De begrippen beleidsterrein en actor en de archivistiek Als het gaat om de archivistische vernieuwing die de Methode Institutioneel Onderzoek heeft opgeleverd wordt door de medewerkers van de Rijksarchief dienst meestal gewezen op het begrip handeling.12 En dat is niet helemaal terecht. Hoewel, zoals eerder in dit artikel vermeld werd, een goede definitie van het begrip beleidsterrein ontbreekt, is het juist het begrip beleidsterrein dat een ingrijpende vernieuwing van de archivistische methodiek met zich meebrengt. Beleidsterrein is een 'contextueel begrip': het is een begrip waarmee alle actoren en handelingen in een logische samenhang verbonden worden.13 In de brochure Handelend optreden wordt een beleidsterrein omschreven als: "een cluster van beleidsprocessen, ten aanzien waarvan organen een in de wet geformuleerde ver antwoordelijkheid dragen. Een beleidsterrein wordt afgebakend door de verant woordelijkheid die een aantal overheidsorganen tezamen hebben ten aanzien van een gebied van de samenleving". En als "Het geheel van relaties tussen actoren die handelingen of activiteiten verrichten in het kader van een bepaald over heidsbeleid, dat voortvloeit uit een overheidstaak". Deze definities starten vanuit beleidsprocessen, taken en verantwoordelijkheden: de overheid is actief, dus is er een beleidsterrein. In deze definitie ontbreekt het doel: een overheid neemt ver antwoordelijkheid omdat zij zich een of meer doelen stelt ten aanzien van een gebied van de samenleving. Ook het begrip actor is te beschouwen als een contextueel begrip. Door de han delingen te relateren aan het begrip actor en niet aan de archiefvormer, kunnen zij worden geordend binnen de context van het beleidsterrein. Het is niet meer de archiefvormer (meestal een organisatorisch onderdeel binnen de administratie van de actor), die bepalend is voor de vorming van het archief, maar de actor. De actor is het orgaan dat is bevoegd tot het verrichten van handelingen. Het begrip actor maakt dan een logische reconstructie mogelijk van de neerslag van de handelingen van een bepaald beleidsterrein. Met behulp van deze begrippen maakt de Methode Institutioneel Onderzoek een contextuele bewerking van de moderne overheidsarchieven mogelijk. De ontwik keling van de MIO past dan binnen de ontwikkeling van archivistische theorie en methoden zoals die ondermeer plaatsvindt in Australië, de VS en Canada. In de jaren zestig publiceerde de Australiër Peter Scott zijn inzichten rond het begrip provenance. Hij constateerde dat het structuurbeginsel14 vooral betrek king had op de directe relatie tussen de archiefvormer en het fysieke archief. Tevens constateerde hij dat dit beginsel voor moderne archieven nauwelijks bruikbaar was. Archieven in de moderne overheidsadministratie zijn vaak niet herkenbaar als afgesloten archieven, maar vormen een onderdeel van een door lopende archiefvorming. Archieven zwerven als het ware rond binnen de over heid rond al naar gelang de organisatie van een of meer departementen wordt gewijzigd. Veel fysieke overheidsarchieven zijn bovendien de neerslag van meerdere archiefvormers, opeenvolgend in tijd of gelijktijdig bestaand. Digitale archiefbe standen kunnen zich fysiek ergens anders bevinden dan de archiefvormer. Dit geldt ook voor de Nederlandse situatie, waarin de rijksoverheid sinds 1945 talloze organisatorische veranderingen heeft ondergaan, talrijker en sneller dan voorheen. Er zijn departementen opgeheven en gesticht, taken zijn van het ene naar het andere departement overgegaan en binnen de departementen hebben de voortdurende reorganisaties een veelvoud aan directies, directoraten-generaal, diensten en ZBO's opgeleverd. En dan heb ik nog niet eens de commissies en raden genoemd en de internationale fora die een rol spelen op een beleidsterrein. Het begrip archief als "een geheel van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt door een instelling, persoon of groep personen" en het daaraan gekoppelde structuurbeginsel zijn niet toereikend als er binnen een departement nauwelijks nog een geheel archief te onderscheiden valt. Dit verschijnsel benoemde Peter Scott als multiple provenance: de meervoudige archiefvormer. Scott ontwikkelde vervolgens een methode om in een logische structuur de archiefbescheiden te relateren aan de actoren en organen, welke de basis vormt voor een instrument voor archiefbeheer, selectie en verwerving.15 De Methode Institutioneel Onderzoek doet iets dergelijks. Een beleidsterrein is de logische structuur die niet rechtstreeks is gerelateerd aan de fysieke archief bestanddelen, maar de contextuele basis vormt om handelingen en actoren te relateren aan archiefbestanden, in welke hoedanigheid deze ook voorkomen en waar deze zich ook bevinden. Een RIO maakt het niet alleen mogelijk de aan wezige en geïdentificeerde neerslag te beschrijven, zoals tot nu toe gebruikelijk is bij het inventariseren van afgesloten fysieke archiefbestanden, maar kan ook gebruikt worden om nog te vormen neerslag in een logische structuur onder te brengen. Dit kan worden geïllustreerd aan de hand van het Virtueel Archief Klassieke Varkenspest. Dit virtuele archief werd door het ministerie van LNV in 1997 opge steld om een goed overzicht te krijgen van de organisatieonderdelen en de archie ven, die zij vormden in het kader van de bestrijding van de klassieke varkenspest, ten behoeve van het gebruik van de archiefbescheiden bij de politieke en finan ciële verantwoordingsplicht van de minister. Aan de hand van dit Virtueel Archief is het RIO Gezondheid en welzijn van dieren getoetst op de mogelijkheid om handelingen te kunnen relateren aan de archiefbescheiden zoals die in het Virtueel Archief stonden beschreven. Dat dit gedaan kon worden blijkt uit het onderstaande voorbeeld. In de laatste kolom zijn de nummers toegevoegd van de handelingen die in het RIO staan beschreven. CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: PRAKTIJK 12 Zie bijvoorbeeld A.G. de Vries, 'Aangenaam: de (dynamische) toegang op gegevensbestanden' in: Rijksarchiefdienst/ministerie van Financiën, De toegang ontsloten.Voordrachten gehouden op de themabijeen komst over bewerking en toegankelijkheid van het archiefblok over de Rijksbegroting van het ministerie van Financiën over de periode 1940-1981 ('s-Gravenhage 1994). 13 Van Dale Groot woordenboek der Nederlandse taal, prof. dr. G. Geerts en dr. H. Heestermans (red.). Twaalfde uitgave 1992. (Utrecht-Antwerpen 1995) geeft als een van de omschrijvingen van de term context: "het verband waarin zich iets voordoet." Deze omschrijving lijkt mij in de context van dit artikel zeer bruikbaar. 14 Het beginsel dat een archief een geheel is waarvan de historisch bepaalde eigen structuur niet mag worden verstoort maar zo nodig moet worden hersteld. (Lexicon van Nederlandse Archieftermen ('s-Gravenhage 1983) nr. 9). 206 NOOR SCHREUDER DE METHODE INSTITUTIONEEL ONDERZOEK IN DE PRAKTIJK 15 S. McKemmish, 'Are records ever actual?' in: S. MacKemmish, M. Piggott (eds.), The records continuum. Ian Maclean and Australian Archives first fifty years (s.l. 1994). 207

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2000 | | pagina 104