record system -
Zie recordkeeping system. Duranti geeft een afwijkende omschrijving: het
geheel van de dynamische en semi-statische archiefbestanddelen van een
organisatie en het recordkeeping system dat ze beheert. Voor Duranti is
het record system dus het geheel en het recordkeeping system de regels en de
processen.
recordkeeping - archiveren, archiefbeheer
Zie: recordkeeping function, recordkeeping regime, recordkeeping system.
recordkeeping function - archiveringsfunctie
De (ondersteunende) bedrijfsfunctie die het beheer van het archief van een
organisatie uitvoert. In de regel zal de functie Documentaire
Informatievoorziening (DIV) breder zijn, omdat ze ook het beheer van niet-
archiefdocumenten voor haar rekening neemt. De recordkeeping function
omvat dynamisch en semistatisch archiefbeheer en -wanneer geen archief
wordt overgedragen- ook statisch archiefbeheer. De recordkeeping function
bestaat uit de opname en registratie van archiefdocumenten, berging,
beschrijving, beschikbaarstellen, bewaring, selectie en eventueel vernietiging
of overbrenging. Zie ook hierna: recordkeeping system en hiervoor:
archival function.
recordkeeping professional - archivaris
De Australische term voor de integratie van archivaris en records manager
recordkeeping regime -
Geheel van archiveringsvoorschriften, maatregelen en instrumenten.
Zie ook: recordkeeping function en recordkeeping system.
recordkeeping system - archiveringssysteem
Het geheel van mensen, methoden, procedures, middelen en documenten,
waarmee een organisatie haar recordkeeping function vorm geeft. Systeem
moet niet worden opgevat als een computersysteem, al zal in geval van het
beheer van digitale bescheiden het recordkeeping system wel grotendeels geau
tomatiseerd zijn.
In de literatuur is enige verwarring met record system. Soms lijkt het of beide
begrippen gelijk zijn. Een opvatting is dat het record system (het geheel van
geordende archiefdocumenten) een subsysteem is van het recordkeeping
system.
recordness -
De eigenschap die een document tot archiefstuk maakt. Hoe die eigenschap
wordt omschreven, hangt min of meer af van de archivistische traditie. In
Nederland spreken we van procesgebondenheid.
Niet te verwarren met archival value.
records centre - tussenarchief; tussendepot
Bewaarplaats voor (semistatische) archiefbestanddelen, in afwachting van
overbrenging of vernietiging.
Zie ook: intermediate storage.
records continuum -
Het concept van noodzakelijk, permanent gekwalificeerd archiefbeheer, onge
acht wie dat beheer uitvoert. Het records continuum (ontwikkeld in Australië)
maakt geen onderscheid in fasen, zoals dynamisch, semistatisch en statisch.
Zie ook: life cycle.
records creation - archiefvorming
Het genereren of laten ontstaan van archief. Zie accumulation
records creator - archiefvormer
De natuurlijke persoon of de rechtspersoon die archiefbescheiden opmaakt,
ontvangt en/of vormt bij de uitvoering van taken.
records management - documentaire informatieverzorging
Het beheer van archiefbescheiden binnen de archiefvormende organisatie.
records manager - documentaire informatieverzorger, archivaris
De professional die binnen een organisatie belast is met het beheer van het
archief van die organisatie. Zie ook: archivist en recordkeeping professional.
records schedule - selectielijst
Overzicht van voor vernietiging vatbare dan wel over te dragen stukken,
met de tijdstippen van vernietiging of overbrenging. Zie ook: general records
schedule.
Ook: records retention and disposal schedule.
registry - registratuur
De afdeling binnen een organisatie die verantwoordelijk is voor vorming en
beheer van dynamische archiefbescheiden. Registry wordt beperkter gedefi
nieerd dan records management, dat ook de zorg voor semistatisch archief
(inclusief disposal) omvat.
repository - (1) archiefbewaarplaats; (2) depot
(1) De term repository in de betekenis van archiefbewaarplaats - zie
archives (3) - komt vooral voor in de Verenigde Staten.
(2) Zie stacks. Minder vaak gebruikt wordt strongroom.
secondary value -
De waarde die archiefbescheiden kunnen hebben voor anderen dan de
archiefvormer zelf. Zie ook: primary value. Zoals primary value kan ook de
secondary value zowel evidential als informational value betreffen.
BIJLAGE
240
PETER HORSMAN ENGELSTALIGE ARCHIEFTERMEN
241