Archiefsystemen en kwaliteit
Voorts is de internationale standaardisatie vrijwel onbelicht gebleven. Hofman
en Cunningham refereren eraan, maar wat de standaards inhouden blijft buiten
beschouwing. Toch is de ontwikkeling van standaards voor het beschrijven,
ingezet in de late jaren '80, van grote betekenis voor de ontwikkeling van de pro
fessie, vooral omdat de standaards archivarissen dwingen opnieuw na te denken
over de methoden die ze toepassen. De ontwikkeling van beschrijvingsmethoden
die -dankzij standaards- optimaal gebruik kunnen maken van de beschikbare
technologie, staat echter nog in de kinderschoenen. Een nieuw verschijnsel als
Encoded Archival Description lijkt sterk op het toepassen van technologie op ver
trouwde methoden. Dat is verklaarbaar: beschrijven is meer dan een eeuw lang
vooral een ambachtelijke bezigheid geweest, waarover weinig te theoretiseren
viel. Alleen al het artikel van Cunningham maakt duidelijk dat die oude opvat
ting geen stand meer houdt. Het uitdiepen van dit onderdeel van de archiefwe
tenschap rechtvaardigt, evenals selectie, een afzonderlijke bundel.
Hij vond die borden erg lelijk
en daarom hatti ze gekocht.
(Nescio, 'Mene Tekel')
Verantwoording
Dit artikel is een bijdrage tot de ontwikkeling van archivistische kwaliteitsyste
men, op alle terreinen waarop archiefwetenschap een kwaliteitstheorie kan ont
wikkelen -het archief zelf als in oorsprong een deel van een informatiesysteem,
het recordkeeping system (archiveringssysteem), het metadatasysteem (beschrij
ven) en uiteindelijk de dienstverlening. Het zwaartepunt ligt op de toepassing
van informatiekundige begrippen op de kwaliteit van archiefvorming, archiefbe
heer, in de brede zin van het woord. De theoretische basis is het handboek van
Bemelmans over bestuurlijke informatiesystemen; daarnaast is de systematiek
uit de Gids Kwaliteit van Producten van Delen, Kouwenhoven en Rijsenbrij het
praktische beginpunt.1
Er bestaat (nog) geen geaccepteerde archivistische kwaliteitstheorie -althans
ik heb die nog niet gevonden. Wat tot dusver verschenen is, gaat vooral over de
procedurele kant en het verkrijgen van een ISO 9000 certificaat.2 Dit artikel legt
juist het accent op de inhoudelijke kant van de kwaliteit. Moge het zo een
bescheiden bouwsteen zijn voor een archivistische kwaliteitstheorie. Ik houd me
dan ook aanbevolen voor commentaar.
Inleiding
Kwaliteit
Ondanks dat kwaliteit een subjectief begrip is, blijkt het mogelijk kwaliteitsnor
men te ontwikkelen. Het subjectieve element is tot op zekere hoogte te neutrali
seren, door te bepalen wie belanghebbenden zijn, dezen vervolgens te groeperen
en per groep normen vastte stellen. Een archief, bijvoorbeeld, dat in grote
wanorde verkeert, heeft voor de organisatie die het vormt weinig waarde, maar
kan nog steeds een waardevolle bron voor historisch onderzoek zijn, misschien
nog wel meer dan een goed geordend archief, omdat de kans op onverwachte,
nieuwe vondsten groter is. De kwaliteit van het archief is dan vanuit archivis-
tisch oogpunt laag, vanuit een inhoudelijk oogpunt nog steeds hoog. Kwaliteit
heeft dus verschillende gezichten, afhankelijk van doel en betrokkene.
Zo is er voortdurend discussie tussen onderzoekers en archivarissen over de
kwaliteit van toegangen op archieven, een discussie die ouder is dan de
85
DE KWALITEIT VAN HET ARCHIEF EN HET ARCHIEFBEHEER
84
PETER HORSMAN
1 T.M.A. Bemelmans, Bestuurlijke informatiesystemen en automatisering (Deventer, Leiden, 19914
G.P.A.J. Delen, H.J. Kouwenhoven, D.B.B. Rijsenbrij, Kwaliteit van producten (Rijswijk, 1991).
2 Bijvoorbeeld: M.F.M. Bonnes e.a., Kwaliteit archivering (Groningen, 1998).