cessen die de archiefdocumenten hebben gegenereerd, bleek voor archivarissen
en records managers een gemeenschappelijk probleem. Archivarissen en records
managers moesten zich allebei gaan bezighouden met nieuwe kwaliteitseisen voor
archiefdocumenten en archiveringssystemen om de authenticiteit en de
betrouwbaarheid van het archief te kunnen verzekeren.
In de archiefpraktijk van vandaag is integratie geen vrije keus meer. Vorig
jaar bijvoorbeeld heeft de Archives Authority van New South Wales, Australië
(te vergelijken met de Nederlandse Rijksarchiefdienst) besloten om records
management niet meer te definiëren als een geheel van gespecialiseerde activitei
ten, maar als een algemene functie. De Archives Authority definieerde records
management als "that part of the management of an organisation which provides
a service that is concerned with: (1) meeting the needs, and protecting the
interests, of the organisation and its clients; and (2) capturing complete, accura
te and reliable documentation of organisational activity to meet legal, evidential
and accountability requirements." Daarbij werd aangetekend, dat archief een
deel is van het intellectuele kapitaal van zowel de organisatie die het vormt als de
maatschappij en dat alle activiteiten waarmee de vorming, de bewaring en de
beschikbaarstelling van archief worden gestuurd, from the design of a record-
keeping system to the end of the records' existence tegemoet moeten komen aan de
behoeften van zowel de archiefvormer als diens maatschappelijke omgeving.
De beheersfunctie en de archivistische functie geïntegreerd
In de definitie van de NSW Archives Authority bevat de laatste zin de kern. De
NSW Archives Authority rekt het domein van het records management tot zijn
uiterste grenzen op: vanaf het ontwerp van het archiveringssysteem tot het teniet
gaan van het archief. Dat klinkt bedreigend voor de archivaris die even niet heeft
opgelet en nu de indruk krijgt dat hij uit zijn eigen domein wordt verdreven.
Niets is minder waar. De NSW Archives Authority heeft eenvoudigweg besloten
om dynamisch en statisch archief als een geïntegreerd geheel te gaan benaderen.
Ze heeft het concept van het records continuum eenvoudig in organisatorische
termen vertaald.
Natuurlijk is het juist dat deze integrale benadering het aanzien van de
betrokken beroepsgroepen verandert. Hun beroepsbezigheden worden niet meer
gezien als een verzameling activiteiten (dossiervorming en klasseren aan de ene
kant en ordenen en beschrijven aan de andere), maar als de twee functies binnen
hetzelfde archiveringsregime: de recordkeeping function en de archival function, de
archiveringsfunctie en de archiefbeheersfunctie. De archiveringsfunctie stelt de
organisatie in staat om het werk te doen dat moet worden gedaan en de archief
beheersfunctie maakt het de organisatie (het openbaar bestuur, de maatschap
pij) mogelijk om zich met behulp van archief te verantwoorden voor haar
verleden.
Zodra de archiveringsfunctie en de archiefbeheersfunctie binnen één archive
ringsregime worden gerealiseerd, houden de documentaire informatievoorzie
ning en het archiefwezen op aparte domeinen en opeenvolgende fasen in
hetzelfde proces te zijn. Het zijn op elkaar betrokken functies geworden in een
geïntegreerd proces.
Een geïntegreerde archiefwetenschap
De archiefwetenschap integreert al evenzeer als de archivistische beroepsuitoefe
ning. Ook hier is informatie- en communicatietechnologie de drijvende kracht.
Enerzijds is digitaal archief evenzeer archief als papieren archief: problemen op
het gebied van digitaal archief zijn ook archiefwetenschappelijke problemen.
Anderzijds maakt alleen al het feit dat er digitaal archief bestaat een herdefinië
ring van alle kernconcepten van de archieftheorie en de archivistische methodo
logie noodzakelijk. Zijn concepten als "het geheel van bescheiden" en
bestemmingsbeginsel bruikbare concepten als we digitaal archief willen ordenen
of moeten we het begrip werkprocessen gaan gebruiken als het enige relevante
stucturerende concept? Kan het concept van de archival bond (Duranti) als ana
lytisch hulpmiddel zowel bij digitaal als bij papieren archief worden gebruikt?
In 1994 stelde prof. Carol Couture van de Universiteit van Quebec in
Montréal vast, dat het begrip archief tegenwoordig breder wordt gedefinieerd en
beter is gefundeerd dan vroeger en dat de archiefwetenschap haar domein aan
zienlijk aan het vergroten is. Lange tijd heeft de archiefwetenschap archiefdocu
menten uitsluitend bezien als schriftelijke getuigenissen van het verleden. Lange
tijd heeft ze geaarzeld om ze vanuit hun administratieve waarde te benaderen.
Maar in de nieuwe integrale archivistische benadering zijn de administratieve
functie en de functie van getuigenis van het verleden geïntegreerd. Volgens
Couture zal die benadering dan ook de uniformiteit en de continuïteit bevorde
ren in alle professionele werkzaamheden van de archivaris en de integratie
teweeg brengen van de primaire en secundaire waarden van archieven.3
De conclusie dringt zich op: meer dan ooit is de archiefwetenschap de basis
geworden van zowel het werk van de archivaris als het werk van de records
manager. In tegenstelling tot vroeger gaan archivarissen en records managers uit
van dezelfde wetenschappelijke discipline, dank zij de integratie van dynamisch
en statisch archief in één geïntegreerde notie, de notie van de procesgebonden
informatie, dat is: informatie die door onderling samenhangende werkprocessen
is gegenereerd en die zodanig door die werkprocessen is gestructureerd en vastge
legd dat ze vanuit de context van die werkprocessen kan worden bevraagd.
Integratie in het onderzoek
Als de archiefwetenschap een geïntegreerde wetenschap wordt moet ook het
archiefonderzoek integratieverschijnselen te zien geven. Op 9 september 1998
publiceerde Ann Pederson van de school voor informatie-, bibliotheek- en
archiefwetenschappen aan de Universiteit van New South Wales in Sydney,
Australië, en een van de leden van het bestuur van de Sectie voor opleiding en
training van de International Council on Archives, een tussentijds rapport over
de Australische recordkeeping agenda. Dit rapport bestaat grotendeels uit een con
ceptlijst van onderzoeksprioriteiten, ingebracht door de ICA Sectie en het
Australische Recordkeeping Educators Forum en individuele collega's uit alle delen
van de wereld. De lijst mag representatief worden geacht voor de onderzoeksbe-
hoeften van een groot deel van de archiefwereld. Een oppervlakkige analyse laat
DE PROFESSIE
188
THEO THOMASSEN ARCHIVARISSEN EN RECORDS MANAGERS
3 Carol Couture, "The new reality and outlook for development of archival science issues in teaching in our
discipline", (rede uitgesproken op 21 oktober 1994 op het symposium georganiseerd ter gelegenheid van
het 75-jarig bestaan van de Nederlandse Archiefschool), Janus (1995.2), pp. 68-75.
189