Tabel 6.1
Kwaliteitseisen aan archiefbeschrijvingen
Tabel 6.2
Kwaliteit van het beschrijvingssysteem vanuit het gezichtspunt van de gebruiker
Kwalitatief hoogstaande dienstverlening, of dat nu in een archiefdienst of in een
afdeling documentaire informatievoorziening plaatsvindt, begint met het zorgen
voor kwalitatief goede archivering en de zorg voor een kwalitatief goed metadata
systeem. ISO 9000 systemen richten zich vooral op het proces en de procedures:
zijn die goed beschreven en is er toezicht op de naleving ervan. Garantie voor
kwaliteit van producten leveren ze niet. Een baliemedewerker kan netjes met
twee woorden spreken, een vriendelijk gezicht hebben, maar de klant toch de ver
keerde kant op sturen. Uiteraard zijn de procedurele aspecten wel van belang.
Samen met de inhoudelijke kwaliteitsaspecten moeten ze leiden tot een compleet
archivistisch kwaliteitsysteem.
Voor een archiefdienst is, naast dienstverlening en het toegangenapparaat, de
wijze waarop acquisitie en macroselectie worden uitgevoerd kwaliteitsbepalend.
Deze processen vormen immers de collectie, zowel in termen van volledigheid als
in termen van relevantie. Het is dan ook verklaarbaar dat de discussie tussen
klant en leverancier de laatste jaren steeds meer over die onderwerpen gaat. In de
verdere ontwikkeling van een archivistische kwaliteitstheorie zal het onderwerp
selectie in het algemeen in belangrijke mate de agenda bepalen.
DE KWALITEIT VAN HET ARCHIEF EN HET ARCHIEFBEHEER
Attributen
Toelichting
juistheid
Is de beschrijving een getrouwe afbeelding van (vorm en inhoud van)
het document, of de documentengroep (dossier, serie).
Volledigheid
Zijn alle wezenlijke kenmerken van de eenheid beschreven.
Actualiteit
Is de beschrijving nog in overeenstemming met de toestand van de
documentenverzameling.
Nauwkeurigheid Is de gedetailleerdheid van de beschrijving in overeenstemming met de
behoefte.
Attributen Aspecten
Betrouwbaarheid juistheid
Volledigheid
Geoorloofdheid
Tijdigheid
Continuïteit Bedrijfszekerheid
Veerkracht
Herstelbaarheid
Degradatiemogelijkheid
Uitwijkmogelijkheid
Efficiency Snelheid
Gebruiksvriendelijkheid
Zuinigheid
Aansluiting op
handmatige procedures
Effectiviteit Dekkingsgraad van
de bedrijfsfuncties
Beschikbaarheid
Bruikbaarheid
Ondersteuning van de
besluitvorming
Ondersteuning van de
eindgebruikers
Toelichting
Reageert het systeem op een correcte wijze op
een vraag (query).
Beschrijft het systeem alle documenteenheden
(ook b.v. in geval van een archiefdienst: is het
archievenoverzicht compleet).
Verandert het systeem de structuur en inhoud
van de beschrijvende informatie niet. Is duide
lijk wat de beheerder toevoegt.
Krijgt een gebruiker op tijd de antwoorden op
zijn vragen.
Wat in tabel 5.2 over de continuïteit van
archiveringssystemen is gezegd, geldt ook voor
beschrijvingssystemen.
De doelmatigheid wordt beschouwd vanuit
het gezichtspunt van de gebruiker: hoe weinig
tijd kost het hem/haar, hoe gemakkelijk is het
systeem te integreren in het onderzoek. Gaan
zoeken en aanvragen samen.
In de context van beschrijvingssystemen
moeten onder bedrijfsfuncties de onderzoeks
processen worden verstaan: zoeken,
interpreteren, aanvragen.
Zijn de beschrijvingen alleen op het archief te
raadplegen, of kan een gebruiker ze ook van de
werkplek of vanuit huis benaderen.
Heeft het metadatasysteem praktische betekenis
voor de gebruiker, levert het toegevoegde
waarde.
In hoeverre helpt het systeem de juiste aanvraag-
beslissingen te nemen.
Krijgt de gebruiker adequaat antwoord op
vragen met betrekking tot het systeem.
104
PETER HORSMAN ARCHIEFSYSTEMEN EN KWALITEIT
7. Kwaliteit van de archiefdienstverlening en de archiefdienst
105