De derde dimensie is weer grootschaliger dan de tweede: het is de dimensie van
het organiseren of vormgeven (organise) van het archiveringssysteem zelf. Hier
worden de voorwaarden geschapen om de hele organisatie profijt te laten trekken
van die documenten waarvan het belang de werkeenheid die het document heeft
gevormd, overstijgt. Een goede inrichting van het archiveringssysteem zorgt
ervoor dat die documenten deel gaan uitmaken van het archief, van het geaccu
muleerde bedrijfsgeheugen.
De vierde dimensie is de dimensie van de institutie (institution), de dimensie
van organisatieoverstijgende instellingen zoals de staat, die bepaalde archiefdo
cumenten toevoegt aan het maatschappelijk geheugen. Sommige archiefdocu
menten documenteren namelijk niet alleen bepaalde werkprocessen, maar ook
bredere maatschappelijke processen. Meestal zijn dat archiefdocumenten
waarmee organisaties naar buiten toe rekenschap afleggen, documenten waaruit
blijkt hoe de personen of organisaties die die documenten hebben gevormd hun
werk hebben gedaan, wat de kwaliteit is van hun producten en wat hun relaties
zijn geweest met personen en instanties buiten de organisatie; overheidsfunctio
narissen met name of de gemeenschap in brede zin. Deze archiefdocumenten,
die zowel voor de organisatie als voor organisatie-overstijgende instellingen van
belang zijn, worden in Nederland als openbaar archief aangemerkt en bewaard.
De maatschappij, gedefinieerd als de omgeving van het archiveringsregime,
kan in het diagram buiten de buitenste cirkel worden gelokaliseerd.
Voor een toelichting op de overige termen in dit diagram verwijzen we naar
de tekst van McKemmish, die hun Engelse equivalenten uitgebreid toelicht.
Met het diagram laat Upward zien, dat het records continuum iets anders is
dan de levensloop van archieven. In het levensloopconcept volgen de verschillen
de levensfasen elkaar op en gaat de overgang van de ene fase naar de andere
veelal gepaard met de fysieke overbrenging van het archief van de ene plaats naar
de andere. Het records continuum sluit deze discontinuïteit in plaats en tijd niet
uit, maar laat de mogelijkheid open dat de functies die bij de verschillende
dimensies horen gelijktijdig en op dezelfde plaats (in een reële of een virtuele
omgeving) worden gerealiseerd.
Aan het records continuummodel ligt het besef ten grondslag dat archiefvor
ming, selectie, overbrenging en vernietiging niet beslist achtereenvolgende fasen
behoeven te zijn. Op het moment waarop het archiefdocument in het archive
ringssysteem wordt opgenomen, kan immers al worden bepaald of het een activi
teit documenteert die voor de hele organisatie en misschien zelfs voor de hele
gemeenschap van belang is. Die beoordeling, die selectiebeslissing, wordt elke
keer bevestigd wanneer men in een werkproces het document opnieuw gebruikt
of ernaar verwijst.
In de wereld van het digitale archief zijn belemmeringen van plaats en tijd opge
heven. Alle informatie is in principe tegelijkertijd op verschillende plaatsen
beschikbaar. Archivering begint zodra het document is gedefinieerd. Deze kern
punten van de records continuum-benadering zijn ook de uitgangspunten van
Hans Hofman in zijn bijdrage over de ingrijpende invloed van de informatie- en
communicatietechnologie op het archiefvak. Ook hij stelt vast, dat digitalisering
en de toepassing van informatie- en communicatietechnologie vragen om een
paradigmaverschuiving, om de ontwikkeling van nieuwe concepten en metho
den en om een andere benadering. Maar anders dan McKemmish benadert hij
het thema niet vanuit een model, maar vanuit concrete vragen die de gesignal
eerde veranderingen bij archivarissen oproepen. Hoe gaan archiefdiensten om
met nieuwe kansen en nieuwe bedreigingen? Hoe moeten zij zich in deze nieuwe
wereld van snelle informatie positioneren? Hoe kunnen ze hun missie vorm
geven? Wat zijn de gevolgen voor de activiteiten die zij verrichten? Of anders
gezegd op welke wijze moet de archieffunctie in een digitale wereld vorm krijgen?
Hofman stelt vast dat twee veranderingen van fundamentele betekenis zijn.
Digitalisering dwingt de archivaris een onderscheid te maken tussen het archief
als verzameling fysieke objecten in een depot en het archief als logisch concept.
Daarnaast heeft de benadering van het records continuum fundamentele conse
quenties voor de rolverdeling tussen de overheidsadministratie en de archief
dienst die uiteindelijk voor het cultuurhistorische deel verantwoordelijk is.
Functies als selectie, beheer, ordenen en beschrijven, die door overheidsorgani
saties en archiefdiensten in een papieren wereld apart uitgeoefend worden,
vragen in de digitale wereld om een gezamenlijke, eenduidige en sterk gecoördi
neerde aanpak. De retrospectieve benadering die tot nu toe veelal gehanteerd
wordt en die de fysiek overgedragen archiefbescheiden als object heeft, is niet
meer mogelijk.
Hofman beschrijft uitvoerig de mogelijke consequenties van ICT voor de ver
schillende archivistische activiteiten: selectie, beheer, beschrijven en beschikbaar
stellen. Scholing van archivarissen en samenwerking van informatiebeherende
organisaties noemt hij tenslotte als de basisvoorwaarden voor een adequate aan
passing van de archiefwereld aan de nieuwe situatie.
Het vervagen van de grenzen tussen archivarissen en records managers raakt de
professie in zijn kern. Het archiefvak is, zoals Thomassen en McKemmish bena
drukken, niet meer het exclusieve domein van de archiefambtenaren die bij
archiefdiensten werken. Of iemand archivaris is of niet wordt niet langer
bepaald door de vraag of de persoon in kwestie bij een archiefbewaarplaats of een
afdeling documentaire informatievoorziening werkt. Wat archivarissen in het
non-custodiale tijdperk met elkaar gemeen hebben, is niet meer in de eerste
plaats de organisatie waar zij hun kennis en kundigheden in de praktijk brengen,
maar hun specialisme, die kennis en kundigheden zelf. In die zin maakt de para
digmaverschuiving in het archiefbedrijf archivarissen tot echte professionals,
zoals artsen, advocaten en notarissen.
In een beroepsgroep die zich volledig tot professie heeft ontwikkeld zijn de
individuele beroepsbeoefenaars autonoom. Zij ontlenen hun professionele
normen en waarden niet aan de cultuur van het bedrijf waar ze werken, maar
aan de discipline die ze monopoliseren. Artsen moeten iedereen helpen die medi
sche hulp behoeft, niet omdat de huisartsenpraktijk of het ziekenhuis waar ze
werken dat van ze vraagt, maar omdat hun beroepscode hun dat verplicht,
desnoods tegen de uitdrukkelijke opdracht van werkgevers en overheden in.
Net als andere beroepsgroepen hebben ook archivarissen sinds 1996 een
internationaal geaccepteerde ethische code. Er is meer dan zes jaar aan gewerkt,
vooral door de Sectie voor beroepsverenigingen van de International Council on
Archives (ICA/SPA). Men bestudeerde in die periode de beroepscodes van ver
wante professies, zoals die van bibliothecarissen en records managers, ontwierp
verschillende versies en legde de achtereenvolgende ontwerpen voor aan de
beroepsverenigingen en de verschillende ICA-organen voor discussie en commen-
DE PROFESSIE
148
INLEIDING
149
