De historische achtergrond van de tegenstelling tussen
archivarissen en records managers
Archivarissen zijn intussen zo gewend geraakt aan de tegenstelling met hun col
lega's in de documentaire informatievoorziening, dat zij geneigd zijn die tegen
stelling als heel natuurlijk te zien. Dat is een misvatting. Als we de lange
geschiedenis van het archiefbeheer in ogenschouw nemen, dan blijkt de periode
waarin archivarissen en registratoren gescheiden optreden slechts een relatief
korte overgangsperiode te zijn. Pas sinds de Franse Revolutie is er een eind
gekomen aan de tot dan toe normale situatie dat de functionaris die met het
beheer van het meest recente archief was belast, ook de verantwoordelijkheid had
voor het beheer van het oude archief.
De Franse Revolutie hakte de professie doormidden. Ze beroofde de archieven
van het ancien régime van hun primaire functies en maakte er historisch archief
van. Historici die verstand hadden van oorkondenleer en andere hulpweten
schappen van de geschiedenis ontfermden zich over dit oude archief om ze
beschikbaar te maken voor historisch onderzoek. Deze archivarissen, zoals zij
zichzelf gingen noemen, hielden zich niet bezig met archieven als zodanig, maar
met individuele historische documenten en zij beschreven deze documenten
ongeacht hun herkomstin chronologische volgorde.
In Europa bleef deze bijna absolute scheiding tussen archivarissen en records
managers minder dan een eeuw stand. Honderd jaar geleden codificeerden
Muller, Feith en Fruin het respect des fonds en het herkomstbeginsel en daarmee
gaven ze de belangstelling en de zorg van archivarissen en registratoren weer een
gemeenschappelijk object. Niet lang daarna werd de breuk geheeld die de Franse
en Bataafse omwentelingen tussen het ancien régime en de nieuwste tijd hadden
veroorzaakt. De overbrenging van archieven werd gebonden aan vaste termijnen,
die niet gekoppeld waren aan een belangrijke historische gebeurtenis, maar aan
de ouderdom van de archieven zelf. Lopend en historisch archief werden opeen
volgende fasen in hetzelfde proces.
In de jaren dertig werden archivarissen zich ervan bewust dat de moderne
overheidsbureaucratie een enorm reservoir aan archieven aan het creëren was,
die onvermijdelijk eens naar hun archiefbewaarplaatsen zouden moeten worden
overgebracht. Dit besef was de belangrijkste stimulans voor wat Bruno Delmas
een paar jaar geleden heeft gekarakteriseerd als "the reincorporation of the
records with the archival process and the reintroduction of the archivists into
the centre of the bureaucratic system of information."2 De exponentiële groei
van de archieven dwong archivarissen met name om eerder te beginnen met de
selectie. Dat droeg veel bij aan de formulering en de populariteit van het levens-
loop-concept, waarin dynamisch, semi-statisch en statisch archief worden
beschouwd als opeenvolgende fasen in de levensloop van archief, en bracht de
archivaris inderdaad in de rol van de medische specialist, die pas keek wat er nog
te redden viel als de patiënten de operatiekamer al werden binnengereden.
Het was intussen in toenemende mate "modern" archief dat werd geordend
en beschreven, archief waar geen woord Latijn of Middelnederlands, geen letter
oud schrift en geen heiligendag in voorkwam. Wie dat wilde inventariseren had
meer plezier van een degelijke kennis van classificatie-schema's, selectiemetho-
den en -criteria en de inrichting van het openbaar bestuur dan van oorkonden-
leer. De archivaris-historicus begon op een bedreigde diersoort te lijken. En een
nieuw type diende zich aan: de archivaris die meer affiniteit had met de over
heidsadministratie en wel eens een kijkje wilde nemen op een afdeling post- en
archiefzaken.
Toch duurde het even voordat archivarissen begrepen wat er in afdelingen
post- en archiefzaken en afdelingen algemene secretarie gaande was. Tot de jaren
tachtig hadden de meesten geen flauw idee van hoe die registratoren (of DIV-
medewerkers zoals ze zich later gingen noemen) de werkdag doorkwamen, laat
staan hoe zij zich bij alle ingrijpende veranderingen in de administratieve organi
satie en de informatietechnologie staande wisten te houden.
Die veranderingen waren intussen heel ingrijpend. In 1989 werd records
management door de American Records Managers Association (ARMA) niet
langer gedefinieerd in termen van dossiers vormen en klasseren, maar als
"the systematic control of all records from their creation, or receipt, through
their processing, ditribution, organisation, storage and retrieval to their ultimate
disposition." En toen moesten de grootste technologische, organisatorische en
maatschappelijke veranderingen nog komen. Van records managers werd in de
jaren negentig verlangd dat zij hun diensten op een andere manier gingen aan
bieden en dat ze bovendien nieuwe diensten gingen aanbieden, want binnen hun
organisaties waren taken afgestoten, gedecentraliseerd of uitbesteed. Op het
moment dat slecht archiefbeheer als een boemerang de eigen organisatie trof,
kreeg accountability voor hen een even hoge prioriteit als efficiency eerder al had
gekregen. En het duurde niet lang of ze waren bovendien geheel in de ban van
digitaal archief.
Integratie en digitaal archief
Over digitaal archief gingen ook de archivarissen zich zorgen maken. Digitaal
archief maakte definitief een einde aan het beeld van de archiefdienst als toe
vluchtsoord voor wat statisch is geworden, voor wat geen actuele functie meer
heeft. Het vluchtige karakter van digitale informatie werd een heet hangijzer. Het
probleem van de digitale duurzaamheid maakte een eind aan de afwachtende
houding van de archivaris. Het had geen enkele zin om te wachten totdat digitaal
archief in zijn laatste rustplaats zou arriveren. Digitaal archief rustte niet, in de
archiefbewaarplaats niet, maar eerder ook niet. Een digitaal document was niet
stabiel en de verbinding tussen de inhoudelijke gegevens en de context-gegevens
weinig duurzaam en dat was voor archivarissen, met de korte levensduur van
computer-hardware en -software, een voldoende reden om al heel vroeg in de
levensloop van archief hun gezicht te laten zien. Het was duidelijk dat zij een re-
actieve houding voor een pro-actieve moesten inruilen en hun aandacht moesten
verleggen naar het dynamische archief en naar de dynamiek achter het archief,
naar de processen die archief genereren. En tegelijkertijd wekte de aandacht voor
digitaal archief bij het DIV-kader ook meer belangstelling voor de nieuwe concep
ten van de archiefwetenschap.
De snelle digitalisering maakte een verdere integratie van archieffuncties in
de documentaire informatievoorziening noodzakelijk. Het ontwerpen en door
voeren van een integrale strategie voor het bewaren van het korte en het lange
termijn geheugen binnen dezelfde administratieve omgeving met de bedrijfspro-
DE PROFESSIE
2 Bruno Delmas, "What is the Status of Archival Science in France Today?" in The Concept of Record.
Report from the Second Stockholm Conference on Archival Science and the Concept of Record 30-31 May 1996
(Stockholm, 1998), p. 29.
186
THEO THOMASSEN ARCHIVARISSEN EN RECORDS MANAGERS
187
