Vergeten voorwaarden De rol van het records management in het verbeteren van de performance van een organisatie Inleiding Managers van bedrijven willen een zodanig flexibele organisatie dat snel op veranderende marktomstandigheden kan worden ingespeeld. Ze willen een orga nisatie die in staat is elke prijswijziging van de concurrent te beantwoorden, die innovatief genoeg is om met gebruikmaking van de nieuwste technologie het product- en dienstenpakket up-to-date te houden en die in staat is kwaliteit te combineren met klantvriendelijkheid. En dat is een absolute noodzakelijkheid want de wereld wordt steeds complexer. Veranderingen worden onvoorspelbaar en klanten veeleisender. De informatietechnologie creëert nieuwe problemen, maar ook ongekende mogelijkheden. Ieder bedrijf, elk instituut, wenst een 'responsive organization'1 te creëren, wenst een manier te vinden om de uitda gingen waarmee het wordt geconfronteerd snel en effectief te beantwoorden. Bedrijven die daar niet in slaagden verloren hun markt aan buitenlandse concur renten of aan kleinere, innovatieve bedrijven, die wél konden beantwoorden aan de wensen en eisen van de klant. Deze 'drive to responsiveness' wordt in ieder bedrijf of overheidsorgaan aan getroffen. Binnen document-intensieve organisaties is een logische consequentie daarvan een grotere nadruk op de performance van processen en de werk- en/of documentstromen die aan deze processen verbonden zijn.2 Performance kan worden vertaald in de volgende prestatiedoelstellingen, die elkaar tijdens de reali sering onderling (zowel positief als negatief) beïnvloeden: doelmatigheid, tot uitdrukking komend in levertijd, leverbetrouwbaarheid, effectiviteit, efficiency, productkwaliteit, behoeftenafstemming en produc- tenbeheer; rechtmatigheid, waarbij zowel de totstandkoming van als de eindproducten zelf (de archiefdocumenten) controleerbaar in overeenstemming zijn met wet- en (interne en externe) regelgeving, zodat de rechts- en bewijspositie van de organisatie is gewaarborgd en aan verantwoordingsverplichtingen kan worden voldaan. Iedere document-intensieve organisatie heeft een aantal instrumenten gebruikt of in gebruik die er op gericht zijn de performance te verbeteren. In onze optiek is 106 GEERT-JAN VAN BUSSEL /FERDINAND ECTOR GERT VAN DER PIJL PIET RIBBERS 1 J.L. Gibson, J.H. Donnelly, "Developing responsive organizational structures in market-oriented bank envi ronments", Journal of Retail Banking (1985), Fall, pp. 27-42. 2 J.L. Gibson, J.M. Ivancevich, J.H. Donnelly, Organizations. Behavior, structure, processes (Boston, 19917), pp. 647-649. 107

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 1999 | | pagina 55