De code
DE PROFESSIE
1. Archivarissen dienen de integriteit van het archiefmateriaal te
beschermen en zo te garanderen dat het betrouwbaar bewijsmateriaal van
het verleden blijft.
De voornaamste taak van archivarissen bestaat uit het bewaren van de integriteit
van de aan hun toevertrouwde archivalia. Bij het vervullen van deze taak dient te
worden gelet op de legitieme, maar soms tegenstrijdige rechten en belangen van
werkgevers, eigenaars, personen die in de stukken worden genoemd en voormali
ge, huidige en toekomstige gebruikers. De objectiviteit en de onpartijdigheid van
archivarissen zijn een maatstaf voor hun vakbekwaamheid.
Zij dienen elke druk -van wie of waar dan ook- te weerstaan om bewijsmateriaal
te manipuleren met de bedoeling feiten te verbergen of te verdraaien.
2. Archivarissen dienen het archiefmateriaal op zijn waarde te schatten, te
selecteren en te bewaren in zijn historische, wettelijke en administratieve
context en, onder handhaving van het structuurbeginsel, de oorspronkelijke
samenhang tussen de documenten te bewaren en zichtbaar te maken.
Archivarissen dienen te handelen volgens de algemeen aanvaarde archivistische
principes en praktijk. Archivarissen dienen hun plichten en taken te vervullen
overeenkomstig de principes van de archivistiek met betrekking tot de archiefvor
ming, de behandeling en de bestemming van dynamisch en semi-statisch archief
-met inbegrip van elektronische en multimedia archieven- de selectie en de
acquisitie tot permanente bewaring, de beveiliging, de bewaring en conservering
en het ordenen, beschrijven, bekend en toegankelijk maken van het hun toever
trouwd archief. Archivarissen dienen de archiefbescheiden op een onpartijdige
wijze te selecteren voor bewaring of vernietiging op basis van een grondige
kennis van de eisen en van het acquisitiebeleid van de instelling waaraan zij ver
bonden zijn. Archivarissen moeten de voor bewaring geselecteerde archiefbe
scheiden zo spoedig als mogelijk is gelet op de beschikbare middelen, ordenen en
beschrijven overeenkomstig archivistische principes (met name het structuur- en
bestemmingsbeginsel) en aanvaarde normen. Archivarissen dienen archivalia te
verwerven in overeenstemming met de doelstellingen en middelen van hun
instelling. Zij zullen geen archief verwerven of aanvaarden wanneer dit de inte
griteit of het behoud van de documenten in gevaar zou brengen. Archivarissen
dienen ertoe bij te dragen dat deze archiefbescheiden in de meest geëigende
archiefbewaarplaats worden bewaard. Archivarissen dienen mee te werken aan
de teruggave van afgedwaalde archieven.
3. Archivarissen dienen de authenticiteit van documenten te beschermen
gedurende hun bewerken, bewaring en gebruik.
Archivarissen dienen er voor te zorgen dat de archivistische waarde van archie
ven -met inbegrip van elektronische en multimedia archieven- bij selectie, orde
ning, beschrijving, bewaring en gebruik niet wordt geschaad. Steekproefsgewijze
selectie zal altijd dienen te gebeuren aan de hand van zorgvuldig vastgestelde
werkmethoden en criteria. Het vervangen van originele archiefbescheiden door
226
BEROEPSCODE VOOR ARCHIVARISSEN
andere gegevensdragers dient te gebeuren met inachtname van hun wettelijke,
intrinsieke en informatieve waarde. De gebruiker dient ingelicht te worden
wanneer niet-openbare archiefbescheiden tijdelijk uit een dossier zijn verwijderd.
4. Archivarissen dienen de blijvende toegankelijkheid en begrijpelijkheid
van archiefmateriaal te waarborgen.
Selectie ter bewaring of ter vernietiging door archivarissen dient in de eerste
plaats om een essentiële getuigenis te bewaren van de activiteiten van de persoon
of instelling die het archief heeft gevormd of de documenten heeft verzameld.
Bij de selectie dient ook rekening te worden gehouden met veranderende onder-
zoeksbehoeften. Archivarissen dienen zich ervan bewust te zijn dat het verwer
ven van documenten van twijfelachtige herkomst, hoe interessant zij ook mogen
zijn, illegale handel in de hand kan werken. Archivarissen dienen samen te wer
ken met andere archivarissen en met opsporingsdiensten voor de aanhouding en
vervolging van personen die verdacht worden van diefstal van archiefbescheiden.
5. Archivarissen dienen het omgaan met het archiefmateriaal te documenteren
en in staat te zijn daarover rekenschap af te leggen.
Archivarissen dienen goede procedures gedurende de gehele levensloop van
archieven te bepleiten en samen met de archiefvormers zich toe te leggen op
nieuwe media en praktijken voor informatiebeheer. Archivarissen dienen zich
niet alleen te bekommeren om het verwerven van bestaande archieven, maar er
ook voor te zorgen dat huidige informatiebeheers- en archiefsystemen vanaf het
begin procedures bevatten om documenten van waarde te bewaren. In onderhan
delingen met voor overdracht verantwoordelijke personen of met archief eigena
ren, dienen archivarissen te streven naar eerlijke beslissingen met inachtneming
van-indien van toepassing-: de bevoegdheid om archief over te dragen, te schen
ken of te verkopen, financiële regelingen, de planning van de bewerking, het
auteursrecht en de voorwaarden voor openbaarheid. Zij dienen voortdurend aan
tekening te houden van alle aanwinsten, conserverings- en archiveringswerk-
zaamheden.
6. Archivarissen dienen een zo breed mogelijk gebruik van archieven te
bevorderen en onpartijdig aan alle gebruikers diensten te verlenen.
Archivarissen dienen op alle archiefbestanden die hun zijn toevertrouwd de
nodige algemene en specifieke toegangen te maken. Zij dienen een ieder onpartij
dig advies te verstrekken en de beschikbare middelen aan te wenden om een
evenwichtig pakket dienstverlening te verschaffen. Archivarissen zullen alle rede
lijke vragen over de door hen bewaarde archiefbestanden hoffelijk en bereidwillig
beantwoorden. Zij zullen het optimale gebruik ervan aanmoedigen, rekening
houdend met het beleid van de instelling, de goede bewaring van het archief,
wettelijke bepalingen, de rechten van het individu en de afspraken met de schen
kers. Beperkende bepalingen betreffende het raadplegen van de bestanden dienen
aan eventuele geïnteresseerden te worden verklaard en rechtvaardig te worden
toegepast. Archivarissen dienen onredelijke beperkingen van de openbaarheid en
van het gebruik van archief te ontmoedigen. Zij mogen echter duidelijk omschre-
22 7
