moesten waarborgen, beschermd waren tegen vernietiging en corruptie, maar tegelijkertijd ook toegankelijk voor elke staatsburger. Vergelijkbaar was de oor spronkelijke functie van de Franse Archives Nationales in de tijd der Revolutie. Dezelfde zorg voor behoud van kwaliteit zien we in het Britse concept van unbroken custody, zolang archiefdocumenten onder geautoriseerd beheer zijn, is behoud van hun oorspronkelijke kwaliteit verzekerd. Dit concept ligt in wezen ten grondslag aan het records continuum -het centrale thema van dit jaarboek. Kwaliteitszorg van archivarissen heeft zich heel lang vooral gericht op de kwali teit van de toegankelijkheid volgens de archivistische beginselen die de integriteit van het archief moesten waarborgen. Dat was aanvankelijk hun grootste, zo niet enige uitdaging. Er is evenwel door de scheiding van oud-archief en lopend archief ook een scheiding der geesten opgetreden. Het records continuum is na de Bataafs-Franse periode doorbroken. De eerste tekenen dat die breuk oplossingen van nieuwe vraagstukken belemmerde, zijn waar te nemen bij de problematiek rond de vernietiging, waar administratieve, juridische, politieke, maatschappelij ke en historische argumenten op tafel moeten komen. De noodzaak tot verdere integratie van archiefzorg komt wellicht nog duidelijker naar voren bij de digitali sering van de administratie. Archivarissen, in de traditionele rol van hoeders van het verleden, worden naar voren geroepen om mee te denken over eisen die orga nisatie en maatschappij aan archiveringssystemen stellen. Van toeziend inspec teur worden ze in de rol van medeverantwoordelijke voor de kwaliteit van de archivering gedrongen. Kwaliteitzorg in het archief is niet langer te faseren langs de verantwoordelijkheden van de levenscyclus dynamisch, semistatisch en sta tisch) maar vergt een integrale benadering. Vanuit dit standpunt moeten dan ook de vier artikelen van dit hoofdstuk worden gelezen en begrepen. Het eerste artikel van Horsman is in feite een eerste schets voor een integrale archivistische kwaliteitsarchitectuur. Hij benadert het kwaliteitsconcept vanuit de informatiewetenschap en legt de nadruk op de kwaliteit van de documenten en van de archiveringssystemen. Het eerste stuk van het artikel geeft de noodza kelijke uitleg van systeemdenken in archieven, waardoor een theoretisch model voor een integraal archiveringssysteem ontstaat. De methode voor de analyse van kwaliteitsattributen is een eerste stap in de ontwikkeling van archivistische kwaliteitsystemen. Het artikel biedt een raamwerk voor het beter begrijpen van de drie volgende bijdragen. Aansluitend laten Van Bussel, Ector, Van der Pijl en Ribbers (de eerste twee archi varis, de laatste twee bestuurlijke informatiekundige) zien welke toegevoegde waarde een archiveringssysteem heeft voor een organisatie. Zij hanteren het bekende begrip records management, als de bedrijfsfunctie die verantwoordelijk is voor de inrichting en kwaliteit van de archivering in een organisatie. Die functie staat onder druk en zal haar waarde moeten bewijzen ten opzichte van 'concurre rende' functies als informatiemanagement. De auteurs benadrukken dat het archiveringssysteem bijdraagt aan de verhoging van de kwaliteit van de organisa tie als geheel, vooral door de verzekering van de rechtmatigheid. Betrouwbaar beheerde archiefdocumenten kunnen aantonen dat een organisatie al dan niet rechtmatig gehandeld heeft. De documenten geven blijk van activiteiten en ondersteunen de organisatie in het afleggen van verantwoording en, zeker waar het overheidsorganisaties betreft, ze maken effectieve maatschappelijke controle mogelijk. Hofman neemt het object van archivering, het archiefdocument, zelf onder de loep. Zijn uitgangspunt is de verandering die plaatsvindt door de automatisering van de administratie. Het document valt uit elkaar, beweert hij. Daarom moeten archivarissen zich niet richten op het document als fysiek object, maar als logisch object. Het handvat daarvoor is het bedrijfsproces dat de documenten genereert en gebruikt. Dat betekent een verschuiving in oriëntatie, van object naar proces, die vergelijkbaar is met de oriëntatie op archivering voor het behoud van kwaliteit van de informatie. De context waarin de documenten zijn gecreëerd en gebruikt definieert die documenten meer dan hun fysieke kenmer ken. Hofman druk het heel sterk uit als hij zegt dat de documenten bestaan bij gratie van de metadata -gegevens over het ontstaan, gebruik en beheer van de documenten. Anders uitgedrukt: de kwaliteit van de documenten is verankerd in hun metadata. Het begrip metadata -letterlijk gegevens over gegevens- komt voor in vrijwel alle tegenwoordige literatuur over archivering. De inhoud van het begrip is zeker nog niet uitgekristalliseerd en de terminologie is evenmin stabiel. Dikwijls staat het woord metadata voor alle gegevens over archiefdocumenten, zoals processen, archiefvormende personen en instellingen, technologie waarmee de documenten zijn gemaakt en getransporteerd, maar ook over hun beheer. Soms worden orga nisatorische context, technische gegevens en beheersgegevens afzonderlijk van termen voorzien. Van Bussel c.s. hanteren een onderscheid tussen procesgebon den en proceseigen documenten. Tenminste in de Engelstalige literatuur lijkt een tendens waarneembaar die onder metadata alle gegevens over archiefdocumen ten vangt. Hoewel de term nieuw is, bestaan metadata al vanaf het eerste archiefstuk. In de archivistiek zijn de beschrijvingen de meest uitgesproken voorbeelden van meta data. Cunningham laat zien hoe de verschillende soorten metadata al vanaf het ontstaan van archiefdocumenten door het archiveringssysteem worden vastge legd, of zouden moeten worden vastgelegd. Vanuit het concept van het records continuum is het vastleggen en maken van metadata een activiteit die voortdu rend plaats vindt. Doorredenerend zou het beschrijven van archieven, als activi teit na overbrenging van het archief naar een archiefbewaarplaats, vrijwel overbodig moeten zijn. Als het archiveringssysteem zijn werk goed doet, creëert het alle noodzakelijke metadata. De vier artikelen geven tezamen een overzicht van de invloeden op archiefvor ming en archiefbeheer. Zonder te pretenderen een afgerond beeld van oplossin gen te bieden, geven ze wel de richting van het denken weer. Er zijn echter wel lacunes. Vanuit het kwaliteitsdenken zouden archiefselectie en acquisitie in een nieuw perspectief geplaatst kunnen worden. Zoals in het Woord vooraf in dit jaarboek is aangegeven, zal selectie in een later jaarboek aan bod komen. DE KWALITEIT VAN HET ARCHIEF EN HET ARCHIEFBEHEER 82 INLEIDING 83

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 1999 | | pagina 43