teem heeft gedaan, in de vorm van de beheersgegevens, als onderdeel van de
metadata. Na overbrenging neemt een archiefdienst een aantal functies van het
oorspronkelijke archiveringssysteem over, met respect voor het voorafgaande.
Meestal voert een archiefdienst additioneel beschrijvingswerk uit; het zet in alle
gevallen bewaring voort. Selectie heeft in de regel al voor overbrenging plaats
gevonden; van verwijdering is geen sprake meer.
Aan welke prestatie-eisen (kwaliteitseisen) moeten archiveringssystemen en
archiefdiensten voldoen? Liggen die eisen voor dezelfde processen op hetzelfde
niveau voor een archiefdienst als voor het oorspronkelijke archiveringssysteem?
Voordat we nader op die vragen kunnen ingaan, zoeken we naar een bruikbaar
referentiekader voor een archivistisch kwaliteitsysteem. We ontlenen dat aan een
nauw aan de archivistiek verwante wetenschap: de informatiekunde.
Referentiekader
De meest recente en uitvoerige beschouwing in het Nederlandse taalgebied over
kwaliteit van informatiesystemen is de gids Kwaliteit van producten,31
De auteurs baseren zich op toonaangevende binnen- en buitenlandse literatuur,
alsmede op ISO standaards. Ook Bemelmans32, aan wie veel van het hierna vol
gende is ontleend, steunt op in hoge mate op de gids van Delen c.s. Uit het
Engelse taalgebied is gebruik gemaakt van het handboek van Davis en Olson.33
Dit hoofdstuk bespreekt kort en in algemene termen de onderscheiden kwali
teitsattributen. Omdat het hoofdstuk een samenvatting is van informatiekundi
ge theorie, hanteert het termen uit de informatiekunde. Dikwijls spreken die
voor zich, of zijn ze hiervoor toegelicht, zoals het begrip informatiesysteem. Het
zou dan ook niet al te moeilijk mogen zijn een vertaalslag te maken naar een
archiefomgeving en een beeld te vormen van de mogelijke relevantie. Soms is die
vertaalslag minder gemakkelijk te maken. Wat is, bijvoorbeeld, een applicatie en
wat is applicatieontwikkeling; zijn daarvoor equivalenten in de archivistiek.
Hoewel deel 2 daarop nader zal ingaan, helpt het de verstaanbaarheid van dit
hoofdstuk wanneer een enkele van deze termen wordt toegelicht.
Een applicatie is een afgebakend deel van de (geautomatiseerde) informatie
voorziening dat een bepaalde bedrijfsactiviteit van informatie voorziet.
Applicatie kan hetzelfde zijn als een informatiesysteem, het kan ook een onder
deel van een informatiesysteem zijn; dat ligt aan een aantal beheersfactoren die
er hier niet toe doen.34 Verschillende applicaties kunnen met eenzelfde database
werken; de ene applicatie kan bijvoorbeeld gegevens invoeren, een andere appli
catie kan juist ontworpen zijn om de database te bevragen.
96
Applicatieontwikkeling is dus het ontwerpen en bouwen van een informatiesys
teem, of een deel van een informatiesysteem. Wanneer we het archief als infor
matiesysteem zien, is applicatieontwikkeling het ontwerpen en realiseren van
functies voor archiefbeheer en toegankelijkheid; anders gezegd, het ontwikkelen
van een archiveringssysteem (recordkeeping system)
Kwaliteitsdimensies
Men kan vanuit twee gezichtspunten naar kwaliteit kijken, vanuit het perspectief
van de afnemer van het product, of vanuit het perspectief van de leverancier. Dat
geldt voor kwaliteit in het algemeen en in het bijzonder voor kwaliteit van infor
matiesystemen. Elk van deze kanten heeft weer twee aspecten. Aan de gebruiks-
kant gaat het zowel om de kwaliteit van de informatie zelf, als om de kwaliteit
van het systeem dat de informatie levert. Anders gezegd: hoe goed is wat ik krijg,
en hoe goed is de manier waarop ik het krijg. Aan de producentkant is de econo
mische kwaliteit van het systeem van belang, de afweging van gemaakte kosten
tegen wat het oplevert: hoe efficiënt levert het systeem de informatie.
Delen c.s. hanteren een indeling in vier dimensies: de procesdimensie, de stati
sche productdimensie, de dynamische productdimensie en de informatiedimen
sie. De procesdimensie betreft de kwaliteit van de werkzaamheden, het proces
waarmee de producten tot stand gebracht worden. Een kwalitatief hoogwaardig
proces maakt de kans op kwalitatief goede producten groter. In de procesdimen
sie onderkennen ze twee partijen, die beide de kwaliteit kunnen beïnvloeden: de
systeemontwikkelaars en de opdrachtgever, i.e. de gebruiker.35 De statische pro
ductdimensie heeft betrekking op de kwaliteit van de applicatie vanuit beheers-
perspectief. De dynamische productdimensie betreft de kwaliteit van de
applicatie vanuit gebruiksperspectief. De informatiedimensie betreft de kwaliteit
van de informatie die het systeem levert.36
Elk van de dimensies kent een aantal kwaliteitsattributen; kwaliteitsattribu
ten kunnen verder zijn onderverdeeld in kwaliteitsaspecten. De tabellen op
pagina 90 geven een overzicht van de kwaliteitsdimensies, -attributen en aspec
ten. In deel 2 zullen we ze nader toelichten en waar nodig archiefspecifiek uit
breiden.
De procesdimensie blijft verder vrijwel buiten beschouwing, omdat in dit artikel
vooral de kwaliteit van de informatie en de informatiesystemen centraal staat.
Voor een volledige archivistische kwaliteitstheorie is deze dimensie uiteraard niet
minder van belang.
DE KWALITEIT VAN HET ARCHIEF EN HET ARCHIEFBEHEER
3. Kwaliteitsdenken in de informatiekunde
31 Delen, Kouwenhoven, Rijsenbrij, a.w. Aanvullend is: H.J. Kouwenhoven, J.J.P.van Hulzen, D.B.B. Rijsenbrij,
Kwaliteitsinspectie, ontwikkelproces, ISO 9000 serie (Rijswijk, 1991).
32 Bemelmans, a.w. Het tekstboek van Bots grijpt weer terug op (een oudere druk van) Bemelmans: J.M. Bots,
E.van Heck, V.van Swede, Bestuurlijke informatiekunde. Een praktisch studie- en handboek voor de mondige
gebruiker van informatiesystemen (Rijswijk, 1990).
33 G.B. Davis, M. Olson, Management Information Systems. Conceptual Foundations, Structure and Development
(New York, 19852), in het bijzonder pp. 603-628.
PETER HORSMAN ARCHIEFSYSTEMEN EN KWALITEIT
34 Zie hiervoor noot 8. Het begrip informatiesysteem kan zowel ruim als beperkt worden opgevat. In ruime
zin is het een aspectsysteem van een organisatie, de gehele informatievoorziening. In beperkte zin is een
aaplicatie of een samenhangend stelsels van applicatie dat een bepaald deel van de informatievoorziening
voor zijn rekening neemt. In Nederland wordt het meestal in de tweede betekening gebruikt; in Noord-
Amerika meestal in de eerste betekenis: een goede voedingsbodem voor misverstanden.
35 Deze procesdimensie krijgt slechts summiere aandacht.
36 Een vergelijkbare indeling vinden we bij Bemelmans, die ook onderscheid maakt tussen kwaliteitseisen
voor het product informatie, en voor het systeem; de laatste groep deelt hij in tweeën, in gebruikseisen en
beheerseisen.
97
