Werkprocessen, informatieprocessen en toegankelijkheid
Informatie die aan werkprocessen is gebonden heeft noodzakelijkerwijs zelf ook
een procesmatig karakter.
Documenten veranderen gedurende de afhandeling van een zaak van functie
en daarmee dikwijls ook van vorm. Ontwikkelingsstadia gaan in elkaar over: een
concept-brief kan door ondertekening een brief worden die voor verzending is
bestemd. Verschillende redacties kunnen in elkaar overgaan: een verzoekschrift
kan door de plaatsing van een aantekening van degene die het besluit moet
nemen worden omgezet in een beschikking. Dossiers ondersteunen achtereen
volgende fasen van hetzelfde werkproces (voorbereiding, uitvoering en evaluatie
bijvoorbeeld) en kunnen ook in andere werkprocessen worden gebruikt.
Werkende weg worden dossiers aangevuld, opgeschoond en herordend. Terwijl
hun functies veranderen, veranderen ook hun relaties met andere documenten
en dossiers.
Series archiefbestanddelen kunnen ook van functie en daarmee van struc
tuur veranderen. Doop-, trouw - en begraafregisters, die kerkelijke functies
dienden en in kerkarchieven waren opgenomen, kregen als retroacta van de bur
gerlijke stand een functie in de bevolkingsboekhouding en werden in de over
heidsarchieven geïncorporeerd.
Archieven zijn meestal minder dynamisch dan de werkprocessen waardoor ze
zijn gegenereerd. Naarmate de tijd verstrijkt is hun fysieke structuur van die
werkprocessen steeds minder een adequate afspiegeling. Bestanddelen van het
archief die hun oorspronkelijke structuur behouden (en dat zijn doorgaans de
oudere en minder actuele bestanddelen) zijn na verloop van tijd vanuit de struc
tuur van de actuele werkprocesssen niet meer bevraagbaar. Als het verschil in
structuur tussen het oudere en het meer recente archief ernstige problemen ople
vert bij de bevraging, zullen er maatregelen moeten worden genomen. Soms
wordt dan de fysieke structuur van het oudere archief geheel in overeenstem
ming gebracht met de fysieke structuur die aan de meer recente informatie is
gegeven, wat bij de bevraging van de oudere bestanden weer problemen kan ople
veren. Een andere mogelijkheid is het bewerken van een toegang op het oudere
archief waarin de informatie in een andere logische samenhang wordt gepresen
teerd, maar waarbij de fysieke structuur van het oudere archief intact wordt
gelaten.
De werkprocessen kunnen uiteindelijk zozeer van karakter veranderen, dat de
geformaliseerde logische structuur van het archief daar niet goed meer op aan
sluit. Het gekozen registratuurstelsel voldoet niet meer en het archief verliest aan
functionaliteit. Als de problemen die dit in de informatievoorziening teweeg
brengt groot genoeg worden, ontstaan er parallelle informatiesystemen die een
meer spontane, maar ook een meer adequate, logische structuur hebben
(meestal voor zover de fysieke structuur van de bureaula dat toelaat). Uiteindelijk
wordt meestal het registratuurstelsel zelf herzien.
Uiteindelijk komt er een eind aan de werkprocessen die het archief hebben
gegenereerd en waarin de archiefdocumenten zijn gebruikt. Vanaf dat moment
stijgt de kans snel dat het archief in wanorde raakt, van structuur verandert en
als afbeelding van de oorspronkelijke werkprocessen zijn waarde verliest.
Herordening vanuit een buiten het archief gelegen gezichtspunt kan het archief
dan tot een collectie historische documenten degraderen.
Doel en methode van de archiefwetenschap
De archiefwetenschap onderscheidt zich van andere wetenschappen door haar
doel, haar object en haar methode. Haar object is procesgebonden informatie,
dat wil zeggen: zowel de informatie zelf als de processen die die informatie
hebben gegenereerd en gestructureerd. Haar doel is de realisatie en handhaving
van archivistische kwaliteit, dat wil zeggen: van de optimale zichtbaarheid en
duurzaamheid van de band tussen de informatie en de werkprocessen. Haar
methode is het vastleggen, handhaven en analyseren van de samenhang tussen
de functie van de informatie enerzijds en haar vorm, structuur en context ander
zijds.
De archivistische methode levert de wetenschappelijke basis voor een functio
nele inrichting en adequaat onderhoud van informatiesystemen waarvan archie
ven onderdeel uitmaken, voor een waardering van archieven die leidt tot een
verantwoorde acquisitie en selectie, voor een zorgvuldig en efficiënt beheer van
archieven, voor hun optimale toegankelijkheid (dat wil zeggen: voor hun fysieke
beschikbaarheid en hun raadpleegbaarheid) en voor hun succesvolle bevraging.
Ze richt zich namelijk op alle kwaliteitsaspecten van procesgebonden informatie
zoals beschikbaarheid, leesbaarheid, volledigheid, relevantie, representativiteit, actu
aliteit, authenticiteit en betrouwbaarheid en dus ook op de voorwaarden die die
kwaliteit bepalen en die gelegen zijn in het archiveringssysteem.
De archivistische methodologie
De archivistische methodologie levert het instrumentarium om de kwaliteit van
procesgebonden informatie te realiseren, te analyseren en te handhaven.
Ze wordt gebruikt om de binding tot stand te brengen, te beoordelen en in stand
te houden van procesgebonden informatie enerzijds en de werkprocessen die die
informatie hebben gegenereerd anderzijds. Ze is gericht op de analyse van de
relatie tussen de functie van archief en archiefdocumenten met hun vorm, hun
structuur en hun context.
De kwaliteit van procesgebonden informatie valt of staat met de kwaliteit en
de duurzaamheid van de band die proces en informatie bindt. In een goed archief
hebben de gegevens een toepasselijke vorm, hebben de documenten een adequate
structuur en is de context transparant gemaakt.
Vorm, structuur en context worden soms bewust veranderd om de gegevens
een andere betekenis te geven, maar hebben, zoals hierboven al werd aangestipt,
ook de neiging zonder bewust ingrijpen los te raken van de gegevens die ze struc
tureren en daarmee betekenis geven. Betrouwbare informatie wordt onbetrouw
bare informatie, hoogwaardige informatie degenereert tot minder hoogwaardige
informatie; archieven degenereren tot documentaire verzamelingen, bewijsstuk
ken tot documentatie, documenten tot losse gegevens.
Als men echter wil voorkomen dat informatievervalsing of informatieverlies
optreedt, dan moet men de relatie tussen de gegevens en de vorm, de structuur
en de context ervan handhaven of de veranderingen die erin worden aangebracht
zorgvuldig documenteren.
Op het niveau van het individuele document betekent dit respect voor
de vorm van de afzonderlijke documenten. Hiermee houdt zich van oudsher de
diplomatiek of oorkondenleer bezig. Op het niveau van het archief betekent
dit respect voor de externe structuur van het archief (het structuurbeginsel) en
ARCHIEFWETENSCHAP
18
THEO THOMASSEN EEN KORTE INTRODUCTIE IN DE ARCHIVISTIEK
19
