Tabel 5.3
Kwaliteit van het archiveringssysteem vanuit het gezichtspunt van het beheer
Kwaliteit van het ontwikkelproces.
Deze kwaliteitsdimensie wordt niet nader uitgewerkt. Het gaat om de kwaliteit
van het proces waarmee een archiveringsysteem wordt ontwikkeld en onderhou
den. Verantwoordelijken voor die kwaliteit zijn, afhankelijk van de context, de
maatschappij (politiek), archiefvormende organisaties, recordkeeping professio
nals en systeemontwikkelaars.
De kwaliteit van het metadatasysteem (beschrijvingsysteem) kunnen we op
analoge wijze bepalen, ook weer in vier modules:
1. Kwaliteit van de informatie (de metadata);
2. Kwaliteit van het metadatasysteem (gebruikersperspectief);
3. Kwaliteit van het metadatasysteem (beheersperspectief);
4. Kwaliteit van het proces waarin metadata systemen ontwikkeld worden.
Duranti c.s van de University of British Columbia hebben kwaliteitsaspecten van
metadatasystemen voor digitale archiefdocumenten onderzocht. Vergelijkbare
onderzoeken vinden ook plaats in Australië en in de Verenigde Staten.
Metadatasystemen kunnen echter niet los gezien worden van beschrijvings
systemen.40 Enerzijds zijn ze breder, doordat ze ook technische gegevens en
beheersgegevens bevatten; anderzijds kunnen ze ook beperkter zijn, doordat
archivarissen als toegevoegde waarde extra contextuele en verklarende
informatie leveren.
Technische metadata (over digitale documenten) dienen vooral het beheer van
documenten. De voornaamste directe belanghebbende is de archivaris zelf, die ze
nodig heeft voor onderhoud (conversie, migratie) en beschikbaarstelling (repre
sentatie).
Ook voor beheersgegevens is de archivaris de eerste belanghebbende.
Beheersgegevens maken verantwoording over het gedrag van het archiverings
systeem mogelijk.
Beschrijvende metadata zijn primair van belang voor de gebruiker, of deze nu
deel uit maakt van de organisatie die de archiefdocumenten vormde, of een
externe onderzoeker is. De volgende tabellen geven een indruk van de kwaliteits
eisen die gebruikers specifiek aan beschrijvende informatie zouden kunnen
stellen; dus aan toegangen, op papier en in digitale vorm. Het beheersperspectief
werken we niet nader uit, tabel 5.3 kan zonder veel moeite toegepast worden.
DE KWALITEIT VAN HET ARCHIEF EN HET ARCHIEFBEHEER
Attributen
Aspecten
Toelichting
Flexibiliteit
Onderhoudbaarheid Correctief onderhoud
Adaptief onderhoud
Perfectief onderhoud
Onderhoud van de
functionaliteit
Testbaarheid
Portabiliteit
Algemeen gezegd: hoe gemakkelijk kan de
wijze van archivering worden aangepast aan
veranderende wensen en omstandigheden.
Dit geldt voor handmatige en voor geautomati
seerde systemen. Onder meer bij de aanschaf
van standaardpakketten is het van belang hier
op te letten.
Dit kwaliteitsattribuut hangt deels samen met
flexibiliteit. Onderhoud kan noodzakelijk zijn
vanwege veranderingen in de technologie of
door veranderingen in de gebruiksomgeving.
Ook handmatige systemen behoeven
onderhoud, denk b.v. aan een classificatie.
Voordat een applicatie in gebruik wordt
genomen, wordt ze getest. Idealiter zijn alle
fouten eruit gehaald voordat ze in gebruik wordt
genomen. Dat betekent dus dat zo'n applicatie
testbaar moet zijn.
Hoe gemakkelijk kan een geautomatiseerde
applicatie van het ene platform naar het andere
worden overgedragen, bijvoorbeeld van
Windows naar Unix.
Voor een archiveringsysteem is portabiliteit van
groot belang. Met enige fantasie is portabiliteit
ook op handmatige systemen van toepassing,
b.v. in geval van overbrenging van het archief
naar een archiefbewaarplaats.
Connectiviteit
Externe connectiviteit Hoe gemakkelijk sluit het archiveringssysteem
aan op de bedrijfssystemen, bijvoorbeeld op
kantoorautomatisering, of databases. In het
algemeen geldt dat de wijze van archivering
goed moet aansluiten op de administratieve
procedures.
Interne connectiviteit
Herbruikbaarheid
Geschiktheid van de
infrastructuur
Het archiveringssysteem bestaat uit een aantal
modules. Hoe goed zijn deze onderling op elkaar
afgestemd.
Geen applicatie heeft het eeuwige leven. Kan bij
vervanging van een systeem een deel van het
oude nog worden gebruikt. Is op zijn minst het
ontwerp nog bruikbaar? Archivering is een
ondersteunende bedrijfsfunctie met een levens
duur die even lang is als het bedrijf. Dat stelt
eisen aan de duurzaamheid van het ontwerp.
Draait de software van het archiveringsysteem
probleemloos in de bestaande technische
infrastructuur.
102
PETER HORSMAN ARCHIEFSYSTEMEN EN KWALITEIT
6. Kwaliteit van het metadatasysteem
40 Zie onder meer het artikel van Cunningham in dit jaarboek. Ook: H. MacNeil, "Metadata strategies and
archival descriptions: comparing apples with oranges", Archivaria 39 (Spring 1995), pp. 22-32.
103
