records management daarbinnen een vergeten voorwaarde. We zullen in dit artikel de instrumenten die document-intensieve organisaties in het licht van performance-verbetering gebruiken aan de orde stellen. Wij zullen deze instru menten bezien in het licht van het records management; we zullen dan ook met de beschrijving daarvan aanvangen. Records management Records management is de term gebruikelijk in de Angelsaksische wereld voor wat in Nederland documentaire informatievoorziening of documentaire informatie verzorging wordt genoemd. Wij hebben documentaire informatievoorziening eerder al omschreven als: 'ongeacht de gegevensdrager': de systematische archivering, het toegankelijk maken en het beheer van actuele en niet-actuele bestuurlijke gegevens; de verstrekking van informatie daaruit ten behoeve van de bestuurlijke informatievoorziening en het management; de controle op het voortgangsproces binnen de bestuurlijke informatievoor ziening; en de selectie en vernietiging van binnen het administratieve en bestuurlijke proces onbelangrijke gegevens.3 Deze omschrijving verdient een nadere aanscherping. Uiteindelijk gaat het in het records management binnen een organisatie: om het beheer van procesgebonden archiefdocumenten: documenten ontvangen of opgemaakt uit hoofde van activiteiten of vervulling van taken en die inzake deze activiteiten of taken als bewijs kunnen dienen. In het records management worden de reële archiefdocumenten beheerd, zoals ze zijn ontvangen of opgemaakt, en in een virtuele omgeving als samenstel van gegevens (dus als archiefdocument) en per archiefdocument in een onder linge, door vorm bepaalde samenhang; om het beheer van proces-eigen archiefdocumenten, die meta-archiefdocu- menten die de stuur- en contextgegevens bevatten van de procesgebonden archiefdocumenten. Binnen het records management wordt zeer grote nadruk gelegd op de ontwikke ling van een recordkeeping system. Een recordkeeping system behelst een zodani ge vastlegging van archiefdocumenten (eventueel conversie, bewaring en selectie) dat de juistheid en volledigheid in alle omstandigheden gewaarborgd zijn. Het is een tweeledig systeem: een record system dat als daadwerkelijk (digi taal) archiefsysteem functioneert en een record keeping system, dat de organisa torische eisen en functionaliteiten beschrijft waaraan het record system tegemoet moet komen. Een recordkeeping system waarborgt de aannemelijkheid en/of het bewijs dat de (beheerde en/of naar buiten gebrachte) archiefdocumenten zijn zoals deze op een eerder moment, soms jaren eerder, zijn geweest. Dit impliceert dat de archiefdocumenten en de gegevens waaruit deze zijn samengesteld dienen te vol doen aan een aantal eisen, naast het feit dat de bewaring van gegevens aan wet en regelgeving onderhevig is. Voldoen aan de bepalingen uit wet- en regelgeving is een fundamentele en absolute voorwaarde voor een recordkeeping system; dit is immers ook een absolute voorwaarde voor het vigerende records management. Het records management beïnvloedt daarmee de prestatiedoelstelling rechtmatigheid optimaal. De te stellen eisen zijn onafhankelijk van de gebruikte informatietech nologie, dienen in onderlinge relatie te worden bezien en betreffen: de integriteit: de mate waarin de archiefdocumenten in overeenstemming zijn met het afgebeelde deel van de realiteit, waarbij niets ten onrechte is toe gevoegd, verdwenen of achtergehouden; de authenticiteit: de mate waarin, ongeacht de gebruikte compressiemetho- diek, de archiefdocumenten de juiste oorspronkelijke vorm en inhoud bevat ten (dit betekent: de samenstellende gegevens in dezelfde configuratie en met hetzelfde formulier als bij ontvangst, verzending of creatie) van het afgebeel de deel van de realiteit; de controleerbaarheid: de mate waarin de archiefdocumenten (en de samen stellende gegevens) toetsbaar zijn; de historiciteit: de mate waarin de actualiteit van de gegevens in de tijd wordt vastgehouden, waardoor het mogelijk wordt integriteit, authenticiteit en controleerbaarheid gedurende de bewaartermijn van de archiefdocumenten in stand te houden. Met name de historiciteit van de gegevens garandeert de reproduceerbaarheid van een archiefdocument. Records management draagt door dit alles wezenlijk bij aan de performance van een organisatie, met name in de prestatiedoelstelling rechtmatigheid, hoewel in de beheersaspecten van opslag, distributie, ter beschikking stelling en toegankelijk heid ook de prestatiedoelstelling doelmatigheid zeer positief wordt beïnvloed. In het vervolg van dit artikel zullen wij zien in hoeverre het records management een rol zou kunnen vervullen bij de realisatie van een aantal andere performance- verbeterende instrumenten. Informatietechnologie Computer- of informatietechnologische ontwikkelingen hebben in steeds sneller tempo en steeds turbulenter de ontwikkelingen op informatiegebied binnen bedrijven bepaald.4 De ontwikkelingen binnen de informatietechnologie (IT) kunnen in een aantal fasen worden samengevat: eilandautomatisering: het stapsgewijs verbeteren van het bedrijfsproces door de vervanging van menselijke arbeid door automaten. De bedoeling is met name de verhoging van de efficiency van het routinematige, operationele werk. Toepassingen worden los van elkaar op specifieke te automatiseren pro ductiefuncties ingezet, vaak nog met eigen technische structuren. De structuur van de bedrijfsprocessen wordt over het algemeen niet gewijzigd; informatisering: toepassingen gaan deel uitmaken van een algemene archi tectuur, waarbinnen een afstemming plaatsvindt tussen gegevensstructuren, DE KWALITEIT VAN HET ARCHIEF EN HET ARCHIEFBEHEER 3 G.J. van Bussel, "Informatieselectie", W.M.G. Beckers, G.J. van Bussel, Bewaren van informatie. Wet- en regelgeving in de praktijk (Alphen aan den Rijn, 1995-1996), p. A3140; G.J van Bussel, "Informatieselectie. Gedachten over noodzaak, organisatie, aanpak en beleid", Nederlands Archievenblad 98 (1994), pp. 59-66. 108 GEERT-JAN VAN BUSSEL C.S. VERGETEN VOORWAARDEN 4 J.J. Cash Jr., F.W. McFarlan, J.L. McKenney, Corporate Information Systems Management. The issues facing senior executives (Homewood 111., 19923), pp. 1-7; Ch. Wiseman, Strategy and computers. Information Systems as competitive weapons (Homewood, 111., 1985), pp. 203-225. 109

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 1999 | | pagina 56