Niet alleen de kwaliteit van het individuele document is belangrijk, ook de kwaliteit van de aggregaties, de archiefbestanddelen en van het archief in zijn geheel. Het archiveringssysteem is niet verantwoordelijk voor de initiële kwaliteit van het document, wel voor het behoud van kwaliteit. Of een document bij creatie de vereiste kwaliteit bezit, hangt af van het proces dat het creëert en van het proces dat de documenten vervaardigt (secretarie). Het archiveringssysteem moet wel kennis hebben van de kwaliteitseisen, om bij opname te kunnen vaststellen of het document aan de eisen voldoet. Archiefdocumenten moeten aan hogere kwaliteitseisen voldoen dan de infor matiekundige literatuur vermeldt. De archiefwetenschap en de diplomatiek voegen de kwaliteitsattributen authenticiteit, oorspronkelijkheid en betrouw baarheid toe. Recente literatuur over digitale documenten noemt nog enkele attributen: leesbaarheid, interpreteerbaarheid en behoud van vorm.39 Tabel 5.1 Kwaliteit van archiefdocumenten (de informatiedimensie); de waarde van de documenten voor de organisatie en externe belanghebbenden Kwaliteit van het archiveringssysteem (gezichtspunt van de gebruiker) We noemden eerder een archiveringssysteem een bijzonder soort informatiesys teem. Het voorziet de organisatie van kwalitatief hoogwaardige informatie, namelijk archiefdocumenten. Dat wil dus zeggen, dat de informatie geacht mag worden volledig, authentiek en betrouwbaar te zijn, dat de informatie blijk geeft van de activiteiten van de organisatie, bruikbaar is voor het afleggen van verant woording en kan fungeren als kennisbron. Het archiveringssysteem zorgt ervoor dat de noodzakelijke kwaliteit van de informatie behouden blijft. Tabel 5.2 Kwaliteit van het archiveringssysteem vanuit het gezichtspunt van de gebruiker DE KWALITEIT VAN HET ARCHIEF EN HET ARCHIEFBEHEER Attributen Toelichting Authenticiteit Is het document wat het beweert te zijn; heeft het de vereiste autoriteit. Oorspronkelijkheid Is het document oorspronkelijk of een kopie. Juistheid Is het document een getrouwe afbeelding van het feit waarvan het spreekt. B etrouwbaarheid (Vooral voor digitale documenten) Is het zeker dat het document zoals dat gerepresenteerd wordt, niet is veranderd. Volledigheid Verschaft het document de informatie die de gebruiker nodig heeft; is het document compleet (zijn alle noodzakelijke elementen aanwezig). Actualiteit Is het document nog in overeenstemming met de feiten, dan wel, voorziet het document nog steeds in de informatiebehoeften van gebruikers. Juist voor archiefdocumenten heeft de actualiteit een historische waarde. Nauwkeurigheid Is de gedetailleerdheid van het document in overeenstemming met de behoefte. Leesbaarheid Is het document nog leesbaar, al dan niet met behulp van apparatuur en programmatuur. Interpreteerbaarheid Is de (oorspronkelijke) betekenis en functie van het document uit het document en bijbehorende metadata afleidbaar. Behoud van vorm Heeft het document de oorspronkelijk vorm voldoende behouden. 39 Zie de onderzoeken van de universiteiten van Pittsburgh en British Columbia. Ook het ontwerp van de (op artikel 12 van het Archiefbesluit 1995 berustende) ministeriële Regeling geordende en toegankelijke staat 1999 sluit daarbij aan. 100 PETER HORSMAN ARCHIEFSYSTEMEN EN KWALITEIT Attributen Aspecten Betrouwbaarheid Juistheid Volledigheid Geoorloofdheid Tijdigheid Continuïteit Bedrijfszekerheid Veerkracht Herstelbaarheid Degradatie mogelijkheid Uitwijkmogelijkheid Efficiency Snelheid Gebruiksvriendelij kheid Zuinigheid Aansluiting op handmatige procedures Effectiviteit Dekkingsgraad van de bedrijfsfuncties Beschikbaarheid Bruikbaarheid Ondersteuning van de besluitvorming Toelichting Bijvoorbeeld: bewaart het systeem de documen ten die het moet bewaren op correcte wijze en stelt het die beschikbaar aan diegenen die daartoe het recht hebben. Worden de juiste metadata vastgelegd. Zorgt het systeem er voor dat alle archiefdocu menten worden gearchiveerd. Verandert het systeem de structuur en inhoud van de informatie niet. (Dus ook: respecteert een archiefdienst de archivistische beginselen.) Krijgt een gebruiker de gevraagde documenten op tijd. De zekerheid dat het archiveringssysteem on gestoord functioneert, b.v. de snelheid waar mee computerstoringen worden opgevangen; hoe adequaat vindt foutherstel daarna plaats. Ook: hoe wordt ziekteverzuim van personeel opgevangen. Hoe weinig tijd kost het hem/haar, hoe gemakkelijk is het systeem te integreren in het dagelijkse werk. Omslachtige registratie door de gebruiker bijvoorbeeld is niet efficiënt. Hoe plezierig werkt het systeem. In de context van archivering moeten onder bedrijfsfuncties de processen van het archive ringssysteem worden verstaan, dus: worden alle archiveringsfuncties uitgevoerd. Is het systeem voor alle gebruikers direct beschikbaar, of moeten ze naar een centrale plaats komen om stukken op te halen. Heeft het archiveringssysteem praktische bete kenis voor de gebruiker en zien ze dat ook in. Als het archief zelf een rol speelt in de besluit vorming, is het archiveringssysteem vanzelf sprekend van belang. Ondersteuning van Krijgt de gebruiker adequaat antwoord op de eindgebruikers vragen met betrekking tot archivering. 101

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 1999 | | pagina 52