren van de
gezochte inhoud. Het gaat er om het voor elkaar te krijgen dat de vraag die aan
het systeem wordt voorgelegd ook werkelijk overeenstemt met wat de gebruiker in
het hoofd heeft; terwijl die vraag noodzakelijkerwijs geformuleerd moet worden
in de termen die het systeem voorhanden heeft.
De analyse van dit probleem -en van de representatieproblematiek die er het
spiegelbeeld van is- is binnen het archiefwezen niet vergevorderd. Die is echter
noodzakelijk willen we op termijn tot goede zoeksystemen komen. Het Archief
vormersoverzicht pretendeert ook geen antwoord op de vragen te geven, behalve
hier en daar min of meer intuïtief, maar kan wel gebruikt worden om deze
analyse aan de hand van verdere praktijkexperimenten en discussie verder te
helpen (wat ook voor andere bestaande zoeksystemen in meerdere of mindere
mate geldt).Daarbij zal ook en vooral gebruik gemaakt moet worden van wat de
razendsnel zich ontwikkelende wereld van de informatietechnologie en infor
mation retrieval te bieden heeft.11
Er zijn gelukkig een paar factoren die de ijzeren strengheid van de eisen aan een
digitaal systeem wat verzachten. Ten eerste is het onderzoekproces cyclisch. Een
beetje onderzoeker kan door herhaling en het verstandig gebruik van eerdere
zoekresultaten een heel eind komen. Ten tweede: het systeem mag (nog steeds)
tamelijk dom zijn, de onderzoeker hoeft dat niet te wezen. Naarmate beide partij
en ervarener respectievelijk slimmer worden (denk aan de ontwikkeling van
agents die het digitale zoekproces op een hoger niveau kunnen brengen) en naar
mate wij systeemeigenaars ook meer van wanten weten, kan de kloof tussen
brein en bron digitaal steeds makkelijker worden overbrugd. Dat is geen vrijbrief
om nu maar te doen zonder goed na te denken. Het motto: 'de techniek zal alles
oplossen' is te nonchalant. Het blijft onze taak dat 'alles' zo scherp mogelijk in
beeld te brengen. En er bestaat ook nog zoiets als de GIGA-regel.12 Die betekent
voor ons tenminste dat onze representatie moet deugen, dat wil niet alleen
zeggen kwalitatief goed zijn, maar ook afgestemd zijn op het medium en gestan
daardiseerd zijn. Ten derde: de kwaliteitseis is niet: 100% treffers en 100%
dekking. Het is denk ik voldoende om een beperkt aantal treffers te vinden
DE CONTEXT EN DE GEBRUIKER
verwijzing naar het steeds geldende openbaarheidsregime, nog voor de gebruiker aan
raadpleging van de inventaris toekomt. Met deze zaken balanceert het systeem op
de grens van wat in een inventaris thuis hoort. Aanwijzing temeer voor de vloeiende
overgang tussen de verschillende niveaus.
(Nadere) toegang(en) archief
Thans nog in de vorm van algemene verwijzing. In een later stadium komt hier de
doorkoppeling naar de inventarissen, plaatsingslijsten en nadere toegangen: de poort
naar het eigenlijke onderzoek.
De beperkte ervaring heeft geleerd dat gebruikers wel geïnteresseerd zijn in een goed
gestructureerd en resultatengevend onderzoekshulpmiddel, maar dat op zich het
niveau van archiefvormers en archieven zelden meer is dan een tussenniveau, dat zo
snel als het gaat doorkruist moet worden.
Expert(s)
Hier kan de naam van een of meer personen (al dan niet binnen de beherende dienst)
worden opgegeven die bijzonder vertrouwd zijn met de betrokken archiefvormer en
archief. De reacties op deze mogelijkheid doen vermoeden dat het wijs is,
betrokkene(n) enigszins af te schermen.
Vindplaatsen: archiefblok(ken)inventarisnummers binnen blokken, bewaarplaatsen
Hiermee worden archiefvormer en fysiek archief gekoppeld. Opgave in welk(e) archief
blokken) het archief te vinden is, eventueel welke inventarisnummers binnen elk
archiefblok tot het archief behoren en in welke bewaarplaats(en) die onderdelen te
vinden zijn. Hier vindt de virtuele reconstructie van archieven plaats. Op den duur kan
elk archiefbestanddeel dat een eigen beschrijving heeft worden teruggebracht tot het
archief waartoe het behoort (zij het nog niet tot de juiste plaats daarbinnen).
230
MAARTEN VAN DRIEL TRADITIE EN DIGITALITEIT
11 Veelbelovend zijn wat dat betreft bijvoorbeeld de contacten tussen het archiefwezen en het Marshal
McLuhan Institute van de Universiteit Maastricht en de alom bestaande plannen voor websites die het
hele erfgoedveld moeten bestrijken, zowel provinciaal als landelijk. Ongetwijfeld weet menigeen uit eigen
omgeving soortgelijke contacten te melden. Het zou handig zijn wanneer daarin wat meer lijn en meer
informatie-uitwisseling te ontdekken waren.
12 GIGA: Garbage In, Garbage Out. Dus, als je rommel in je systeem stopt, of een rommelig systeem hebt,
dan krijg je er ook rommel uit. Daartegenover helpt het even oude OPGAPT (One Person's Garbage is
Another Person's Treasure) niet voldoende. Als dat wel zo was konden we het geheel zonder kwaliteitszorg
af in onze tak van het infowezen.
231
