De vorm van archiefdocumenten in relatie tot hun functies
De interne structuur van het afzonderlijke archiefdocument kunnen we om
schrijven als de relaties tussen de elementen waaruit het bestaat. Deze interne
structuur wordt vorm genoemd. Hoe beter de vorm van het archiefdocument in
overeenstemming is gebracht met zijn functies, des te beter en sneller zal de
gevraagde informatie erin kunnen worden gevonden en des te beter en sneller
kan worden bewezen dat de handeling die door het archiefdocument wordt ge
documenteerd inderdaad heeft plaatsgevonden en op de juiste manier is verricht.
We onderscheiden de uiterlijke vorm (de fysieke eigenaardigheden) van de
inwendige vorm of inkleding (de logische relaties tussen de vastgelegde gege
vens). De uiterlijke vorm van het archiefdocument is het geheel aan fysieke
eigenaardigheden, zoals het formaat, het aantal pagina's, de kwaliteit van de
informatiedrager, het schrift en dergelijke. Functie en uiterlijke vorm hebben met
elkaar te maken: op papier wordt niet hetzelfde vastgelegd als op perkament en
wat met potlood is geschreven heeft een andere status dan wat gedrukt staat.
De inwendige vorm van het archiefdocument is de manier waarop de vastge
legde informatie is gestructureerd. We maken onderscheid tussen onder meer de
redactionele vorm en de ontwikkelingsstadia. De redactionele vorm van het
archiefdocument is de wijze waarop het is opgesteld en die is weer afhankelijk
van de functie. Archiefdocumenten met dezelfde functie krijgen al gauw een
soortgelijke redactionele vorm, zijn in veel gevallen zelfs invullingen van hetzelf
de formulier. Wie een informele schriftelijke boodschap wil overbrengen schrijft
een brief of een memo, wie een schriftelijke mededeling bewijskracht wil geven
maakt een akte, wie ambtshalve verslag wil doen schrijft een rapport of een
proces-verbaal, wie zich wil aanmelden als lid vult een aanmeldingsformulier in.
De ontwikkelingsstadia van een archiefdocument zijn de fasen van bewerking die
het ondergaat in zijn eigen ontwikkelingsproces, dus tussen de opstelling en de
verzending. We onderscheiden klad, concept, minuut, netexemplaar en expedi
tie, die alle in hetzelfde proces verschillende functies hebben. Van al deze ontwik
kelingsstadia zijn alleen de expedities of uitvaardigingen bedoeld om de deur uit
te gaan. Om hun authenticiteit te bewijzen zijn ze veelal voorzien van bekrachti
gingsmiddelen, zoals zegels of handtekeningen.
De logische relaties tussen de vastgelegde gegevens bepaalt dikwijls hun plaats
op de informatiedrager: een brief bestaat uit achtereenvolgens een briefhoofd,
een datum, een aanhef, een of meer inhoudelijke mededelingen en een handteke
ning en dat is zowel de fysieke als de logische orde. Fysieke en logische orde
kunnen ook verschillen. Bij digitale documenten is dit zelfs altijd het geval: de
computer schrijft gegevens weg naar sectoren op de schijf die nog vrij zijn, zonder
daarbij de functionele relaties tussen de gegevens in aanmerking te nemen. Als
het desbetreffende document wordt ingelezen is het het programma dat ervoor
zorgt, dat de gegevens in hun logische verband op het beeldscherm verschijnen.
De structuur van archieven in relatie tot hun functies
De relaties tussen de documenten waaruit een archief bestaat noemen we de
(externe) structuur van het archief. Het archief heeft de functie om werkproces
sen te documenteren; die functie wordt optimaal gerealiseerd als de logische,
functionele structuur van het archief een afspiegeling is van de structuur van die
werkprocessen.
Wie een taak uitvoert, wil de informatie die voor een goede uitvoering van die
taak nodig is, graag snel bij de hand hebben. De medewerker die het product of
de dienst moet leveren wil productinformatie over een specifiek product, wie een
controlerende taak heeft wil procesinformatie over een specifiek productiepro
ces, wie geld, personeel en rechten beheert wil het bewijsstuk van een concrete
overeenkomst en wie de eindverantwoordelijkheid heeft wil informatie over de
uitvoering van de taken van de organisatie als geheel. Hoe meer de structuur van
het archief en het samengestelde archiefbestanddeel een representatie is van hun
functies, des te beter en sneller zal de gevraagde informatie erin kunnen worden
gevonden.
We onderscheiden de fysieke structuur van het archief van de logische, func
tionele structuur. De fysieke structuur van het archief is de fysieke orde van zijn
bestanddelen. Die orde kan een afspiegeling zijn van hun functies.
Verzekeringspapieren en hypotheekakten liggen in de bovenste la van het bureau,
loonstrookjes bevinden zich in chronologische volgorde in een ordner en het rij
bewijs zit in de portefeuille. De fysieke structuur kan ook worden bepaald door
de logistieke eisen die aan het beheer en de beschikbaarheid van de informatie
worden gesteld. Waardepapieren liggen in de kluis, oude schoolrapporten liggen
op zolder, gegevensbestanden staan op de harde schijf.
De logische structuur van het archief of het samengestelde archiefbestand
deel is een afbeelding, een representatie van de logische, functionele relaties
tussen de archiefdocumenten waaruit het bestaat. De logische structuur kan
gelijk zijn aan de fysieke structuur: alle documenten die hetzelfde werkproces
documenteren kunnen in een logische volgorde op dezelfde plank in dezelfde
kast staan. Maar dikwijls is dit ook niet het geval: wat fysiek is gescheiden, kan
logisch heel goed bij elkaar horen en omgekeerd. Bij digitale gegevensbestanden
is de logische structuur (bijvoorbeeld de directory-structuur) meestal niet gelijk
aan de fysieke structuur (de plaats van de gegevens op de drager).
Op zich hoeft het niet bezwaarlijk te zijn dat de fysieke structuur afwijkt of
gaat afwijken van de logische structuur. Men kan de documenten waaruit het
archief bestaat naar hun functie en in hun onderlinge verband beschrijven en in
die beschrijving verwijzen naar de fysieke plaats waar die documenten kunnen
worden aangetroffen. Zo'n beschrijving, die het archief indirect toegankelijk
maakt en die bestaat uit vastgelegde informatie over informatie, noemen we een
toegang. Toegangen zijn, zeker als ze in elektronische vorm zijn aangemaakt, veel
flexibeler dan de fysieke structuur van het archief. Ze kunnen aan alle verande
ringen in de werkprocessen worden aangepast en zelf een procesmatig karakter
hebben.
De context van archieven in relatie tot hun functies
Behalve vorm en structuur is er nog een derde begrip dat deel uitmaakt van het
analytische instrumentarium van de archiefwetenschap: het begrip context. Ook
aan dit begrip kunnen we een logische en een fysieke of materiële invulling
geven.
In de archiefwetenschap wordt context meestal gebruikt in de logische bete
kenis: de omgevingselementen die bepalen hoe het archief wordt gegenereerd,
gestructureerd en bevraagd. Die omgevingselementen kunnen we definiëren in
functionele, organisatorische en administratieve termen. De functionele context
ARCHIEFWETENSCHAP
14
THEO THOMASSEN EEN KORTE INTRODUCTIE IN DE ARCHIVISTIEK
15
