Tabel 6.1 Kwaliteitseisen aan archiefbeschrijvingen Tabel 6.2 Kwaliteit van het beschrijvingssysteem vanuit het gezichtspunt van de gebruiker Kwalitatief hoogstaande dienstverlening, of dat nu in een archiefdienst of in een afdeling documentaire informatievoorziening plaatsvindt, begint met het zorgen voor kwalitatief goede archivering en de zorg voor een kwalitatief goed metadata systeem. ISO 9000 systemen richten zich vooral op het proces en de procedures: zijn die goed beschreven en is er toezicht op de naleving ervan. Garantie voor kwaliteit van producten leveren ze niet. Een baliemedewerker kan netjes met twee woorden spreken, een vriendelijk gezicht hebben, maar de klant toch de ver keerde kant op sturen. Uiteraard zijn de procedurele aspecten wel van belang. Samen met de inhoudelijke kwaliteitsaspecten moeten ze leiden tot een compleet archivistisch kwaliteitsysteem. Voor een archiefdienst is, naast dienstverlening en het toegangenapparaat, de wijze waarop acquisitie en macroselectie worden uitgevoerd kwaliteitsbepalend. Deze processen vormen immers de collectie, zowel in termen van volledigheid als in termen van relevantie. Het is dan ook verklaarbaar dat de discussie tussen klant en leverancier de laatste jaren steeds meer over die onderwerpen gaat. In de verdere ontwikkeling van een archivistische kwaliteitstheorie zal het onderwerp selectie in het algemeen in belangrijke mate de agenda bepalen. DE KWALITEIT VAN HET ARCHIEF EN HET ARCHIEFBEHEER Attributen Toelichting juistheid Is de beschrijving een getrouwe afbeelding van (vorm en inhoud van) het document, of de documentengroep (dossier, serie). Volledigheid Zijn alle wezenlijke kenmerken van de eenheid beschreven. Actualiteit Is de beschrijving nog in overeenstemming met de toestand van de documentenverzameling. Nauwkeurigheid Is de gedetailleerdheid van de beschrijving in overeenstemming met de behoefte. Attributen Aspecten Betrouwbaarheid juistheid Volledigheid Geoorloofdheid Tijdigheid Continuïteit Bedrijfszekerheid Veerkracht Herstelbaarheid Degradatiemogelijkheid Uitwijkmogelijkheid Efficiency Snelheid Gebruiksvriendelijkheid Zuinigheid Aansluiting op handmatige procedures Effectiviteit Dekkingsgraad van de bedrijfsfuncties Beschikbaarheid Bruikbaarheid Ondersteuning van de besluitvorming Ondersteuning van de eindgebruikers Toelichting Reageert het systeem op een correcte wijze op een vraag (query). Beschrijft het systeem alle documenteenheden (ook b.v. in geval van een archiefdienst: is het archievenoverzicht compleet). Verandert het systeem de structuur en inhoud van de beschrijvende informatie niet. Is duide lijk wat de beheerder toevoegt. Krijgt een gebruiker op tijd de antwoorden op zijn vragen. Wat in tabel 5.2 over de continuïteit van archiveringssystemen is gezegd, geldt ook voor beschrijvingssystemen. De doelmatigheid wordt beschouwd vanuit het gezichtspunt van de gebruiker: hoe weinig tijd kost het hem/haar, hoe gemakkelijk is het systeem te integreren in het onderzoek. Gaan zoeken en aanvragen samen. In de context van beschrijvingssystemen moeten onder bedrijfsfuncties de onderzoeks processen worden verstaan: zoeken, interpreteren, aanvragen. Zijn de beschrijvingen alleen op het archief te raadplegen, of kan een gebruiker ze ook van de werkplek of vanuit huis benaderen. Heeft het metadatasysteem praktische betekenis voor de gebruiker, levert het toegevoegde waarde. In hoeverre helpt het systeem de juiste aanvraag- beslissingen te nemen. Krijgt de gebruiker adequaat antwoord op vragen met betrekking tot het systeem. 104 PETER HORSMAN ARCHIEFSYSTEMEN EN KWALITEIT 7. Kwaliteit van de archiefdienstverlening en de archiefdienst 105

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 1999 | | pagina 54