Vergeten voorwaarden
De rol van het records management in het verbeteren
van de performance van een organisatie
Inleiding
Managers van bedrijven willen een zodanig flexibele organisatie dat snel op
veranderende marktomstandigheden kan worden ingespeeld. Ze willen een orga
nisatie die in staat is elke prijswijziging van de concurrent te beantwoorden, die
innovatief genoeg is om met gebruikmaking van de nieuwste technologie het
product- en dienstenpakket up-to-date te houden en die in staat is kwaliteit te
combineren met klantvriendelijkheid. En dat is een absolute noodzakelijkheid
want de wereld wordt steeds complexer. Veranderingen worden onvoorspelbaar
en klanten veeleisender. De informatietechnologie creëert nieuwe problemen,
maar ook ongekende mogelijkheden. Ieder bedrijf, elk instituut, wenst een
'responsive organization'1 te creëren, wenst een manier te vinden om de uitda
gingen waarmee het wordt geconfronteerd snel en effectief te beantwoorden.
Bedrijven die daar niet in slaagden verloren hun markt aan buitenlandse concur
renten of aan kleinere, innovatieve bedrijven, die wél konden beantwoorden
aan de wensen en eisen van de klant.
Deze 'drive to responsiveness' wordt in ieder bedrijf of overheidsorgaan aan
getroffen. Binnen document-intensieve organisaties is een logische consequentie
daarvan een grotere nadruk op de performance van processen en de werk- en/of
documentstromen die aan deze processen verbonden zijn.2 Performance kan
worden vertaald in de volgende prestatiedoelstellingen, die elkaar tijdens de reali
sering onderling (zowel positief als negatief) beïnvloeden:
doelmatigheid, tot uitdrukking komend in levertijd, leverbetrouwbaarheid,
effectiviteit, efficiency, productkwaliteit, behoeftenafstemming en produc-
tenbeheer;
rechtmatigheid, waarbij zowel de totstandkoming van als de eindproducten
zelf (de archiefdocumenten) controleerbaar in overeenstemming zijn met
wet- en (interne en externe) regelgeving, zodat de rechts- en bewijspositie van
de organisatie is gewaarborgd en aan verantwoordingsverplichtingen kan
worden voldaan.
Iedere document-intensieve organisatie heeft een aantal instrumenten gebruikt
of in gebruik die er op gericht zijn de performance te verbeteren. In onze optiek is
106
GEERT-JAN VAN BUSSEL /FERDINAND ECTOR
GERT VAN DER PIJL PIET RIBBERS
1 J.L. Gibson, J.H. Donnelly, "Developing responsive organizational structures in market-oriented bank envi
ronments", Journal of Retail Banking (1985), Fall, pp. 27-42.
2 J.L. Gibson, J.M. Ivancevich, J.H. Donnelly, Organizations. Behavior, structure, processes (Boston, 19917),
pp. 647-649.
107