Handleiding.3 Archivarissen benaderden de kwaliteit vooral vanuit de archivisti-
sche principes en die sporen niet altijd met de ideeën van onderzoekers.
Archivistische kwaliteit heeft niet alleen betrekking op de toegankelijkheid van
een archief. Een archief heeft in de eerste plaats kwaliteit als bron van informa
tie, primair voor de persoon of organisatie die het vormde, secundair voor bui
tenstaanders. Die kwaliteit betreft in de eerste plaats de inhoud, in de tweede
plaats de kwaliteit het gemak mee men relevante informatie kan terugvinden en
interpreteren: de kwaliteit van beschrijving en ordening.
In het algemeen is een archivaris professioneel zeker kwaliteitsbewust. Toch
bestaat er nog nauwelijks specifieke literatuur over archivistische kwaliteitsnor
men en de toepassing daarvan, laat staan dat er een theorie over is ontwikkeld.
Het ministerie van OCW ontwikkelt wettelijke normen voor goede en geordende
staat, maar deze zijn vooral formeel en niet gebaseerd op een wetenschappelijke
theorie. De normen zijn ook niet geformuleerd in termen van kwaliteit.
Een nieuwe stimulans voor de ontwikkeling een archivistische kwaliteitstheo
rie gaat uit van de problematiek rond het beheren van digitaal archief. Een
belangrijke aspect daarin is de veranderende kijk op het archiefbeheer, niet meer
vanuit gefaseerde levensloopmodellen, maar vanuit het records continuum.4 De
handhaving van kwaliteit van het archief zolang het bestaat is een integrale zorg
voor de hele professie. In dat licht zal de professie dan ook eisen voor archivering
moeten formuleren.
Uitgangspunten voor een archivistische kwaliteitstheorie zijn te vinden in de
informatiewetenschap. De archiefwetenschap heeft met de informatieweten
schap gemeen dat het object van onderzoek het informatiesysteem is; in de
archiefwetenschap gaat het om bijzondere informatiesystemen, maar toch: infor
matiesystemen. Een archief maakt (of maakte) deel uit van een informatiesys
teem, een recordkeeping system in een organisatie is een informatiesysteem, het
geheel aan toegangen van een archiefdienst vormt ook weer een informatiesys
teem. Derhalve ligt aansluiting bij de informatiekunde, waarbinnen wel een
kwaliteitstheorie bestaat, voor de hand.
Het eerste deel exploreert de relevante informatiekundige theorieën, met het
systeemdenken als basis. Het definieert archiefsystemen in termen van een
informatiesysteem. Een beknopt exposé over het kwaliteitsdenken in de infor
matiekunde sluit het deel af.
Deel 2 past die theorieën vervolgens toe op het archiefbeheer en licht waar
nodig de kwaliteitsbegrippen nader toe.. De toepassing beoogt overigens niet vol
ledig te zijn; het is zeker geen afgerond kookboek, maar veel meer een handrei
king voor de ontwikkeling van kwaliteitsnormen.
Deel 1 Theorie
Archiefwetenschap en systeemdenken
Een archief is een systeem De Handleiding schreef voor dat een archief systema
tisch moet worden ingedeeld, en dat het systeem van indeling de oorspronkelijke
orde als basis moet nemen.5 Wat de auteurs van de Handleiding onder systeem en
systematisch verstonden, komt niet geheel overeen met moderne opvattingen.
Voor hen is een systeem vooral statisch, een classificatie.6 Ze hanteren het begrip
systeem uitsluitend in verband met de ordening en als tegenhanger van chrono
logische of alfabetische rangschikking. Impliciet zijn er echter al elementen van
het tegenwoordige systeemdenken in te lezen: vooral de noties van samenhang
en structuur.
Mogelijk de eerste auteur die het woord systeem in moderne zin introduceer
de, was David Bearman, in zijn artikel Recordkeeping Systems (hoewel de Franse
samenvatting nog sprak van 'cadres de classement'). Bearman verwijst daarin
naar een enkele eerdere publicatie over dat onderwerp uit het begin van de jaren
vijftig, maar daarin was nog slechts sprake van record system, classificatie
schema.7 Zelf ging hij duidelijk verder, door een recordkeeping system als een
bijzonder soort informatiesysteem te definiëren. Die definitie alleen al is een
aanleiding kennis te nemen van systeemtheorieën; ze positioneert de archief
wetenschap binnen de informatiewetenschappen, en binnen de informatie
wetenschappen speelt het systeemdenken een voorname rol.
Doel van systeemdenken
Een formele definitie van systeem is: een verzameling entiteiten met de verzame
ling relaties die onderling tussen de entiteiten bestaan.8 Kenmerkend is dat een
systeem een geheel is, of althans als geheel wordt beschouwd. Het kan worden
onderscheiden van zijn omgeving. Het systeem heeft relaties met zijn omgeving.
Intern bestaat het systeem uit elementen (of entiteiten) en relaties tussen die
elementen. Een systeem kan verder worden onderverdeeld in deelsystemen, door
alleen een bepaalde groep elementen (en de betreffende relaties) in beschouwing
te nemen (subsysteem), of door alleen naar bepaalde soorten relaties (en de
daarmee verbonden elementen) te kijken (aspectsysteem).
Denken in systemen heeft twee belangrijke functies: (1) het ontwikkelen van
een gemeenschappelijke taal en (2) het verschaffen van een methodologie voor
de analyse van complexe problemen.
De gemeenschappelijke taal maakt het mogelijk dat wetenschappers uit ver
schillende disciplines met elkaar communiceren; systeemdenken is in hoge mate
DE KWALITEIT VAN HET ARCHIEF EN HET ARCHIEFBEHEER
3 Zie voor een aardig voorbeeld van ver voor de Handleiding: G. Venner, "De inventarisatie van het archief
van de Staten van het Overkwartier van Gelder, ordeningsmethoden en politiek in de achttiende eeuw",
Nederlands Archievenblad 82 (1978), pp. 121-138.
4 Zie de bijdrage van Sue McKemmish in deze bundel.
86
PETER HORSMAN ARCHIEFSYSTEMEN EN KWALITEIT
1. Systeembenadering
5 S. Muller Fz., J.A. Feith, R. Fruin Th.Az., Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven
(Groningen, 1898) 15 en 16.
6 Theo Thomassen gebruikt in dit verband de term 'natuurlijke classificatie': P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar,
T.H.P.M. Thomassen, Tekst en context van de Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven
(Hilversum, 1998) p. LXI.
7 D. Bearman, "Recordkeeping systems", Archivaria 36 (1993) pp. 16-36.
8 N.J.T.A. Kramer -1. de Smit, Systeemdenken (Leiden - Antwerpen, 19823), pp. 16,18. Het wetenschapsfiloso
fisch onderscheid tussen systeem als ontologisch gegeven (iets dat is) en als theoretische vorm (iets dat we
op een bepaalde manier beschouwen), ofwel tussen de zijnswijze en de zienswijze blijft hier verder buiten
beschouwing.
87
