Niet alleen de kwaliteit van het individuele document is belangrijk, ook de
kwaliteit van de aggregaties, de archiefbestanddelen en van het archief in zijn
geheel.
Het archiveringssysteem is niet verantwoordelijk voor de initiële kwaliteit van
het document, wel voor het behoud van kwaliteit. Of een document bij creatie de
vereiste kwaliteit bezit, hangt af van het proces dat het creëert en van het proces
dat de documenten vervaardigt (secretarie). Het archiveringssysteem moet wel
kennis hebben van de kwaliteitseisen, om bij opname te kunnen vaststellen of
het document aan de eisen voldoet.
Archiefdocumenten moeten aan hogere kwaliteitseisen voldoen dan de infor
matiekundige literatuur vermeldt. De archiefwetenschap en de diplomatiek
voegen de kwaliteitsattributen authenticiteit, oorspronkelijkheid en betrouw
baarheid toe. Recente literatuur over digitale documenten noemt nog enkele
attributen: leesbaarheid, interpreteerbaarheid en behoud van vorm.39
Tabel 5.1
Kwaliteit van archiefdocumenten (de informatiedimensie); de waarde van
de documenten voor de organisatie en externe belanghebbenden
Kwaliteit van het archiveringssysteem (gezichtspunt van de gebruiker)
We noemden eerder een archiveringssysteem een bijzonder soort informatiesys
teem. Het voorziet de organisatie van kwalitatief hoogwaardige informatie,
namelijk archiefdocumenten. Dat wil dus zeggen, dat de informatie geacht mag
worden volledig, authentiek en betrouwbaar te zijn, dat de informatie blijk geeft
van de activiteiten van de organisatie, bruikbaar is voor het afleggen van verant
woording en kan fungeren als kennisbron. Het archiveringssysteem zorgt ervoor
dat de noodzakelijke kwaliteit van de informatie behouden blijft.
Tabel 5.2
Kwaliteit van het archiveringssysteem vanuit het gezichtspunt van de gebruiker
DE KWALITEIT VAN HET ARCHIEF EN HET ARCHIEFBEHEER
Attributen
Toelichting
Authenticiteit
Is het document wat het beweert te zijn; heeft het de vereiste autoriteit.
Oorspronkelijkheid
Is het document oorspronkelijk of een kopie.
Juistheid
Is het document een getrouwe afbeelding van het feit
waarvan het spreekt.
B etrouwbaarheid
(Vooral voor digitale documenten) Is het zeker dat het document
zoals dat gerepresenteerd wordt, niet is veranderd.
Volledigheid
Verschaft het document de informatie die de gebruiker nodig heeft;
is het document compleet (zijn alle noodzakelijke elementen aanwezig).
Actualiteit
Is het document nog in overeenstemming met de feiten, dan wel,
voorziet het document nog steeds in de informatiebehoeften van
gebruikers. Juist voor archiefdocumenten heeft de actualiteit een
historische waarde.
Nauwkeurigheid
Is de gedetailleerdheid van het document in overeenstemming met
de behoefte.
Leesbaarheid
Is het document nog leesbaar, al dan niet met behulp van apparatuur
en programmatuur.
Interpreteerbaarheid
Is de (oorspronkelijke) betekenis en functie van het document uit het
document en bijbehorende metadata afleidbaar.
Behoud van vorm
Heeft het document de oorspronkelijk vorm voldoende behouden.
39 Zie de onderzoeken van de universiteiten van Pittsburgh en British Columbia. Ook het ontwerp van de
(op artikel 12 van het Archiefbesluit 1995 berustende) ministeriële Regeling geordende en toegankelijke staat
1999 sluit daarbij aan.
100
PETER HORSMAN ARCHIEFSYSTEMEN EN KWALITEIT
Attributen Aspecten
Betrouwbaarheid Juistheid
Volledigheid
Geoorloofdheid
Tijdigheid
Continuïteit Bedrijfszekerheid
Veerkracht
Herstelbaarheid
Degradatie
mogelijkheid
Uitwijkmogelijkheid
Efficiency Snelheid
Gebruiksvriendelij kheid
Zuinigheid
Aansluiting op
handmatige procedures
Effectiviteit Dekkingsgraad van
de bedrijfsfuncties
Beschikbaarheid
Bruikbaarheid
Ondersteuning van
de besluitvorming
Toelichting
Bijvoorbeeld: bewaart het systeem de documen
ten die het moet bewaren op correcte wijze en
stelt het die beschikbaar aan diegenen die
daartoe het recht hebben. Worden de juiste
metadata vastgelegd.
Zorgt het systeem er voor dat alle archiefdocu
menten worden gearchiveerd.
Verandert het systeem de structuur en inhoud
van de informatie niet. (Dus ook: respecteert
een archiefdienst de archivistische beginselen.)
Krijgt een gebruiker de gevraagde documenten
op tijd.
De zekerheid dat het archiveringssysteem on
gestoord functioneert, b.v. de snelheid waar
mee computerstoringen worden opgevangen;
hoe adequaat vindt foutherstel daarna plaats.
Ook: hoe wordt ziekteverzuim van
personeel opgevangen.
Hoe weinig tijd kost het hem/haar, hoe
gemakkelijk is het systeem te integreren in het
dagelijkse werk. Omslachtige registratie door
de gebruiker bijvoorbeeld is niet efficiënt.
Hoe plezierig werkt het systeem.
In de context van archivering moeten onder
bedrijfsfuncties de processen van het archive
ringssysteem worden verstaan, dus: worden alle
archiveringsfuncties uitgevoerd.
Is het systeem voor alle gebruikers direct
beschikbaar, of moeten ze naar een centrale
plaats komen om stukken op te halen.
Heeft het archiveringssysteem praktische bete
kenis voor de gebruiker en zien ze dat ook in.
Als het archief zelf een rol speelt in de besluit
vorming, is het archiveringssysteem vanzelf
sprekend van belang.
Ondersteuning van Krijgt de gebruiker adequaat antwoord op
de eindgebruikers vragen met betrekking tot archivering.
101