MKG (nu directie VVM)16
Uit het Virtueel Archief bleek dat er een veelvoud aan archiefvormers was en
een veelvoud aan archiefbescheiden, die deel uitmaakten van een veelvoud aan
archiefbestanden. Vrijwel alle archiefvormers en archiefbescheiden waren te
relateren aan de handelingen beschreven in het RIO. Zo is neerslag van andere
archiefvormers dan de MKG, zoals het kabinet van de minister, de Directie
Landbouw, de Rijksdienst voor de keuring van Vee en Vlees te relateren aan
bepaalde handelingen, bijvoorbeeld de nummers 5 en 75.
Zouden de archieven per archiefvormer worden bewerkt dan zou de context
waarbinnen die archiefvormers opereren moeilijker te reconstrueren zijn.
De Methode Institutioneel Onderzoek sluit ook deels aan bij de inzichten van
Helen Samuels uit de Verenigde Staten. Zij bepleit een functionele analyse van de
instituties op een bepaald terrein (zoals bijvoorbeeld de instellingen van hoger
onderwijs) als instrument voor selectie: "Modern institutions require an altera
tion in appraisal practice that focuses the analysis on what organizations do
rather than who does it."17 Zij betrekt bij die analyse en bij het selectieproces
ook particuliere instellingen, organisaties en groepen, die een rol spelen op een
terrein, zoals bijvoorbeeld studentenorganisaties.
De door haar en anderen ontwikkelde documentation strategy omvat naast de
functionele analyse ook een analyse van archieven en ander materiaal, die als
het ware een bewijs vormen van het functioneren van de actoren op een terrein.
Men moet dan denken aan bijvoorbeeld publicaties, audiovisueel materiaal,
interviews, etc. In dit systeem vervult de archivaris dus niet alleen de rol van
beheerder van de archieven, maar stuurt ook de archiefvorming, omdat hij
materiaal verzekert en verwerft dat de rol, functie en taken van actoren en hun
onderlinge relaties documenteert.18
Samuels beschouwt de documentatiestrategie als een instrument om in de
eerste plaats te voorzien in de behoefte aan een goede documentatie van een
actor met betrekking tot zijn rol, functies en taken.19 Daartoe voorziet ze in het
maken van een functionele analyse in samenwerking tussen de instelling,
archiefbeheerder, historici en andere gebruikers. Het gaat in deze strategie niet
uitsluitend om het verzamelen van documentatie op één plaats, maar om het
identificeren van de documentatie die essentieel is voor een reconstructie van de
rol van een actor. Het doel daarvan is het selecteren en het verwerven van die
documentatie en archieven mogelijk te maken.
Er is zeker wat voor te zeggen om het selecteren en verwerven van de archie
ven van de rijksoverheid in een breder kader te plaatsen. Overheidsarchieven zijn
voor historisch onderzoek tenslotte niet de enige bron. De documentatiestrategie
lijkt een goed instrument bij het samenstellen van bijvoorbeeld onderzoeks
gidsen op bepaalde beleidsterreinen waarbij ook ander materiaal, als persoonlijke
archieven, audiovisueel materiaal, bibliotheekcollecties e.d., wordt samen
gebracht en met hun vindplaatsen gepresenteerd. In ieder geval sluit de functio
nele analyse en het gebruik van veelsoortige documentatie om inzicht te krijgen
in het functioneren van een organisatie nauw aan bij de in dit artikel beschreven
institutionele onderzoeken. Aan de andere kant is het institutioneel onderzoek
van een geheel andere aard dan de documentation strategy. Anders dan bij
Samuels worden de functies en taken van de overheidsactoren op het niveau van
de handelingen beschreven. Samuels beschrijft de functies juist in grote lijnen.
Bovendien wordt in het systeem van Samuels het stuksniveau van het archief
niet losgelaten: de archivaris dient de archiefbescheiden nog te waarderen. In de
MIO zijn het echter de handelingen die worden gewaardeerd en niet de fysieke
neerslag.20
De Methode Institutioneel Onderzoek past binnen het pleidooi van Terry Cook
uit Canada voor een vernieuwing van de archivistische grondslagen om de
huidige en toekomstige archieven op een goede en effectieve wijze te kunnen
beheren, selecteren, bewerken en ter beschikking te stellen.21 Door het begrip
CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: PRAKTIJK
archief-item
Archiefbelang
aard
ok locatie
functie
handeling
bijdragen beantwoording
kamervragen:
- tekstvoorstellen
- bedrijfsvoering
papier
k.7319
MKG
DI V-medewerker
nr. 5
beleidsvoorbereiding
dierziektenbestrijding en
dierlijke productie:
- beleidsnotities
- bedrijfsvoering
- verantwoording
- historisch
onderzoek
papier
k.7319
DIV-med.MKG
nr. 75
Informatieverzameling
t.b.v. het Infoteam
(aansturing vanuit SAL)
- dagelijkse cijfermatige
overzichten
- werkarchief
- in- en
voorlichting
papier
k.4306
Beleidsmedewerker
MKG
nr. 10
Bijdragen inz.welzijn dieren
- beantw. vragen burgers/
dierenbeschermings
organisaties
- verantwoording
- in- en
voorlichting
papier
k.7319
DIV-med. MKG
nr. 9
Bijdragen uit Fonds
Politionele Dierziekten
bestrijding
- declaraties aan het Fonds
- bedrijfsvoering
- verantwoording
papier
k.7310
Bel.med. MKG
nr. 298
en 300
16 De directie MKG, opgevolgd door de directie VVM, is een van de archiefvormers binnen het ministerie
van LNV.
17 H.W. Samuels, 'Improving our disposition: Documentation Strategy', Archivaria 33 (winter 1991-92) 131.
18 Samuels, 'Documentation strategy', 132-138.
19 Samuels, 'Documentation strategy', 126.
208
NOOR SCHREUDER DE METHODE INSTITUTIONEEL ONDERZOEK IN DE PRAKTIJK
20 J.K. Haas, H.W. Samuels en B. Trippel Simmons, Appraising the records of modern science and technology:
a guide (s.l. 1985).
21 T. Cook, 'What is past is prologue: a history of archival ideas since 1898, and the future paradigma shift'
in: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar. T.H.P.M. Thomassen (red.) Naar een nieuw paradigma in de archivistiek.
Jaarboek 1999 van de Stichting Archiefpublicaties ('s-Gravenhage 1999) 29-67.
209
