DE CONTEXT EN DE GEBRUIKER
Looptijden archiefvormer en archief
Oprichtings- of instellingsjaar, begin van feitelijk functioneren, afhankelijk van de
aard van de archiefvormer; te onderscheiden van de looptijd van het archief.
Opheffings-, overlijdensjaar enz. Kan in het Archiefvormersoverzicht bij benadering
worden opgenomen: "circa 1100-1543". Bij de gegevensinvoer moeten de marges dan
worden aangegeven (bijvoorbeeld plus of min 10 jaar). Bij het ingeven van zoektermen
kan niet met 'circa' worden gewerkt. Dit is gedaan om de gebruiker te dwingen zich
zo scherp mogelijk rekenschap te geven van de voor de onderzoeksvraag relevante
periode. Wanneer door de gebruiker ingevoerde jaren binnen de 'circa'-periode van een
begin- of eindjaar van archiefvormer vallen, wordt de desbetreffende archiefvormer
als relevant geselecteerd (mits ook de andere ingevoerde zoekcriteria passen).
Als zoekterm zeer belangrijk: sterker nog dan geografisch, is onderzoek chronologisch
afgebakend.
Uit praktisch oogpunt belangrijker dan de looptijd van de archiefvormer is die van het
archief. Immers, de onderzoeker is gewoonlijk uit op materiaal over een bepaald onder
werp en wat baat het dan een archiefvormer te vinden die in de relevante periode actief
is geweest - maar uit die periode geen archief heeft overgehouden? In het Archiefvor
mersoverzicht is er om deze reden voor gekozen de tijdsbepaling in de zoekvraag te
beantwoorden via de looptijd van het archief.
Korte institutionele geschiedenis
In oorsprong bedoeld als basis voor de toekenning van trefwoorden, periodes, compe
tenties en andere inhoudelijke representatiemiddelen. In de loop van het project meer
en meer gezien als mogelijkheid om full text retrieval toe te passen. Daarmee tot con
current geworden voor de andere strikt inhoudelijke representatie-elementen. Het is bij
gebrek aan experimentele ervaring niet vast te stellen welke middelen beter werken.
Dit vast te stellen is zeer belangrijk voor de definitieve vormgeving van het systeem.
Waarschijnlijk is het van belang een vrij strikt stramien en vocabulaire te gaan gebrui
ken voor het opstellen van deze korte geschiedenissen.
Trefwoorden
Het is mogelijk een willekeurig aantal trefwoorden toe te kennen. De trefwoorden zijn
ontleend aan een (vereenvoudigde) versie van de thesaurus die door het Instituut voor
Nederlandse Geschiedenis (ING) is ontwikkeld voor het ontsluiten van de historische
literatuur. Dank zij de vriendelijke hulp van drs. Th.S.H. Bos werd ons een nog niet vol
ledig uitgewerkte versie ter beschikking gesteld.
Met de keuze van de ING-thesaurus is aangegeven dat oplossingen gezocht moeten
worden die synergetisch effect hebben met aangrenzende vakgebieden bij ontwikkeling
en onderhoud. Ook wordt hiermee benadrukt dat het aan te bevelen is te zoeken naar
oplossingen die vanuit het gezichtspunt van de eindgebruiker van het systeem meer
waarde hebben: met één trefwoordensysteem benadert de onderzoeker archieven en
literatuur: bronnen en onderzoeksresultaten.
Vaststellen of de thesaurus effectief is ingezet was niet mogelijk doordat het project
niet kon worden voortgezet met verdere gegevensverzameling en praktijktests. Dat geldt
ook voor de beantwoording van een andere klemmende vraag: welk inhoudelijk repre
sentatie- en zoekmiddel fungeert voor onze doeleinden beter: het trefwoord, toegekend
vanuit een thesaurus of vanuit een ander min of meer gecontroleerde lijst; of zoeken
via full text, in dit geval dus via de korte institutionele geschiedenis? Of de hierna te
behandelen taken/competenties? Of misschien een combinatie van deze?
Dit zijn geen onbelangrijke vragen. Wanneer we gezamenlijk -afzonderlijk of groepsge
wijs, net wat we voor elkaar kunnen krijgen- een representatie- of zoeksysteem gaan
opzetten moeten we voor een of meer van deze middelen kiezen. Een ongefundeerde
keuze leidt tot een mogelijk slechter resultaat, of tot extra kosten.
226
MAARTEN VAN DRIEL TRADITIE EN DIGITALITEIT
Taken/competenties
In het Archiefvormersoverzicht is gekozen voor een beperkte lijst van geautoriseerde
aanduidingen van bemoeienissen, al doende uit te breiden en te verfijnen. Ook hier is
het project blijven steken in een niet bevredigende ontwikkelingsfase. Het is duidelijk
dat zoiets bedoeld wordt als 'wat een archiefvormer zoal doet' of 'aan taakinhoud
heeft'. Een paar voorbeelden: 'algemeen bestuur', 'domeinbeheer', 'rechtspraak';
'machinebouw'. Het gaat dus (op dit niveau van gegevensaggregatie) om algemene,
tamelijk generaliserende, maar concrete aanduidingen. Het zal belangwekkend zijn te
zien wat het project Handelingenbank van het ministerie van Binnenlandse Zaken
en Koninkrijksrelaties (BZK) in dit opzicht oplevert.
Een vraag die ook openblijft is: wat zal tenslotte de verhouding zijn tussen dit represen
tatie- en zoekmiddel; de korte institutionele geschiedenis (waarin goedbeschouwd de
taakaanduidingen kunnen worden verwerkt) en de trefwoorden? Wat dat laatste
betreft: soms lijkt het erop dat trefwoordenlijst en takenlijst wel eens erg dicht tegen
elkaar aan liggen.
Rubrieken archievenoverzicht
Opgenomen om een grove verdeling in de archieven mogelijk te maken. Ter voor
koming van de bekende indelingsproblemen is het mogelijk meer dan één rubriek toe
te kennen (maximaal drie). Of het in een systeem als dit -anders dan in een papieren
omgeving- een erg zinvol element is, vraag ik me af. Althans niet zolang er maar
weinig en dus heel grote rubrieken zijn. Wanneer daarentegen de rubrieken zeer ver
fijnd worden neemt het aantal indelingsproblemen exponentieel toe - en benaderen
we de omschrijvingen van de taken en competenties...
Onderzoekssoort
Was bedoeld om aan te geven dat een bepaald archief met name van belang is voor
en bepaald soort onderzoek. Dit element is opgegeven, omdat ten eerste de typen
onderzoek slecht te bepalen zijn; en ten tweede het bepalen van welk type onderzoek
dan bij welk archief past, al te lastig bleek.
Rubrieken in inventaris
Niet in het gegevensmodel opgenomen. Tegen het eind van het project bleek echter
dat de gebruikers gewoonlijk behoefte hadden om door te stoten naar het niveau van
de inhoud van de archieven, dus naar de inventaris. Ook leek zich af te tekenen dat het
goed zou kunnen zijn te beschikken over, althans te experimenteren met, een aan de
inventaris ontleende diepere gegevenslaag. Voorzover rubriekstitels inhoudrijk zijn
(dus: 'criminele rechtspraak'; 'watermanagement') kunnen ze inderdaad in combina
tie met andere gegevens (periode, geografie) iets toevoegen. Dat geldt niet of veel
minder voor formele ('algemeen', 'bijzonder'rubrieken of rubrieken van het neutrale,
niet taakinhoudelijke type: 'organisatie', 'ingekomen stukken'. Die kan je immers in
elk archief tegenkomen en geven geen (taak)inhoudelijke informatie.
Niettemin vermeld ik dit type gegeven om duidelijk te maken dat in praktijk de grens
tussen het niveau van de hoofdstructuur ('Tektonik') van onze bestanden en het
niveau van de ontsluiting binnen de afzonderlijke archieven niet gesloten hoeft te zijn.
22 7
