die zodanig door die werkprocessen is gestructureerd en vastgelegd dat ze vanuit
de context van die werkprocessen kan worden bevraagd. Om deze abstracte werk
definitie wat inzichtelijker te maken, onderwerpen we de afzonderlijke elemen
ten ervan hieronder aan een nader onderzoek.
Archief is informatie die in documentvorm bevraagbaar is. Daarbij wordt met
document de kleinste verzameling vastgelegde gegevens bedoeld die zelfstandig als
informatie kan fungeren. Niet alle informatie die in documentvorm bevraagbaar
is is archief. Een archief onderscheidt zich van andere documentaire verzamelin
gen in zijn ontstaansoorzaken. Anders dan de documenten in een documentaire
verzameling als een bibliotheek, die het product is van een willekeurige verzamel
activiteit, hebben de documenten waaruit een archief bestaat met elkaar gemeen
dat ze zijn gebonden aan het proces dat ze heeft voortgebracht.
Archief is procesgebonden informatie, dat wil zeggen: informatie die is gegene
reerd door en gebonden aan werkprocessen. Een werkproces is de vorm waarin
een taak of een taakonderdeel wordt uitgevoerd. In bedrijven spreken we van
bedrijfsprocessen. We onderscheiden primaire en secundaire werkprocessen. Een
primair werkproces geeft vorm aan een primaire taak, een taak die direct gericht is
op het bereiken van de doelstelling van de organisatie: het leveren van een
product of een dienst aan klanten. Een secundair werkproces geeft vorm aan een
secundaire taak, een taak die gericht is op de ondersteuning van een primaire
taak. Bij bedrijven zijn beheersprocessen als personeelsbeheer, financieel beheer,
informatiebeheer en logistiek secundaire processen.
Archief is gebonden aan werkprocessen die met elkaar samenhangen. Werkproces
sen hangen met elkaar samen als ze gericht zijn op hetzelfde doel: de realisatie van
de missie van de organisatie. Het is de missie van de organisatie die via de werk
processen het archief van de organisatie tot een samenhangend geheel maakt.
Degenen die de werkprocessen die archief genereren aan de gang houden en
structureren noemen we archiefvormers of beter: actoren. Iedereen kan actor
zijn: organisaties (overheden, verenigingen, bedrijven), onderdelen van organisa
ties (afdelingen, organen), maar ook families, gezinnen en individuen.
De binding van het archief aan het werkproces is fundamenteler en nauwer
dan de binding aan de actor. Als bedrijven worden opgesplitst en als bedrijfson
derdelen worden verkocht of verzelfstandigd, volgt archief doorgaans het afge
splitste of verzelfstandigde bedrijfsonderdeel of beter gezegd: de afgestoten taak.
De band tussen informatie en werkproces blijft dan in stand, terwijl de band
tussen informatie en actor wordt doorgesneden.
Functies van archief
Informatie wordt vastgelegd met het oog op mogelijk hergebruik op een ander
moment en veelal ook op een andere plaats. Informatie die door werkprocessen
wordt gegenereerd wordt aan die werkprocessen gebonden om op een ander
moment en op andere plaats vanuit de context van diezelfde werkprocessen
bevraagd te worden.
Archieven fungeren als het geheugen van mensen, van organisaties en van
samenlevingen. Mensen bewaren archief om zich dingen te kunnen herinneren,
om anderen aan dingen te kunnen herinneren en om in de herinnering te blij
ven bestaan. Organisaties hebben een bedrijfsgeheugen nodig om de organisatie
te laten draaien, om zich te kunnen verantwoorden en om hun eigen geschiede-
nis te documenteren. De maatschappij vormt zelf geen archief maar bevordert
wel de vorming en bewaring ervan. Dat organisaties goed draaien, dat individuen
en organisaties zich tegenover elkaar en tegenover de staat kunnen verantwoor
den en dat archieven die van cultureel belang kunnen worden geacht voor lange
tijd worden bewaard is immers een maatschappelijk belang.
Voor een organisatie dient een archief in de eerste plaats ter bevordering van
de doelmatigheid van de bedrijfsvoering. De binding van de informatie aan de
werkprocessen zorgt in die werkprocessen voor de noodzakelijke continuïteit en
voor mogelijkheden tot communicatie. Zonder archief kunnen de acties en
transacties die samen een werkproces uitmaken niet op elkaar worden afgestemd
en de werkprocessen onderling al evenmin; zonder archief zal de beleidsontwik
keling al gauw een ad hoe karakter krijgen. Zonder archief kan geen goed ant
woord worden gegeven op vragen als: wat moeten we produceren en hoe, welke
middelen zijn daarvoor beschikbaar en hoe kunnen die worden ingezet, wat zijn
de gemaakte afspraken en de aangegane verplichtingen en hoe zijn die tot stand
gekomen, welke producten en diensten kunnen we aanbieden en voldoen die
producten en diensten aan de gestelde eisen.
Archief moet er niet alleen voor zorgen dat het werk gedaan kan worden en
dat het zo goed mogelijk wordt gedaan, maar het moet anderen ook in staat
stellen om te controleren of het werk is gedaan en hoe. Archief dient ook voor
verantwoording en bewijs. Een goed archief bevat de betrouwbare getuigenissen
van genomen besluiten, verworven rechten en aangegane verplichtingen. Zonder
archief kan niet worden beoordeeld of individuen, private organisaties en publie
ke organisaties de acties en transacties die ze moesten verrichten daadwerkelijk
hebben verricht, of ze die acties en transacties hebben laten beantwoorden aan
de eisen van doelmatigheid, rechtmatigheid of beginselen van behoorlijk bestuur
en of ze de dingen die ze niet mochten doen ook daadwerkelijk hebben nagelaten.
Deugdelijke archieven geven mensen en organisaties het vermogen om verant
woording af te leggen, binnen hun eigen organisaties, tegenover elkaar, tegenover
leveranciers en klanten en tegenover de maatschappij.
Individuen en organisaties vormen ook archief omdat ze niet vergeten willen
worden. Zo worden dagboeken, fotoalbums en gastenboeken bijgehouden en
bewaard om de eigen geschiedenis te documenteren voor later. Deze cultuur-his
torische functie is soms ook weggelegd voor archief dat niet opzettelijk als herin
nering aan een roemrijk verleden is gevormd. Een betrekkelijk klein deel van het
archief dat door ouderdom zijn bedrijfsvoerings- en verantwoordingsfuncties
heeft verloren, wordt namelijk voor blijvende bewaring bestemd omdat het wordt
aangemerkt als deel van het cultureel erfgoed en als een potentieel belangrijke
bron voor historisch onderzoek.
In dit verband wordt wel onderscheid gemaakt tussen de primaire en de
secundaire functies van archief. De primaire functies van archief zijn de functies
die de actor bij de vorming op het oog had en met name dus de functie van
ondersteuning van de bedrijfsvoering en de verantwoordingsfunctie. In zijn pri
maire functies spelen archieven een actieve rol: ze documenteren en reguleren
het maatschappelijk verkeer. De secundaire functie van archief is de functie die
de actor meestal niet heeft beoogd en die het archief dus pas krijgt als het zijn
primaire functies heeft vervuld: de cultuur-historische functie, de functie van
bron voor het historisch onderzoek, de functie van cultureel erfgoed.
ARCHIEFWETENSCHAP
12
THEO THOMASSEN EEN KORTE INTRODUCTIE IN DE ARCHIVISTIEK
13