Identiteits-
as
Transactie-
as
Dimensie 1
LATEN ONTSTAAN
Waarden-as
Dimensie 2
VASTLEGGEN
Dimensie 4
MAATSCHAPPELIJK
INBEDDEN
Archiveringsas
Dimensie 3
ORGANISEREN/
VORMGEVEN
DE PROFESSIE
Hofman in hun bijdragen aan deze sectie een antwoord proberen te geven.
Thomassen behandelt de verhouding tussen de archivarissen en records managers
in het algemeen. De nauwe band tussen professie en archiefwetenschap waarop
Van den Broek de nadruk legt, is ook zijn uitgangspunt. Van den Broek consta
teert dat archivarissen in uiteenlopende werkomgevingen uiteenlopende dingen
doen die lang niet allemaal met de archiefwetenschap te maken hebben. Maar
toch is het de archiefwetenschap waaraan ze elkaar herkennen. Thomassen trekt
deze lijn verder door. Hij stelt vast dat de archiefwetenschap zich verbreedt en de
basis is geworden niet alleen van de beroepsactiviteiten van de archivarissen in
het oud archief, maar ook van hun collega's in het dynamisch en semi-statisch
archief. Tegelijkertijd constateert hij, dat de domeinen van records managers en
archivarissen onder invloed van de informatie- en communicatietechnologie
geherdefinieerd gaan worden als parallelle functies in een records continuum in
plaats van opeenvolgende fasen in de levensloop van archieven. Dat maakt de
integratie van beide beroepsgroepen in één professie wenselijk en onvermijdelijk.
Het betoog van Thomassen kan worden gelezen als een introductie op
het pièce de resistance van deze sectie: het fundamentele artikel van
Sue McKemmish over het records continuum. Dat is een geïntegreerd model
van het archiefdomein, waarin archivering en archiefbeheer parallelle functies
zijn en niet, zoals in het levensloopmodel, achtereenvolgende beheersfasen.
De integratie van archivarissen en records managers tot één professie is hiervan
de consequentie. Vandaar dat het records continuum in deze sectie een plaats
heeft gevonden, hoewel het niet alleen een andere visie is op de professie, maar
een fundamentele heroriëntatie van het hele archiefbedrijf.
De geestelijke vader van het records continuum, de Australiër Frank Upward,
heeft het model in een diagram gevisualiseerd (zie blz. 202). Een Nederlandse
versie, die gebaseerd is op een vertaling van Hans Hofman, is hieronder opgeno
men. Omdat het model nogal complex is, wordt het hiernaast in het Nederlands
samengevat, waarbij behalve van de tekst zelf gebruik gemaakt is van een toelich
ting die recentelijk door Ann Pederson is gegeven. Wie meer over het model en
zijn toepassing wil weten wordt verwezen naar de website van de records conti
nuum research group van de Monash Universiteit in Melbourne, Australië:
http://www.sims.monash.edu.au/rcrg/publications/recordscontinuum/, waar
ook het artikel van McKemmish te vinden is.2
2 Het concept van het records continuum is in Australië ontstaan en daar inmiddels min of meer ingeburgerd.
In Australië zijn overheidsorganisaties van oudsher veel meer dan in andere landen gewend al hun archief
bescheiden, ook die met cultuurhistorische waarde, te beheren en te blijven beheren (meded. Hans
Hofman).
146
INLEIDING
leugen
ugen
jording/
verantw
instil
lisatie
issiers/ree]
Het diagram van Upward is bedoeld als een model van het archiveringsregime
met algemene geldigheid. In het diagram worden archieven en hun bestanddelen
in verband gebracht met de waarde die ze kunnen hebben, de typen activiteiten
waarin ze een rol kunnen spelen en de degenen die ze laten ontstaan en gebrui
ken.
Die vier centrale elementen: archivering, waarden, typen activiteiten of
transacties en belanghebbenden of identiteiten worden afgebeeld als vier assen:
de recordkeeping axis of archiveringsas, de evidential axis of waarden-as, de trans
actional axis of transactie-as en de identity axis of identiteitsas.
Op elk van deze assen worden door middel van concentrische cirkels vier
dimensies onderscheiden. Die dimensies staan voor vier verschillende schaalni
veaus binnen het archiveringsregime.
De eerste dimensie is de dimensie van de creation, het laten ontstaan of gene
reren van archief. In deze meest kleinschalige dimensie, afgebeeld in het
centrum van het diagram, komt het hele proces op gang. Het is de dimensie van
individuen die in hun werk voortdurend activiteiten ontplooien, beslissingen
nemen en transacties uitvoeren en die sommige van die activiteiten, beslissingen
en transacties documenteren, omdat zij de mogelijkheid willen hebben om daar
later tegenover zichzelf en anderen rekenschap van af te leggen.
De tweede dimensie is de dimensie van het vastleggen (capture), de opname
van documenten in het archiveringssysteem (recordkeeping system)Deze dimen
sie is breder dan de eerste: niet het individu dat het document creëert, maar het
organisatieonderdeel dat het document archiveert is hier onderwerp van
beschouwing.
147