Archiefsystemen en kwaliteit Voorts is de internationale standaardisatie vrijwel onbelicht gebleven. Hofman en Cunningham refereren eraan, maar wat de standaards inhouden blijft buiten beschouwing. Toch is de ontwikkeling van standaards voor het beschrijven, ingezet in de late jaren '80, van grote betekenis voor de ontwikkeling van de pro fessie, vooral omdat de standaards archivarissen dwingen opnieuw na te denken over de methoden die ze toepassen. De ontwikkeling van beschrijvingsmethoden die -dankzij standaards- optimaal gebruik kunnen maken van de beschikbare technologie, staat echter nog in de kinderschoenen. Een nieuw verschijnsel als Encoded Archival Description lijkt sterk op het toepassen van technologie op ver trouwde methoden. Dat is verklaarbaar: beschrijven is meer dan een eeuw lang vooral een ambachtelijke bezigheid geweest, waarover weinig te theoretiseren viel. Alleen al het artikel van Cunningham maakt duidelijk dat die oude opvat ting geen stand meer houdt. Het uitdiepen van dit onderdeel van de archiefwe tenschap rechtvaardigt, evenals selectie, een afzonderlijke bundel. Hij vond die borden erg lelijk en daarom hatti ze gekocht. (Nescio, 'Mene Tekel') Verantwoording Dit artikel is een bijdrage tot de ontwikkeling van archivistische kwaliteitsyste men, op alle terreinen waarop archiefwetenschap een kwaliteitstheorie kan ont wikkelen -het archief zelf als in oorsprong een deel van een informatiesysteem, het recordkeeping system (archiveringssysteem), het metadatasysteem (beschrij ven) en uiteindelijk de dienstverlening. Het zwaartepunt ligt op de toepassing van informatiekundige begrippen op de kwaliteit van archiefvorming, archiefbe heer, in de brede zin van het woord. De theoretische basis is het handboek van Bemelmans over bestuurlijke informatiesystemen; daarnaast is de systematiek uit de Gids Kwaliteit van Producten van Delen, Kouwenhoven en Rijsenbrij het praktische beginpunt.1 Er bestaat (nog) geen geaccepteerde archivistische kwaliteitstheorie -althans ik heb die nog niet gevonden. Wat tot dusver verschenen is, gaat vooral over de procedurele kant en het verkrijgen van een ISO 9000 certificaat.2 Dit artikel legt juist het accent op de inhoudelijke kant van de kwaliteit. Moge het zo een bescheiden bouwsteen zijn voor een archivistische kwaliteitstheorie. Ik houd me dan ook aanbevolen voor commentaar. Inleiding Kwaliteit Ondanks dat kwaliteit een subjectief begrip is, blijkt het mogelijk kwaliteitsnor men te ontwikkelen. Het subjectieve element is tot op zekere hoogte te neutrali seren, door te bepalen wie belanghebbenden zijn, dezen vervolgens te groeperen en per groep normen vastte stellen. Een archief, bijvoorbeeld, dat in grote wanorde verkeert, heeft voor de organisatie die het vormt weinig waarde, maar kan nog steeds een waardevolle bron voor historisch onderzoek zijn, misschien nog wel meer dan een goed geordend archief, omdat de kans op onverwachte, nieuwe vondsten groter is. De kwaliteit van het archief is dan vanuit archivis- tisch oogpunt laag, vanuit een inhoudelijk oogpunt nog steeds hoog. Kwaliteit heeft dus verschillende gezichten, afhankelijk van doel en betrokkene. Zo is er voortdurend discussie tussen onderzoekers en archivarissen over de kwaliteit van toegangen op archieven, een discussie die ouder is dan de 85 DE KWALITEIT VAN HET ARCHIEF EN HET ARCHIEFBEHEER 84 PETER HORSMAN 1 T.M.A. Bemelmans, Bestuurlijke informatiesystemen en automatisering (Deventer, Leiden, 19914 G.P.A.J. Delen, H.J. Kouwenhoven, D.B.B. Rijsenbrij, Kwaliteit van producten (Rijswijk, 1991). 2 Bijvoorbeeld: M.F.M. Bonnes e.a., Kwaliteit archivering (Groningen, 1998).

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 1999 | | pagina 44