(1) Er bestaat eigenlijk nog geen goed woord voor het eerste proces, dat we met
opnemen aanduiden. De Engelse term is capture. Het is het proces dat alle
procesgebonden documenten onder controle brengt van het systeem. In de
praktijk van de Nederlandse overheid (en ook van veel grotere particuliere
organisaties) gebeurt opnemen door middel van registratie, maar er zijn ook
andere mogelijkheden, bijvoorbeeld door documenten direct in een ordner of
dossiermap te bergen. Opnemen is niet hetzelfde als het vastleggen van gege
vens of registreren in ruimere zin.28
(2) Het tweede proces, het opslaan van het document, ligt in het directe verleng
de van opnemen. Bij papieren documenten betekent dat meestal berging in
een map, bij digitale documenten in een computerbestand. Opslag moet er
voor zorgen dat het document niet meer kwijt kan raken, door onbevoegden
kan worden ingezien, of veranderd worden.
(3) Ordenen, het derde proces, maakt de relaties tussen documenten onderling
en vooral tussen documenten en processen of zaken zichtbaar. Het is wat
Duranti met archival bond aanduidt, maar wat eigenlijk meer is. Immers, het
meest wezenlijke is de binding van de documenten met de bedrijfsprocessen.
Op het laagste niveau zijn dossiers een voorbeeld van die binding: alle docu
menten ontvangen of opgemaakt bij de afhandeling van een zaak. Andere
voorbeelden zijn series (alle dossiers gevormd in het kader van een functie).
Ook boekhoudsystemen zijn zichtbaar aan een proces gebonden. In veel
gevallen biedt een classificatieschema een overzicht van de relaties tussen
documenten en processen, maar er zijn ook classificaties die geen afspiege
ling van de bedrijfsprocessen zijn. Papieren documenten zijn dikwijls ook
fysiek geordend volgens de processen die ze genereerden; bij digitale docu
menten is dat niet het geval.
(4) Beschrijven is het maken van een 'afbeelding' (representatie) van documen
ten of groepen van documenten (bestanddelen). Wanneer een archiverings
systeem voor het opnemen gebruikmaakt van de methode van registratie,
begint beschrijving al op dat moment. Het systeem legt dan een aantal gege
vens vast, zoals onderwerp, datum ontvangst of verzending, afzender of
geadresseerde en classificatienummer. Op niveau van aggregaties worden dos
sierbeschrijvingen en seriebeschrijvingen gemaakt. Beschrijven leidt tot de
vastlegging van contextgegevens.
(5) Het vijfde proces is selecteren (Engels: appraisal), de waardering van de docu
menten en de bepaling van bewaartermijnen. Het systeem maakt daarvoor
gebruik van kennis van de context en regels die de organisatie of de omgeving
van de organisatie stelt. Het gaat niet alleen om de bepaling of documenten
voor langdurige bewaring in aanmerking komen, maar ook hoelang docu
menten van tijdelijke waarde bewaard moeten blijven.
(6) Het bijna logische vervolg op selectie is verwijderen. Vernietigen is een moge
lijkheid, maar ook overbrengen naar een archiefbewaarplaats. De Engelstalige
archivistiek spreekt van disposal of disposition. Een archiveringssysteem
bewaart in beginsel de documenten slechts zolang als de organisatie ze moge
lijk nodig heeft. Daarna hebben ze voor de organisatie geen betekenis meer en
kunnen ze derhalve verwijderd worden. Wanneer de documenten echter nog
wel een maatschappelijke waarde hebben (bijvoorbeeld cultuurhistorisch),
kan de maatschappij besluiten het beheer over te nemen en toe te vertrouwen
aan speciaal daartoe in het leven geroepen organisaties: archiefdiensten.
Overigens zijn er organisaties die zelf het maatschappelijk belang van een
deel van hun archief inzien en de bewaring zelf blijven uitvoeren.
(7) Het proces bewaren bestaat uit berging, conservering en eventueel restaura
tie. Bewaren begint vanzelfsprekend al bij het opnemen. Voor digitale docu
menten is het bewaarproces veel dynamischer dan voor papieren
documenten. Voor de laatste volstaan goed verpakkingsmateriaal en goede
bewaaromstandigheden om ze langdurig in goede conditie te houden.
Digitale documenten eisen echter een regelmatige conversie (overzetting van
de ene drager naar de andere) en migratie (van het ene softwaresysteem naar
een ander). Migratie gaat vrijwel altijd met verlies van eigenschappen
gepaard. Het vaststellen welk verlies acceptabel is, is een belangrijk onderdeel
van een migratiestrategie.29
(8) Wellicht is beschikbaarstellen de belangrijkste functie van een archiverings
systeem. Dankzij het bewaarproces blijven documenten in bruikbare conditie
bestaan; mede dankzij beschrijven en ordenen kunnen ze gevonden en in
samenhang begrepen worden; dankzij selectie en verwijdering is het onkruid
gewied. Beschikbaarstelling zorgt er voor dat wie informatie uit het archief
systeem nodig heeft de juiste documenten krijgt-tenminste als hij of zij tot
raadpleging ervan bevoegd is.
Archiefdienst als systeem
Archiefdocumenten die het archiveringssysteem van een organisatie niet langer
voor de eigen organisatie hoeft te bewaren en beschikbaar te houden, kunnen
worden verwijderd. Wanneer ze een maatschappelijke (cultuurhistorische of
andere) waarde hebben, komen ze in aanmerking voor overbrenging naar een
archiefdienst. Voor overheidsarchieven is dat zelfs wettelijk geregeld.
Overbrenging gaat zelden per document, maar in de regel per serie of hele archie
ven. David Bearman stelt dan ook dat archiefdiensten zich moeten instellen op
de overname van hele archiefsystemen.30 In feite gebeurt dat ook in de meerder
heid van gevallen. Een archiveringssysteem een systeem dat een archiefsysteem
beheert; een archiefdienst is een systeem dat meer dan één archiefsysteem
beheert. Een archiefdienst neemt niet echter alleen het archiefsysteem over,
maar tenminste ook informatie over wat het oorspronkelijke archiveringssys-
DE KWALITEIT VAN HET ARCHIEF EN HET ARCHIEFBEHEER
28 Ik noem hier registreren in ruimere zin het in een register optekenen van feiten, zoals het maken van
notulen, resoluties, het aanleggen van personenregistraties, vastgoedregistratie, of het bijhouden van de
boekhouding. Registratie in engere zin is het registreren van documenten.
29 Ook papieren documenten kunnen gemigreerd worden, bijvoorbeeld door microverfilming of scannen;
ook dan gaan er eigenschappen verloren. Zie voor migratiestrategieën: M. Hedström, "Research issues in
94
PETER HORSMAN ARCHIEFSYSTEMEN EN KWALITEIT
migration and long-term preservation", Archives and Museum Informaties 11 (1997), pp. 287-291.
Ook: C. Dollar, Long-term preservation for access of electronic records (Chicago, 1999).
30 In feite spreekt hij van overneming van recordkeeping systems, maar in het licht van het duidelijk onder
scheid dat wij maken tussen archiefsystemen en archiveringssystemen, kan er slechts sprake zijn van het
overnemen van archiefsystemen, niet van archiveringssystemen.
95
