lijk met archivistische rimram lastig gevallen worden; wel moet steeds duidelijk
zijn "waar men eigenlijk gebleven is": context.
Om deze procesgang mogelijk te maken is onderscheidend begrip van een paar
fundamentele begrippen uit het archiefbeheer onmisbaar. De eerste grondwet
van digitalisering van toegankelijkheid is immers de gemeenplaats: als je de voor
naamste entiteiten in je gegevensmodel niet goed omschreven hebt; dan wordt
het vroeg of laat lastig. In het Archiefvormersoverzicht zijn die centrale groot
heden: archief; archiefvormer; en archiefblok.
Kader 1
De drie kernbegrippen: archiefvormer; archief; archiefblok.
DE CONTEXT EN DE GEBRUIKER
Archiefvormer
Een instelling, organisatie, persoon of groep personen die in het kader van de uitvoering van
haar/zijn/hun functies, taken of activiteiten bescheiden opmaakt of ontvangt.
De archiefvormer is de centrale entiteit in het representatie- en zoekproces. De archief
vormer is drager van de inhoud van het per definitie bijbehorend archief: die wordt
immers bepaald door de taken, functies, activiteiten, of handelingen, die uit de compe
tentie (of daadwerkelijke activiteit) van de archiefvormer voortvloeiden.
Enigszins problematisch bleek in het praktisch verband van het Archiefvormersover
zicht de vraag te zijn wanneer een archiefvormer wordt geacht te zijn opgetreden of het
bestaan te hebben beëindigd. Daar we hier met een systeem te maken hebben dat
bedoeld is om de brug te slaan tussen archivalische structuraliteit en inhoudsgerichte
vraagstelling, is het logisch dat niet kleine formele veranderingen (naamswijziging),
maar wezenlijke inhoudelijke veranderingen (aanzienlijke wijzigingen in het takenpak
ket en/of het ressort) moeten doen besluiten een nieuwe archiefvormer
te onderscheiden. Een zeker mate van benadering en subjectiviteit blijft daarbij onver
mijdbaar.
Men kan zelfs zeggen dat uiteindelijk niet de archiefvormer, maar de taken (of hoe
men dat inhoudsbepalend element noemen wil) de dragers of voortbrengers van de
gegevensinhouden zijn. Echter; voorlopig lijkt het beter en hanteerbaarder de organi
satie als aangrijpingspunt te nemen en geen abstracta.
Die archiefvormer heeft immers het fysieke archief voortgebracht, waarin de gebruiker
geïnteresseerd is. De taken hebben dat niet gedaan: die hebben "slechts" de inhoud
bepaald. Wanneer het archief geheel conform de bemoeienissen van de archiefvormer
is gevormd en niet is uiteengevallen of vermengd geraakt met andere archieven, kan
deze tussenstap vervallen en kan men direct van vraaginhoud naar archiefinhoud, lees:
archiefstuk, gaan. Dat is een toestand die in archievenland niet altijd bestaat.
In het rapport van de projectgroep is dit als volgt verwoord: "De archiefvormers zijn
slechts een manier om de bijbehorende archieven te benaderen en te organiseren en
om relaties tussen bestanden zichtbaar en beschikbaar te maken. Gewoonlijk is de
onderzoeker niet (of alleen secundair uit oogpunt van bronnenkritiek) geïnteresseerd
in de archiefvormer, maar alleen in de inhoud van de achterliggende bestanden."4
218
MAARTEN VAN DRIEL TRADITIE EN DIGITALITEIT
Archief
Het geheel der bescheiden, die opgemaakt zijn door of ontvangen bij een archiefvormer, in
het kader van de uitoefening van zijn/haar functies, taken of activiteiten.
De archivalische 'materialisering' van de bemoeienissen en activiteiten van de archief
vormer. De beschrijvings- of representatie-elementen van de eenheden waaruit een
archief is opgebouwd (desgewenst te onderscheiden en beschrijven op verschillende
hiërarchische niveaus) geven zoekmogelijkheden bij voortgezet zoeken binnen een als
relevant aangemerkt archief.
De uitkomsten van het project hebben de opvatting versterkt dat in een representatie-
en zoeksysteem het archiefvormersniveau (bestandsniveau) en de lagere niveaus elkaar
op een subtiele, in de praktijk nader te bepalen manier moeten aanvullen. Het was
helaas niet mogelijk dit door koppeling van het Archiefvormersoverzicht aan een data
base van archiefbeschrijvingen en/of andere representatie-elementen op een of meer
van de lagere niveaus verder uit te werken. Een van de voornaamste aanbevelingen in
het rapport was een dergelijke koppeling ten behoeve van verder onderzoek tot stand te
brengen. Samen met de CAS is hiervoor in de voorzomer van 1998 het nodige vooron
derzoek gedaan.5
Archiefblok
Een groep archiefbescheiden, door een archiefbeheerder om redenen van beheertechnische
aard bijeengehouden of bijeengevoegd en als eenheid beheerd.
De term is ontleend aan de beheerpraktijk zoals die door het beheersysteem Archeion
(tegenwoordig: ABS-Archeion) is vormgegeven.
Iedere archiefbeheerder weet dat in de meeste aggregaten die we in het dagelijkse
taalgebruik als 'archief benoemen, maar al te vaak (onderdelen van) archieven van
verschillende archiefvormers verscholen gaan. En dat omgekeerd het archief van een
en dezelfde archiefvormer vaak over diverse blokken verspreid is - soms in verschillen
de bewaarplaatsen en zelfs landen. Dit vindt men terug in de desbetreffende onder
delen van het datamodel van ABS-Archeion: dat systeem onderkent immers de
mogelijkheid aan 1 blok meer dan 1 archiefvormer toe te kennen.
Dit is ook de basis voor de praktijk van het Archiefvormersoverzicht en een van de
plekken waar beide systemen koppelbaar zijn.6
4 Rapport project proeftuin Archiefvormersoverzicht, bijlage 4, Beschrijving en evaluatie zoekproces en
zoekmogelijkheden, 1.
5 Ik heb de beste herinneringen aan de intensieve en vruchtbare gesprekken die het projectteam met
B. Schakelaar (RAFlevoland), J. Begeman, F. Wijbenga (CAS) en L. Schilperoord (De Ree Intermediairs) op
16 en 17 juni 1998 in Winschoten had: nuchter, open, enthousiast, zaak- en oplossingsgericht. Ik denk nog
steeds dat het Nederlandse archiefwezen in 1998 een goede kans heeft laten liggen op beter inzicht in de
aan systematische gedigitaliseerde onderzoekshulpmiddelen te stellen eisen en op snelle ontwikkeling van
een algemeen bruikbaar hulpmiddel zowel voor het maken van digitale toegangen als voor de optimale
benadering van die toegangen.
6 Al ontbreekt in ABS-Archeion, inconsequent genoeg, een essentiële mogelijkheid: de directe koppelbaarheid
van archiefvormers aan inventarisnummers. Daarmee gaat voor een prettig werkend archivalisch zoeksys
teem veel verloren. Het is alsof een bibliotheekcatalogussysteem niet verder gaat dan aangeven dat boeken
van één auteur, of betreffende één bepaald onderwerp, in diverse, opgesomde, rubrieken van de systemati
sche catalogus aanwezig zijn; en het daar dan verder bij laat met de aansporing: neemt u al die rubrieken
maar helemaal door.
219
