records management daarbinnen een vergeten voorwaarde. We zullen in dit
artikel de instrumenten die document-intensieve organisaties in het licht van
performance-verbetering gebruiken aan de orde stellen. Wij zullen deze instru
menten bezien in het licht van het records management; we zullen dan ook met
de beschrijving daarvan aanvangen.
Records management
Records management is de term gebruikelijk in de Angelsaksische wereld voor wat
in Nederland documentaire informatievoorziening of documentaire informatie
verzorging wordt genoemd. Wij hebben documentaire informatievoorziening
eerder al omschreven als: 'ongeacht de gegevensdrager':
de systematische archivering, het toegankelijk maken en het beheer van
actuele en niet-actuele bestuurlijke gegevens;
de verstrekking van informatie daaruit ten behoeve van de bestuurlijke
informatievoorziening en het management;
de controle op het voortgangsproces binnen de bestuurlijke informatievoor
ziening; en
de selectie en vernietiging van binnen het administratieve en bestuurlijke
proces onbelangrijke gegevens.3
Deze omschrijving verdient een nadere aanscherping. Uiteindelijk gaat het in het
records management binnen een organisatie:
om het beheer van procesgebonden archiefdocumenten: documenten
ontvangen of opgemaakt uit hoofde van activiteiten of vervulling van taken
en die inzake deze activiteiten of taken als bewijs kunnen dienen. In het
records management worden de reële archiefdocumenten beheerd, zoals ze
zijn ontvangen of opgemaakt, en in een virtuele omgeving als samenstel van
gegevens (dus als archiefdocument) en per archiefdocument in een onder
linge, door vorm bepaalde samenhang;
om het beheer van proces-eigen archiefdocumenten, die meta-archiefdocu-
menten die de stuur- en contextgegevens bevatten van de procesgebonden
archiefdocumenten.
Binnen het records management wordt zeer grote nadruk gelegd op de ontwikke
ling van een recordkeeping system. Een recordkeeping system behelst een zodani
ge vastlegging van archiefdocumenten (eventueel conversie, bewaring en
selectie) dat de juistheid en volledigheid in alle omstandigheden gewaarborgd
zijn. Het is een tweeledig systeem: een record system dat als daadwerkelijk (digi
taal) archiefsysteem functioneert en een record keeping system, dat de organisa
torische eisen en functionaliteiten beschrijft waaraan het record system
tegemoet moet komen.
Een recordkeeping system waarborgt de aannemelijkheid en/of het bewijs dat de
(beheerde en/of naar buiten gebrachte) archiefdocumenten zijn zoals deze op
een eerder moment, soms jaren eerder, zijn geweest. Dit impliceert dat de
archiefdocumenten en de gegevens waaruit deze zijn samengesteld dienen te vol
doen aan een aantal eisen, naast het feit dat de bewaring van gegevens aan wet
en regelgeving onderhevig is. Voldoen aan de bepalingen uit wet- en regelgeving
is een fundamentele en absolute voorwaarde voor een recordkeeping system; dit is
immers ook een absolute voorwaarde voor het vigerende records management. Het
records management beïnvloedt daarmee de prestatiedoelstelling rechtmatigheid
optimaal. De te stellen eisen zijn onafhankelijk van de gebruikte informatietech
nologie, dienen in onderlinge relatie te worden bezien en betreffen:
de integriteit: de mate waarin de archiefdocumenten in overeenstemming
zijn met het afgebeelde deel van de realiteit, waarbij niets ten onrechte is toe
gevoegd, verdwenen of achtergehouden;
de authenticiteit: de mate waarin, ongeacht de gebruikte compressiemetho-
diek, de archiefdocumenten de juiste oorspronkelijke vorm en inhoud bevat
ten (dit betekent: de samenstellende gegevens in dezelfde configuratie en met
hetzelfde formulier als bij ontvangst, verzending of creatie) van het afgebeel
de deel van de realiteit;
de controleerbaarheid: de mate waarin de archiefdocumenten (en de samen
stellende gegevens) toetsbaar zijn;
de historiciteit: de mate waarin de actualiteit van de gegevens in de tijd wordt
vastgehouden, waardoor het mogelijk wordt integriteit, authenticiteit en
controleerbaarheid gedurende de bewaartermijn van de archiefdocumenten
in stand te houden. Met name de historiciteit van de gegevens garandeert de
reproduceerbaarheid van een archiefdocument.
Records management draagt door dit alles wezenlijk bij aan de performance van een
organisatie, met name in de prestatiedoelstelling rechtmatigheid, hoewel in de
beheersaspecten van opslag, distributie, ter beschikking stelling en toegankelijk
heid ook de prestatiedoelstelling doelmatigheid zeer positief wordt beïnvloed.
In het vervolg van dit artikel zullen wij zien in hoeverre het records management
een rol zou kunnen vervullen bij de realisatie van een aantal andere performance-
verbeterende instrumenten.
Informatietechnologie
Computer- of informatietechnologische ontwikkelingen hebben in steeds sneller
tempo en steeds turbulenter de ontwikkelingen op informatiegebied binnen
bedrijven bepaald.4 De ontwikkelingen binnen de informatietechnologie (IT)
kunnen in een aantal fasen worden samengevat:
eilandautomatisering: het stapsgewijs verbeteren van het bedrijfsproces door
de vervanging van menselijke arbeid door automaten. De bedoeling is met
name de verhoging van de efficiency van het routinematige, operationele
werk. Toepassingen worden los van elkaar op specifieke te automatiseren pro
ductiefuncties ingezet, vaak nog met eigen technische structuren.
De structuur van de bedrijfsprocessen wordt over het algemeen niet gewijzigd;
informatisering: toepassingen gaan deel uitmaken van een algemene archi
tectuur, waarbinnen een afstemming plaatsvindt tussen gegevensstructuren,
DE KWALITEIT VAN HET ARCHIEF EN HET ARCHIEFBEHEER
3 G.J. van Bussel, "Informatieselectie", W.M.G. Beckers, G.J. van Bussel, Bewaren van informatie. Wet- en
regelgeving in de praktijk (Alphen aan den Rijn, 1995-1996), p. A3140; G.J van Bussel, "Informatieselectie.
Gedachten over noodzaak, organisatie, aanpak en beleid", Nederlands Archievenblad 98 (1994), pp. 59-66.
108
GEERT-JAN VAN BUSSEL C.S. VERGETEN VOORWAARDEN
4 J.J. Cash Jr., F.W. McFarlan, J.L. McKenney, Corporate Information Systems Management. The issues facing
senior executives (Homewood 111., 19923), pp. 1-7; Ch. Wiseman, Strategy and computers. Information
Systems as competitive weapons (Homewood, 111., 1985), pp. 203-225.
109