Kortom het handhaven en duidelijk maken van de authenticiteit van een digitaal
archiefstuk is nog allerminst een uitgemaakte zaak.
Het grote verschil met de papieren wereld is dat niets meer vanzelfsprekend lijkt.
Vertrouwde authenticiteitskenmerken zoals een handtekening, het zegel, de
vorm van het papier, het schrift e.d., zijn verdwenen of veranderd. Dat neemt
niet weg dat DIV-medewerkers en archivarissen op dit terrein deskundig zijn en
ook in staat moeten zijn authenticiteitskenmerken, ook al zullen die anders zijn
dan de kenmerken uit de papieren wereld, in een digitale vorm te herkennen.
Wel zullen deze dan expliciet beschreven moeten worden.
Eén ding mag verder niet worden vergeten: ook de beschrijvingen zullen veelal
digitaal worden opgeslagen, beheerd en beschikbaar gesteld. Dat leidt tot een
zekere recursiviteit, want ook deze beschrijvingen of in ieder geval hun structuur,
dienen te worden beschreven. Ook dat is intellectueel beheer en een goed intel
lectueel beheer leidt immers ook tot een goede toegankelijkheid.
Beschrijving van digitale archiefbescheiden
Wat kan nu gezegd worden van het beschrijven van digitale archiefbescheiden bij
archiefdiensten, ook wel bekend onder de naam toegankelijk maken? In het
voorgaande is aangegeven dat bij een overheidsorganisatie reeds de nodige meta
gegevens worden verzameld en vastgelegd om digitale archiefbescheiden goed te
kunnen beheren en om de authenticiteit te kunnen waarborgen. Het gezichts
punt is dat van de organisatie zelf en haar verantwoordelijkheden.
Wat betekent dat voor het archivistisch beschrijven? Bij het toegankelijk
maken tot nu toe wordt, behalve een beschrijving van de archiefbestanddelen,
ook een beschrijving van de archiefvormende organisatie en haar verantwoorde
lijkheden gegeven. Veel van die informatie zal echter, als het goed is, reeds aan
wezig zijn bij de overdracht van digitale archiefbescheiden aan een archiefdienst.
Wat wellicht toegevoegd moet worden, is nadere contextinformatie, omdat de
archiefbescheiden hun oorspronkelijke omgeving verlaten.12 Wat binnen een
archiefvormende organisatie vanzelfsprekend is, is dat niet zodra men daarbui
ten komt. Die nadere gegevens betreffen niet alleen de organisatie en haar taken
zelf, maar ook de archiefvorming en het archiefbeheer. Die informatie is immers
nodig om de onderzoeker inzicht te geven in hoe de archiefbescheiden tot stand
zijn gekomen en beheerd. Daarmee is meteen aangegeven dat de archiefdienst er
vooral op gericht zal zijn de onderzoeker van dienst te zijn. Het gezichtspunt van
de organisatie is vervangen door dat van de onderzoeker. Deze moet in staat zijn
de archiefbescheiden op de juiste wijze te kunnen interpreteren om zo hun infor
matieve waarde vast te kunnen stellen. Dat is ook de reden waarom archiefdien
sten archiefstukken zo veel mogelijk in authentieke vorm bewaren.
In Engelstalige literatuur wordt gesproken over het belang van unbroken custody,
waarmee bedoeld wordt dat het kunnen aantonen van een ononderbroken
beheer door een vertrouwde organisatie mede een garantie is voor de authentici-
teit. Archiefdiensten kunnen ook gezien worden als een objectieve beheerder of,
om een modern begrip te hanteren, een trusted third party in dit kader.13
Voorts kan een onderzoeker bij papieren archiefbescheiden zich zelf een oordeel
vormen over de authenticiteit, simpel omdat hij zelf het document kan waarne
men en voelen. Handschrift, zegels, handtekening, papiersoort en andere ken
merken zijn dan criteria. In een digitale wereld is er echter geen echt origineel en
daarmee geen eenduidige fysieke weergave van een archiefstuk. Wat een onder
zoeker op het scherm ziet, is slechts een eenmalige representatie van wat op een
schijf is opgeslagen als enen en nullen en door applicatieprogrammatuur wordt
vertaald in voor mensen leesbare tekens. Bovendien moet in aanmerking worden
genomen dat een deel van de functionaliteit van een archiefstuk in de gebruikte
applicatieprogrammatuur zit. Bijvoorbeeld in het geval van zgn. macro's in een
tekstdocument of formules in een spreadsheet. In het geval van leesbaar maken
van tekstdocumenten kunnen zgn. viewers uitkomst brengen. Deze hebben niet
de functionaliteit van de oorspronkelijke tekstverwerkingssoftware, maar
kunnen het document leesbaar maken en veelal op dezelfde wijze presenteren als
die software. Het voordeel is, dat het de gebruiker niet in staat stelt het docu
ment te wijzigen of vernietigen. Dergelijke viewers maken vaak onderdeel uit van
documentmanagement systemen.
Het mag duidelijk zijn dat beschrijven en toegankelijk maken een belangrijke rol
spelen in dit opzicht. Het is altijd al de taak van archiefdiensten geweest om
gebrekkige documentatie over archieven zo goed mogelijk aan te vullen. Omdat
papier geduldig is, lukte dat meestal. Met betrekking van digitale archiefbeschei
den zou dat ook een taak kunnen zijn. De vraag is of het achteraf nog mogelijk is
gezien de vluchtigheid ervan, maar vooral omdat de huidige wijze van documen
teren van informatiesystemen vaak uiterst gebrekkig is.
De nieuwe technologie biedt ook nieuwe mogelijkheden. Immers, de inhoud van
digitale archiefbescheiden kan direct benaderd worden. Full text retrieval wordt in
dit verband vaak aangevoerd als een gemakkelijke manier om informatie te
vinden. Het is echter de vraag of dit de meest efficiënte en adequate manier van
zoeken is. Toeval speelt vaak een grote rol, gezien het inconsistente woordgebruik
in teksten.
Het is juist de reeds aanwezige institutionele informatie over het ontstaan
van archiefbescheiden, eventueel aangevuld met nadere ontsluitingsinformatie,
die een geschikt middel tot zoeken bieden. Toegankelijk maken zal dan ook steeds
meer gericht zijn in het bieden van een zoekstructuur die navigeren door de aan
wezige informatie stuurt en mogelijk maakt. In het ideale geval zijn institutionele
en andere gegevens, o.a. bedoeld om authenticiteit en herkomst van archiefbe
scheiden aan te tonen, reeds aanwezig en kunnen deze ook gebruikt worden als
basis voor toegankelijkheid. Het is noodzakelijk dat op een consistente wijze te
doen voor ieder archief. Voor de onderzoeker is dan een gebruikersgerichte inter
face nodig die hem of haar in staat stelt vanuit zijn onderzoek vragen te stellen.
DE KWALITEIT VAN HET ARCHIEF EN HET ARCHIEFBEHEER
12 De General International Standard Archival Description ISAD(G) en International Standard Archival
Authority Records for Corporate Bodies, Persons and Families ISAAR(CPF) (beide te vinden op
http:/datal.archives.ca/ica/cgi-binbieden een basis voor de beschrijving van de institutionele context,
maar zijn onvoldoende om een volledige ondersteuning te bieden.
128
HANS HOFMAN HET INTELLECTUEEL BEHEER
13 Het UBC-project spreekt in dit verband over het belang van archiefdiensten als een secure place.
129