De zaak is helder. We ontsluiten structureel -een betere methode is er voor
archieven niet- maar onze gebruikers vragen pertinent: ze willen iets over iets
(of iemand) weten. Sinds Blok en Muller wringt dat en daarvoor ook al. Gedenk
slechts de minder aangename gevolgen van zulke weidoordacht-pertinente en
met zorg uitgewerkte eerdere experimenten als I.A. Nijhoffs trefwoordenregister
op de oude Gelderse archieven, met bijbehorende herordening (niet dat hem iets
aan te rekenen valt, integendeel: we mogen Isaac Anne lang en steeds dankbaar
blijven en hem eren7) of het chronologische Groningse Register Feith.8
Daarbij zoeken we (daar ligt de oplossing voor deze schijncontroverse, die de
structuralisten gelijk en de pertinentialisten definitief het nakijken geeft) naar
representaties voor de gegevensinhouden van de archivalische eenheden, om die
aan die archivalische eenheden te kunnen koppelen en zo het feitelijk zoekproces
mogelijk te maken. Dat geldt natuurlijk voor eenheden op alle niveaus, zoals die
bijvoorbeeld in de fSAD(G)-aanpak maar ook in traditionele Nederlandse inven
tarissen zo fraai kunnen worden onderscheiden of zelfs aangebracht. Maar om
bij onze klassieke werkwijze te blijven: we willen die inhoudelijke representaties
(in oplopende graad van aggregatie) hechten aan afzonderlijke documenten,
nummers, (sub)rubrieken en archieven. Die representaties kunnen zijn:
regesten, trefwoorden, beschrijvingen, rubriekstitels, archief(vormers)namen
en zo meer.9 Waarbij behalve de eigenlijke beschrijving van een eenheid het juist
de door de structuur van het materiaal geleverde context is die voor de volledige
inhoudelijke kwaliteit zorgt. Zonder structuur en context geen kwaliteit.
De projectgroep ging zoals gezegd uit van de wens eerst het hoogste aggregatie
niveau van adequate representatie te voorzien, omdat dat strategisch het belang
rijkste niveau is in het representatie- en zoekproces. Daartoe werd tijdens enkele
regenachtige namiddagen iets in elkaar geknutseld dat we trots het gegevensmo-
del noemden. Fundament waren drie eenvoudige archivistische vergelijkingen, of
liever axioma's:
Ten eerste: 1 archiefvormer geeft 1 archief (een definitoire een-op-een-relatie,
prettig voor wie wat te automatiseren heeft.
Ten tweede: 1 archief beslaat een archiefblok of een deel daarvan of (delen van)
meer dan één archiefblok. Er is geen betrouwbaar verband tussen beheereen-
heden en inhoud. Voor een in conceptueel denken getrainde archivaris is dit
geen probleem. Integendeel: de combinatie van 1 en 2 levert een heel aardig
fenomeen op: de mogelijkheid om archieven virtueel te reconstrueren, althans
uit elkaar geraakte archiefbestanddelen samen te brengen.10
Ten derde: aan een archiefvormer zijn heel goed inhoudelijke kenmerken te
verbinden, wat -zoals betoogd- nodig is om het zoekproces mogelijk te maken.
Daarmee is de cirkel rond en het probleem opgelost: vind de archiefvormer en
je vindt de archiefbestanden. Vind de bestanden en je bent nabij de stukken.
Vind de stukken en de onderzoeker kan daadwerkelijk aan de slag.
Ffet enige lastige was nu nog de representatie van de archiefvormers zo vorm te
geven dat er met bevredigend resultaat in gezocht zou kunnen worden. Hier
begon het eigenlijke ontwerpen van het Archiefvormersoverzicht: het ontwerpen
van een digitaal representatie- en zoeksysteem voor het identificeren van bij een
bepaalde, willekeurige en tevoren onbekende en per definitie niet kenbare zoekvraag
passende archiefvormers.
Het Archiefvormersoverzicht als representatiesysteem
Tamelijk uit de losse pols bedachten we welke gegevens over de archiefvormers
in het systeem zouden moeten worden opgenomen. Veel intellectuele inspanning
was niet vereist - ons vak is maar een eenvoudig handwerk en met een beetje
conceptueel denken kom je er wel. Iets dat werkelijk de naam van theorie ver
dient komt er niet aan te pas; althans, we hebben bij het formuleren van de
representatiemiddelen voor het Archiefvormersoverzicht maar weinig theoreti
sche overwegingen gebruikt.
We kwamen uit op een rijtje gegevens, dat ons samen voldoende leek om de
gegevensinhoud van een archief als resultante van de taken en activiteiten van
een archiefvormer globaal weer te geven. Ze zijn in kader 2 opgesomd. Hun
betekenis, ook in het zoekproces, is daar kort samengevat.
De traditionele archivarissen-aanpak voor de analyse en geleiding van onder
zoeksvragen naar archieven is het uitgangspunt geweest bij de bepaling van de
representatie-elementen. Kort samengevat: een onderzoeksvraag is uiteen te
halen tot de vragenreeks
voor wie (voor welke archiefvormer) was (wie);
op het desbetreffende moment (wanneer; chronologie);
en de gegeven plaats (waar; geografie);
het object van onderzoek (wat; inhoud);
onderwerp van bemoeienis (wat; inhoud)?
DE CONTEXT EN DE GEBRUIKER
7 Immers: pas jhr. Th.H.F. van Riemsdijk (Gelders rijksarchivaris 1877-1884) kwam op het idee die archieven
naar structuur te ordenen; en pas jhr. A.H. Martens van Sevenhoven (in Gelderland werkzaam vanaf 1915)
begon dat idee uit te voeren, zoals hij het in de Fruinse school geleerd had.
8 Zie voor een korte samenvatting van de controverse pertinent versus structureel ontsluiten: H.B.N.B.
Adam en M. van Driel, 'Benutzerorientierte Erschliessung in den Niederlanden', Archivpflege in Westfalen
und Lippe, Nr. 21 (januari 1984) 3-5. De discussie, die wel eens lijkt op een gesprek tussen Oost-Indisch
doven (waren zij ook maar stom! denkt de bijstaander wel eens) kan geacht worden publiekelijk te zijn
begonnen met de gedachtewisseling tussen Muller en Blok in Nederlandsch Archievenblad 5, (1896/97),
46-51 en 81-84; vgl. F.C.J. Ketelaar, 'S. Muller Fz. en het Nederlandse archiefwezen', Nederlands Archieven
blad 78 (1974 204 en Archivum 43 (1997) 270-271. Ze smeult nog in dit digitaliserend tijdsgewricht: zie de
polemiek van Max Beekhuis en schrijver dezes in Archievenblad 103 (1999) maart 10-13, november
20-22, december, 15.
220
MAARTEN VAN DRIEL TRADITIE EN DIGITALITEIT
9 Ik ga even voorbij aan de mogelijkheid een gedigitaliseerde versie van een archiefstuk als representatie van
het origineel te gebruiken. Behalve voor als digitaal stuk ontstane stukken is dat nog niet zinvol -dat is
hier: systematisch, massaal en als zodanig doorzoekbaar- mogelijk. Plaatjes van archiefstukken, dat gaat,
maar die zijn niet doorzoekbaar en nog steeds irreëel duur, behalve voor topstukken, exempla (bijvoorbeeld
voor educatieve of gidsachtige toepassingen) of bronnenuitgaven.
Ten overvloede: plaatjes van archiefstukken zijn niet doorzoekbaar; ze zijn netzo lastig te vinden als de ori
ginelen (of erger, want niet in natura waarneembaar). En ze vergen precies dezelfde ontsluiting als de origi
nelen, al kan het representatieproces, en zeker het retrievalproces, vlotter verlopen.
10 Zoals ook wel eens op papier vertoond, met voor de gebruiker in beginsel prettig resultaat;
zie A.P. van Schilfgaarde, De graven Van Limburg Stirum in Gelderland en de geschiedenis hunner bezittingen
(Geschiedenis der graven Van Limburg-Stirum, III.1-3) Assen 1961.
221
