De kwaliteit van
het archief en het
archiefbeheer
I
Inleiding
De vier artikelen in dit hoofdstuk zijn samengebracht onder de noemer van kwa
liteit. Dat lijkt een nieuw verschijnsel in de archivistiek, een navolging van een
algemene hausse van kwaliteitzorg en kwaliteitsystemen. Inderdaad beginnen
aarzelend de eerste publicaties over het onderwerp in de archivistische literatuur
te verschijnen. Wie echter iets verder kijkt, komt tot al snel de slotsom dat archi
varissen altijd al zeer kwaliteitbewust zijn geweest en dat archiefbescheiden juist
documenten zijn die aan hoge kwaliteitsnormen moeten voldoen. Een paar voor
beelden mogen dat duidelijk maken.
De oorsprong van de archiefwetenschap ligt voor een belangrijk deel in het
vaststellen van de kwaliteit van documenten. Het betrof dan vooral de noodzake
lijke kwaliteit als juridisch bewijsstuk en de kwaliteitseisen waren vooral authen
ticiteit en betrouwbaarheid. De archivistische vormleer, of documentanalyse,
houdt zich bezig met het verband tussen de vorm van het document en de
functie die het vervult in het handelen van organisaties of individuen. Een nota
riële akte moet voldoen aan strenge vormeisen om de functie als juridisch instru
ment te kunnen vervullen. Vorm is evenzeer van belang voor documenten die
een rol spelen in een boekhouding, maar ook voor notulen van vergaderingen.
In dat licht is het niet verwonderlijk dat ook nu archiefwetenschappers nog
steeds een beroep doen op de diplomatiek om de kwaliteit van digitale documen
ten vast te stellen. Immers, in de digitale wereld verandert juist de vorm van het
document: briefhoofden, handtekeningen en andere attributen, zo kenmerkend
voor een papieren document, zijn -als ze al voorkomen in digitale documenten-
slechts imitaties, waarvan de betekenis twijfelachtig is. Inderdaad is een belang
rijk resultaat van archiefwetenschappelijk onderzoek dat de kwaliteit van digitale
documenten voor een belangrijk deel afhangt van de systemen die ze genereren
en niet minder van de systemen die ze bewaren. Daarom is de functie van een
archiveringssysteem ook niet slechts bewaren en beschikbaarstellen, maar vooral
het zorgdragen voor het behoud van kwaliteit.
Eigenlijk is die functie van archiveringssystemen al heel oud. Al bij de Romeinen
was het Tabularium een plaats waar de stukken die de rechten van staat en burger
81
Degradatie mo gelijkheid bierljItilogomeiJfibergeG
Onderhoudbaarheid biorhEfidbuorhebnO
Tedigheid
Actualiteit
Gebruiksvriendelijkheid
Uitwijkmogelijkheid
biorlgib
JioJilfiuJoA
biorljItilobnoiïvajIiuidoO
bi3rl)I(il3gom>I(iwJiU
Herstelbaarheid
Continuïteit J^KJiuniJn
Veen^^ht JriOÊixreev
Tijdigheid
bierigibjiT
Externe connectiviteit JioJiviJoonnoo emoJxH
5 e s c i o rl i
HOOFDSTUK
