Traditie en digitaliteit:
toegankelijkheid volgens
het Proeftuinproject Archiefvormersoverzicht1
rapporten institutioneel onderzoek geven noodzakelijke informatie over de actor.
Waar zij zich echter baseren op de PIVOT praktijk van uitvoerig institutioneel
onderzoek naar de vorming van overheidsarchieven van na de Tweede Wereld
oorlog, kijkt Van Driel naar de beschikbare kennis over archieven die reeds in de
depots van archiefdiensten berusten; hij gaat er terecht van uit dat de tijd en
bronnen voor een nauwkeurige analyse van handelingen of taken van archiefvor
mers in de regel zullen ontbreken. Horsmans model (in hoofdstuk 1) laat echter
zien dat beide startpunten, handeling en actor, naar dezelfde archiefbestanden
zouden moeten leiden. Het ontwerp en de realisatie van een geautomatiseerd
systeem zoals dat Van Driel voor ogen staat en waarvoor Looper en De Vries de
noodzaak aantonen, vergen een multidisciplinaire aanpak waarin informatie
technologie, archiefwetenschap en communicatiewetenschap bijdragen moeten
leveren. Binnen de archiefwetenschap is van groot belang de theorie over meta
data en metadatasystemen, waarvan in feite beschrijvingsstandaards als
ISAD(G) en ISAAR(CPF) een onderdeel zijn. Informatietechnologie en com
municatiewetenschap moeten niet alleen helpen ideeën te realiseren, maar
ook inzicht bieden in de beste interactie tussen steeds onpersoonlijker wordende
systemen die toegang geven tot archieven en de steeds anoniemer wordende
menselijke gebruiker.
Dat een institutionele benadering in ruime zin -dus als combinatie van kennis
over actor en handeling- zowel effectief als efficiënt is, toont de casus van de
Joodse tegoeden, levendig en realistisch door Van Schie beschreven, aan. Alleen
door de verwerving van kennis van de actoren in het veld en hun functies
konden de relevante bestanden binnen een redelijke termijn opgespoord worden.
Zeker zo belangrijk is wat Van Schie laat zien, dat institutionele kennis onmis
baar is voor een juiste interpretatie van de bronnen. Geen schokkende conclusie
voor vakbekwame archivarissen en historici, maar belangrijk genoeg om boven
aan het lijstje van functionele eisen voor geautomatiseerde systemen te zetten,
niet zozeer als een dogmatisch wapen tegen de valse profeten van de informatie
technologie die met browsers en data warehouses gouden bergen beloven, maar als
een kwalitatieve en 'eigen-aardige' bijdrage van de archivistiek tot de verwezen
lijking van betere toegang tot hoogwaardige informatie en wellicht ook tot het
inzicht dat het ideaal van panoptische toegankelijkheid een illusie blijft.
Het in deze bijdrage gepresenteerde Archiefvormersoverzicht is een eenvoudige
proefneming in digitale toegankelijkheid. Het behelst de combinatie van
een paar stukken archivistische oude koek; een enkel modern beheerinzicht (uit
dezelfde grondstof gebakken); en een schep handig toegepaste standaardpro
grammatuur.
Functioneel regelt het Archiefvormersoverzicht het zoekproces van onderzoekers
vanaf het proces van formulering van de vraag tot aan het raadplegen van de
primaire en nadere toegangen op de afzonderlijke archieven. Het roert het vraag
stuk aan van de representatie van de inhoud van archieven en dat van de begelei
ding van de vraagformulering. Twee kernstukken in de gedigitaliseerde
onderzoeksbegeleiding en centrale vragen voor de modernisering van het vak.
Het Archiefvormersoverzicht is, behalve als een werkend systeem, vooral een
bijdrage aan verdere ontwikkeling van op archieven toegesneden zoeksystemen
en een bijdrage aan de discussie over het hoe en wat van digitale toegankelijkheid
(alias: toegankelijkheid op afstand) voor archiefdiensten. Die bijdrage geeft meer
vragen dan antwoorden, meer losse einden dan nette randen.
Het project Proeftuin Archiefvormersoverzicht
De oorsprong van het door de algemene rijksarchivaris in september 1997 geau
toriseerde project Proeftuin Archiefvormersoverzicht gaat terug op ervaringen
met het eerdere digitaliseringsproject DiLIAS van de RAD. Dit had als uitkomst
een database die gevuld kan worden met beschrijvingen van archivalische eenhe
den, naar archief gestructureerd, maar die slecht benaderbaar en doorzoekbaar is.
DE CONTEXT EN DE GEBRUIKER
214
1 Het Archiefvormersoverzicht is het resultaat van de gezamenlijke inspanningen van de leden van de
projectgroep: Albert Meijer, Inge de Jong, Paul van Dun en schrijver dezes; en van onze oud-collega en
Access-tovenaar Jan Andrik. Zonder verder iemand te kort te willen doen -zeker niet mijn Arnhemse
collega's, die mijn enthousiasme en chagrijn moesten verdragen en het hunne aan het project bijdroegen-
maak ik van de gelegenheid gebruik Hans Hofman te bedanken, die mij de beginselen van het vak
bijgebracht heeft en later zelfs mij duidelijk heeft weten te maken dat je archieven en archiefblokken hebt
en dat je die niet moet verwarren. Daarmee is hij in zekere zin mede geestelijke vader van het Archief
vormersoverzicht. Ook dank aan Gerrit Mentink, die me ooit duidelijk heeft gemaakt hoe de vragen die de
onderzoeker ons stelt eigenlijk in elkaar zitten. Een korte aankondiging van het systeem in Archievenblad
101 (1997) oktober, 25-26.
De inhoud van deze bijdrage en de geventileerde opinies komen geheel voor mijn rekening en zijn geen
resultaat van overleg met andere leden van de voormalige projectgroep.
215
