Tabel 3.1
Dimensie 1:
Kwaliteit van de
informatie
Tabel 3.2
Dimensie 2:
Kwaliteit van het
informatiesysteem
voor de gebruiker
Tabel 3.3
Kwaliteit van
het systeem
voor de beheerder
Tabel 3.4
Kwaliteit van het
proces
Deel 2 Toepassing
Het kwaliteitsdenken is toepasbaar op verschillende beschouwingsniveaus van
archiefsystemen (zie paragraaf 2):
(a) Het archief als gegevens systeem van een organisatie;
(b) Het archief als gegevenssysteem voor de maatschappij;
(c) Het archiveringssysteem;
(d) Het metadatasysteem;
(e) De archiefdienst als meta archiveringssysteem.
In de volgende paragrafen worden de kwaliteitseisen gedefinieerd en wel zo
veel mogelijk onafhankelijk van de beherende instantie.37 Archivering of archief
beheer is eenzelfde functie, of nu een archiefvormer die uitvoert of een
archiefdienst. De niveaus (a), (b) en (c) voegen we dan ook samen. Het meta
datasysteem komt wel afzonderlijk aan de orde bij wijze van detaillering, vooral
als product van archivistisch beschrijven. Ook het geheel van toegangen kan
langs de maatlat van het kwaliteitsdenken gelegd worden.
Het niveau van de archiefdienst krijgt aan het slot een korte afzonderlijke
behandeling om de toegevoegde waarde vast te stellen. Dan zal het vooral gaan
om kwaliteit van acquisitie en macroselectie.
Elke paragraaf volgt de indeling in de vier hiervoor onderscheiden modules
van het kwaliteitssysteem. Geen van de volgende paragrafen zal de toepassing
overigens tot in detail uitwerken. Het ontwikkelen van een archivistisch kwali
teitssysteem vereist samenspraak tussen de verschillende belanghebbenden, en
zal doorgaans ook een kwestie van maatwerk zijn. We zullen hier volstaan met
een indicatie hoe de kwaliteitsattributen geïnterpreteerd en toegepast kunnen
worden in de context van archiefsystemen.
Kwaliteit van de informatie
De organisatie die het archief vormt is de voornaamste belanghebbende bij de
kwaliteit van de archiefdocumenten. Het zijn vooral juridische, financiële en
politieke (maatschappelijke) factoren die de kwaliteitseisen bepalen.38 Niet aan
alle documenten zullen dezelfde kwaliteitseisen gesteld worden: een kattebelletje
is geen koopakte. De eisen zijn afhankelijk van het proces waarin de documenten
een rol spelen, of naar verwachting in de toekomst een rol moeten spelen. Voor
het bepalen van kwaliteitseisen zijn die processen dan ook het startpunt.
DE KWALITEIT VAN HET ARCHIEF EN HET ARCHIEFBEHEER
Attributen
Juistheid
Volledigheid
Actualiteit
Nauwkeurigheid
Attributen
Aspecten
Betrouwbaarheid
Juistheid
Volledigheid
Geoorloofdheid
Tijdigheid
Continuïteit
Bedrijfszekerheid
Veerkracht
Herstelbaarheid
Degradatiemogelijkheid
Uitwijkmogelijkheid
Efficiëntie
Snelheid
Gebruiksvriendelijkheid
Zuinigheid
Aansluiting op handmatige procedures
Werkbaarheid van handmatige procedures
Effectiviteit
Dekkingsgraad van de bedrijfsfuncties
Beschikbaarheid
Bruikbaarheid
Ondersteuning van de besluitvorming
Ondersteuning van de eindgebruikers
Attributen
Aspecten
Flexibiliteit
Onderhoudbaarheid
Correctief onderhoud
Adaptief onderhoud
Perfectief onderhoud
Onderhoud van de functionaliteit
Testbaarheid
Portabiliteit
Connectiviteit
Externe connectiviteit
Interne connectiviteit
Herbruikbaarheid
Geschiktheid van
de infrastructuur
Attributen
Kwaliteitsvoorwaarden
Kwaliteitscontrole
Continuïteit
Volledigheid dienstverlening
Uitbesteding aan derden
98
PETER HORSMAN ARCHIEFSYSTEMEN EN KWALITEIT
4. Toepassingsgebieden archieven
5. Toepassingsgebied: kwaliteit van het archief en archiveringssysteem
37 Zie voor het concept van het records continuum, behalve de in deze bundel opgenomen bijdrage van Sue
McKemmish: F. Upward: "In search of the continuum: Ian Maclean's 'Australian Experience' essays on
recordkeeping", in: S. McKemmish, M. Piggot, eds., The Records continuum. Ian Maclean and Australian
Archives first fifty years (Clayton, 1994), pp. 110-130.
38 Zie het onderzoek van Duranti en Eastwood (University of British Columbia). Interessant is de benadering
vanuit de literary warrant. Zie: R. Cox, W. Duff, "Warrant and the Definition of Electronic Records:
Questions Arising from the Pittsburgh Project", Archives and Museum Informatics 11 (1997), pp. 223-231.
99
