documentation - documentatie
1Het afbeelden van werkprocessen in documenten.
Het bij het uitvoeren van activiteiten creëren van documenten, die kunnen
dienen als bewijs van de activiteiten van een persoon of organisatie. In de
Nederlandse archivistiek heeft de term documentatie een andere betekenis
dan er hier aan wordt gegeven (de niet-archiefdocumenten die bij een bepaald
archief horen). De hier gegeven definitie berust op de diplomatiek.
(2) In geautomatiseerde systemen is de documentatie het geheel aan infor
matie dat het functioneren van het systeem verklaart.
documentation strategy -
Methode (aanpak) van selectie, in de regel multi-institutioneel, die er toe
moet leiden, dat documentair materiaal (archiefstukken en andere documen
ten) met betrekking tot essentieel geachte maatschappelijke processen
behouden worden voor toekomstig historisch onderzoek.
Zie ook: acquisition strategy.
encapsulation - insealen, inkapselen
(1) Bewaren van een document in een transparante omslag, waarvan de
zijden dicht zijn gelast.
(2) Het fysiek bijeenhouden van metadata en de (digitale) documenten
waarop ze betrekking hebben als metadata encapsulated record objects.
evidence -
Betrouwbare getuigenis, "blijk". De functie van archiefdocumenten als
betrouwbare afbeelding van werkprocessen. Een sterke vorm van evidence is
"bewijs". Sommige archiefbescheiden zijn speciaal opgemaakt als evidence
(processen-verbaal, akten, notulen); andere kunnen als zodanig gebruikt
worden, maar hebben primair een ander doel gediend. Het begrip evidence is
niet gelijk aan evidential value. Zie ook: accountability.
evidential value -
Het belang van stukken voor de reconstructie van het ontstaan, en de uitvoe
ring van functies en activiteiten van de archiefvormer. Evidential value wordt
onderscheiden van informational value. Deze concepten, alsmede die van
primary value en secondary value (zie daar), zijn in de jaren '50 geïntrodu
ceerd door de Amerikaan Theodore Schellenberg; zen hebben in de Noord-
Amerikaanse en Australische archivistiek grote weerklank gevonden, vooral
met betrekking tot selectie.
file - (1) dossier; (2) file, bestand
(1) Lexicon 22. Case files kunnen beperkt zijn tot een enkele transaction
(Canadees: transactional files)
(2) In geautomatiseerde gegevensverwerking is een file een geheel van een
aantal records (zie: record (2)).
filing system - ordeningsplan
Het geheel aan afspraken, methoden en procedures, volgens welke documen
ten worden gerangschikt, geklasseerd, opgeborgen en gedocumenteerd. Zie
ook: record system; recordkeeping system.
fonds - archief
Het geheel van de documenten, ongeacht vorm of medium, opgemaakt of
ontvangen en gebruikt door een persoon, een familie of organisatie, bij de
uitoefening van activiteiten en functies. Vergelijk de Nederlandse definitie
van archief: "Het geheel van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt
door een instelling, persoon of groep van personen." (Lexicon 2).
Oorspronkelijk Frans: Fonds d'archives. De Engelse definitie bevat elementen
die in de Nederlandse definitie van archiefbestanddelen zijn inbegrepen.
Fonds is vooral een conceptueel begrip. Niet te verwarren met het begrip
fonds zoals in de toelichting van het Lexicon wordt vermeld.
functional provenance -
De herkomst van archiefstukken gerelateerd aan de functie waaruit ze zijn
ontstaan. Zie ook: provenance.
general records schedule -
Een selectielijst geldend voor de bij verschillende overheidsorganen voor
komende gelijksoortige stukken, bijv. de comptabiliteit en het personeels
beheer betreffende. Ook: common records schedule of general schedule.
Zie ook: records schedule.
informational value -
Het belang van archiefbescheiden voor onderzoek in verband met informatie
die ze bevatten over personen, plaatsen, onderwerpen etc.
Zie ook: evidential value.
intermediate storage -
Het plaatsen van semistatische archiefbestanddelen in een records centre
of tussenarchief (-bewaarplaats), in afwachting van overbrenging of
vernietiging.
item - archiefbestanddeel
De kleinste, logisch ondeelbare, eenheid van ordening en beschrijving,
gewoonlijk voorzien van een eigen nummer. Fysiek is het bestanddeel dikwijls
wel verder te delen, tenzij het uit een enkel stuk bestaat. Een dossier of een
bundel (met opzet wordt hier nu deze verouderde term gebruikt, in de zin van
een aantal op basis van een zelfde onderwerp bijeengevoegde stukken) kan
ontleed worden in kleinere eenheden, maar het logisch verband tussen de
stukken gaat dan verloren. Het bestanddeel is de eenheid die op studiezalen
ter beschikking wordt gesteld. Een enkelvoudig stuk binnen een item wordt
piece genoemd. In het U.K. wordt soms ook piece gebruikt in plaats van item.
BIJLAGE
236
PETER HORSMAN ENGELSTALIGE ARCHIEFTERMEN
23 7
