Het intellectueel beheer van archief
bescheiden in het digitale tijdperk'
Conclusie
In dit artikel hebben wij de instrumenten besproken die door document-intensie
ve organisaties worden aangewend om hun performance te verbeteren: informa
tietechnologie, logistiek, workflow management, business process re-engineering en
integrale kwaliteitszorg. Wij constateerden dat:
informatietechnologie de prestatiedoelstelling doelmatigheid heeft bevor
derd, maar de doelstelling rechtmatigheid uit het oog heeft verloren;
logistiek de prestatiedoelstelling doelmatigheid bevordert, rechtmatigheids
aspecten door middel van de interne controle niet uit het oog verliest, maar
deze niet beschouwt als een aparte prestatiedoelstelling. Als gevolg daarvan
wordt de verbetering daarvan genegeerd;
workflow management de prestatiedoelstelling doelmatigheid bevordert en
goede mogelijkheden biedt om de doelstelling rechtmatigheid te bevorderen.
Aangezien evenwel rechtmatigheid niet als een afzonderlijke prestatiedoel
stelling wordt gezien ontbreken ook hier pogingen tot verbetering daarvan;
business process re-engineering grote verbeteringen teweeg kan brengen in
de prestatiedoelstelling doelmatigheid, maar geen enkele aandacht besteedt
aan de doelstelling rechtmatigheid;
integrale kwaliteitszorg bijdraagt aan de prestatiedoelstelling doelmatigheid,
een belangrijke aanzet geeft om de doelstelling rechtmatigheid te bevorderen,
maar deze nog steeds niet beschouwd als een afzonderlijke prestatiedoel
stelling.
Deze conclusies wijzen er op dat alle besproken performance-verbeterende instru
menten een functie negeren die binnen de informatiehuishouding van een
organisatie als doel heeft verantwoording en bewijs te waarborgen en met inacht
neming daarvan tracht de performance van bedrijfsprocessen te verhogen: het
records management. Erkenning van de specifieke inbreng van records manage
ment, namelijk het bevorderen van de prestatiedoelstelling rechtmatigheid
binnen organisaties, zou de performance-verbeterende kracht van de beschreven
instrumenten sterk optimaliseren. Op die wijze zou ook de 'responsiveness' van
organisaties ten zeerste verbeteren.
Inleiding
Het verdwijnen van het archiefstuk als een fysieke entiteit is één van de meest
intrigerende zaken in het digitale tijdperk. Archiefstukken in digitale vorm zijn
als het ware onzichtbaar, abstract, ongrijpbaar en vluchtig geworden. Het ver
trouwde papieren document is verdwenen. Archiefstukken van papier en perka
ment zijn fysieke overblijfselen uit het verleden en kunnen ons over activiteiten
uit die tijd vertellen. Ook als objecten geven zij ons een idee hoe het was, al was
het alleen maar, omdat we ze kunnen aanraken en ruiken. Hoewel digitale
archiefbescheiden hetzelfde doel dienen, zijn ze echter vluchtig. Als men niet de
juiste hulpmiddelen heeft, dan kan men ze zelfs niet zien, laat staan aanraken
of ruiken.
Door het toenemende gebruik van informatie- en communicatietechnologie
(ICT) wordt steeds meer informatie digitaal. Er zijn schattingen dat al zo'n 95%
van alle informatie in digitale vorm is en dat op dit moment daarvan meer dan
10% digitaal wordt uitgewisseld. Met electronic data interchange (EDI) kunnen
werkprocessen zelfs volledig automatisch worden uitgevoerd zonder enige mense
lijke tussenkomst. De vraag is nu, wat betekent dit alles voor medewerkers docu
mentaire informatieverzorging (DIV) en archivarissen en hoe dienen zij de
digitale archiefbescheiden te beheren, waarvoor zij verantwoordelijk zijn?
Een belangrijke activiteit in dit kader is het intellectueel beheer van archiefbe
scheiden. Wat betekent dat in een digitale wereld? Of met andere woorden,
welke invloed heeft de komst van digitale archiefbescheiden op het intellectueel
beheer? In het navolgende wil ik ingaan op enige belangrijke ontwikkelingen op
het terrein van archiefvorming en archiefbeheer als gevolg van het gebruik van
ICT. In het bijzonder betreft dit de rol van metadata en contextgegevens bij het
beschrijven van archiefbescheiden.2 Daarbij komt ook de rol van bestaande stan
daards voor toegankelijk maken (archivistisch beschrijven) aan de orde, zoals
deze zijn vastgesteld in ISAD/G en ISAAR.
DE KWALITEIT VAN HET ARCHIEF EN HET ARCHIEFBEHEER
120
HANS HOFMAN
1 Dit artikel is een Nederlandse bewerking van een voordracht gehouden tijdens de 5th European
Conference on Archives, op 27-30 mei 1997 in Barcelona: Hans Hofman, "Dealing with electronic records:
intellectual control of records in the digital age", Janus (1998.1), pp. 153-163.
2 De termen metadata en contextgegevens worden veel gebruikt de laatste tijd. Met metadata wordt niet
meer of minder bedoeld dan gegevens over gegevens, met contextgegevens gegevens over de context, waarin
archiefbescheiden zijn ontstaan en gebruikt. Zie mijn, elders in dit jaarboek opgenomen, artikel "De digita
le archivaris: een nieuwe wereld".
121
