ren van adequate digitale archivering. Zowel het ministerie van Binnenlandse
Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) als het ministerie van Onderwijs, Cultuur
en Wetenschappen (OCW) zijn betrokken bij dit programma. De belangrijkste
benadering was in eerste instantie deelname aan projecten, waarbij digitale
archivering een rol zou kunnen spelen.9
Eén van de projecten bij overheidsorganisaties is de ontwikkeling van een
informatiesysteem bij de Tweede Kamer, bedoeld om de activiteiten van kamerle
den en alle politieke en wetgevingsprocessen te ondersteunen. Het bevindt zich
inmiddels in de bouwfase. In de ontwerpfase is geadviseerd over de archiverings-
eisen. Daarbij kwam naar voren dat in feite de gehele context, waarin archiefvor
ming plaatsvindt, moet worden beschreven, teneinde de wetgevingsprocessen
goed te kunnen ondersteunen, verantwoording te kunnen afleggen, de archiefbe
scheiden goed te kunnen beheren en om het systeem te kunnen aanpassen
indien de organisatie of de procedures zich wijzigen. Dit leidt zelfs tot verschil
lende niveaus van metadata.
Onderscheiden kunnen daarbij worden een beschrijving van documenttypen,
van soorten werkprocessen (of taken en functies), van soorten procedures en
van de archiefvormende organisatie zelf. Behalve een beschrijving van de institu
tionele omgeving is het noodzakelijk om de regels en procedures met betrekking
tot archivering en archiefbeheer te documenteren en om de wijzigingen en aan
passingen in het archiveringssysteem bij te houden en te registreren. Als gevolg
daarvan worden niet alleen de eigenlijke archiefbescheiden vastgelegd, maar ook
een afbeelding van de organisatie en haar werkwijze, en van het archiverings
systeem, waarin de archiefbescheiden worden bewaard en beheerd.
Dit is allemaal noodzakelijk om de digitale archiefbescheiden als het ware
'zichtbaar' te maken. Alleen dan kunnen DIV-medewerkers en archivarissen
archiefbescheiden in authentieke vorm bewaren en beheren en beschikbaar
stellen. Hiermee is enigszins een idee gegeven welke metadata voor intellectueel
beheer noodzakelijk zijn.
In het concept van een archiefstuk, zoals beschreven door het Committee on
electronic van de International Council on Archives records, wordt als één van
de belangrijke kenmerken genoemd, dat het archiefstuk content, context and
structure moet omvatten om tot bewijs te kunnen dienen van de activiteit of
transactie waarbij het opgemaakt of ontvangen is.10 De relatie tussen de taak en
het archiefstuk is kortom essentieel. Een ander kenmerk is dat het archiefstuk
vastgelegde informatie is, maar aangezien het archiefstuk geen fysieke grenzen
meer kent, is het vooral de taak of functie waarin het een rol speelt (als represen
tatie van een transactie) dat de grenzen bepaalt. Het archiefstuk is tevens voor
zien van logische informatie (contextgegevens) die het in een historisch
perspectief plaatsen: waarom werd het opgemaakt en vastgelegd, welke rol
speelde het, welke status had het, enz.? Voor een overheidsorganisatie is dergelij
ke contextinformatie over herkomst, gevolgde procedures en verantwoordelijkhe
den van belang om verantwoording te kunnen afleggen en taken correct en
zorgvuldig uit te voeren.
Fysieke aspecten
Zoals gezegd leiden de fysieke kenmerken van digitale archiefbescheiden er toe
dat de aandacht veel meer gericht wordt naar het logische of intellectuele niveau.
Paradoxaal genoeg bestaat een archiefstuk eigenlijk alleen, omdat er metadata
over zijn. Als deze er niet zijn dan weten eigenlijk niet dat het bestaat, wat het is
of hoe het leesbaar gemaakt kan worden. In een papieren wereld speelt dit veel
minder. Het digitale archiefstuk bestaat eigenlijk alleen op het beeldscherm, dat
een tijdelijke drager wordt, en is zo virtueel. Het computerbestand op diskette is
geen archiefstuk, maar bestaat uit gecodeerde gegevens die moeten worden ver
taald met behulp van een applicatieprogramma.
Het gevolg van deze fysieke gedaanteverwisseling is, dat we ook gegevens nodig
hebben over de wijze waarop we digitale archiefstukken leesbaar kunnen maken
en beschikbaar kunnen stellen. Een ander gevolg is dat archiefstukken explicieter
beschreven moeten worden om ze intellectueel te kunnen beheren en om de
authenticiteit, toegankelijkheid en betrouwbaarheid ervan te kunnen garande
ren. Anders dan bij papieren archiefbescheiden moeten ook de fysieke kenmer
ken veel explicieter beschreven worden, omdat zij vanuit beheersoogpunt in feite
een ander object zijn dan het logische archiefstuk. Het gaat hierbij om de ver
schillende componenten die de reproductie van een digitaal archiefstuk mogelijk
maken: de drager waarop het bestand is vastgelegd, het bestand of de bestanden
zelf, de applicatieprogrammatuur die nodig is om het leesbaar te maken en
het platform (besturingssysteem en apparatuur) waarop het ooit is aangemaakt.
Dergelijke informatie is voorts van belang om de authenticiteit te kunnen
bewaken en geeft inzicht in de wijze, waarop een organisatie functioneerde.
De hier genoemde gegevens vormen echter onderdeel van het technisch beheer.11
De dynamiek van de technologie en de verschillende componenten waarin het
archiefstuk uiteen is gevallen, maken dat het erg moeilijk, ofwel gewoon onmo
gelijk is een archiefstuk te fixeren. Ook het omzetten van tekstdocumenten in
afbeeldingen imagesis geen garantie voor authenticiteit. Bij elke conversie
loopt men het risico dat informatie verloren gaat, of het nu van het ene opslag
formaat naar het andere is of van de ene applicatie naar de andere of van een
tekst naar een afbeelding ('image'). Zelfs standaards helpen niet, aangezien ze
niet lang stand houden gezien de snelle veranderingen, maar ook omdat er zoveel
zijn. ISO standaards bijvoorbeeld leiden niet altijd tot beschikbare producten op
de markt, industriestandaards hebben specifieke eigenaardigheden van de leve
rancier enz. Het gebruik van standaards helpt alleen om de enorme variatie
enigszins binnen de perken te houden.
Er is op dit moment nog weinig ervaring op het terrein van langdurige bewa
ring van digitale archiefbescheiden. Deze beperkt zich veelal nog tot databasebe
standen. Hoe dat moet ten aanzien van moderne documenten, zoals bijvoorbeeld
samengestelde en hypertextdocumenten, is nog zeer de vraag. Daar moet nog het
nodige onderzoek naar worden gedaan en mee worden geëxperimenteerd.
DE KWALITEIT VAN HET ARCHIEF EN HET ARCHIEFBEHEER
9 Door een andere structurering van het programma in 1998 is dit nu veel meer gericht op het ondersteunen
van projecten en het uitvoeren van eigen projecten die een bijdrage kunnen leveren aan het programma,
zoals het vaststellen van een minimumset aan eisen voor digitale archivering of een e-mail handleiding.
10 Zie Guide for managing electronic records from an archival perspective (Paris, 1997), p.22
126
HANS HOFMAN HET INTELLECTUEEL BEHEER
11 Verder is het van belang de relatie van de beschrijving van het logische archiefstuk met het fysieke compu
terbestand vast te houden. Aangezien de fysieke bestanden zullen worden geconverteerd of gemigreerd
vanwege veroudering en veranderingen in de technologie naar nieuwe opslagformaten, is dit een essentieel
punt.
127
