De standaard wordt vooral toegepast in de bibliotheekwereld, maar doet
inmiddels ook zijn intrede in de archiefwereld.11
In meerdere landen, ook in Nederland, wordt gewerkt aan zgn. 'government
locator systems'. Omdat hier de toegankelijkheid en beschikbaarheid van
overheidsinformatie centraal staan, liggen deze activiteiten dicht tegen het
voorgaande aan. In Nederland wordt daarbij ook gekeken naar het bruikbaar
heid van de informatie zoals beschreven in de institutionele onderzoeken die
in het kader van het PIVOT-projectzijn en worden uitgevoerd.
het project Strategie Partnership with Industry - Research Training (SPIRT)
in Australië dat in 1998 is gestart. Doel is de ontwikkeling van een raamwerk
voor standaardisatie van metadata voor archivering ('record keeping') en de
vaststelling van een globale set metadata, die de beschikbaarheid van
betrouwbare, authentieke en toegankelijke archiefbescheiden in netwerkom
gevingen ondersteunt. Dit laatste project lijkt het meest veelbelovend en
volledig, ook al omdat hieraan een internationaal panel van deskundigen
deelneemt. Kern in dit project is dat de archiefbescheiden, de archiefvormer
en de (overheids)functie als afzonderlijke entiteiten worden beschouwd en
beschreven. Het onderscheid tussen deze verschillende entiteiten is voor het
eerst helder onder woorden gebracht in de jaren zestig door Peter Scott, een
Australische archivaris. Zijn werk kan in dit opzicht als baanbrekend worden
beschouwd en vormt nog steeds de basis voor het archiefdenken in Australië.
Het helpt niet alleen in het omgaan met digitale archiefbescheiden, het moet
zelfs als voorwaarde worden beschouwd. Het stelt archivarissen in staat los
van verdeling van verantwoordelijkheden, te kijken naar archiefvormers en
de rol van archieven.
Al deze activiteiten pogen ook de uitwisselbaarheid van metadata en dus van
zoeken te bevorderen dan wel te bewerkstelligen.
Niet genoemd in bovenstaande rijtje zijn twee andere initiatieven die binnen
de archiefwereld veel worden genoemd en soms worden gebruikt, en die ook een
rol spelen, nl. de International standard archival description (ISAD(G)) samen
met de International Standard archival authority record for corporate bodies, persons
and families (ISAAR(CPF)) en Encoded Archival Description (EAD).12 De reden
is dat deze standaards nog erg gebaseerd zijn op de traditionele wijze van beschrij
ven.
De komst van de ISAD(G) standaard voor beschrijven in 1996 betekende een
eerste stap in de richting van gestandaardiseerde wijze van beschrijving. Hoewel
deze enigszins tegemoet lijkt te komen aan de splitsing tussen een beschrijving
van fysieke archiefbescheiden (ISAD(G)) en logische archiefvormers
(ISAAR(CPF)), is het niet meer dan een tussenvorm die nog steeds het traditio
nele fysieke archief als uitgangspunt heeft.13 Bovendien is deze benadering sta
tisch en retrospectief: er is een hoeveelheid archief die beschreven moet worden.
De standaard is inmiddels aan herziening onderhevig, waarbij naar verwachting
ook meer rekening zal worden gehouden met digitale archiefbescheiden.
Ook de benadering van encoded archival description (EAD) is traditioneel en in de
eerste plaats gericht op de productie van een inventaris, zij het dan in digitale
vorm. Deze standaard is gebaseerd op SGML (standardised general mark-up
languageen geeft een beschrijving van de structuur van een inventaris, in feite
tweede niveau van metadata. De beschrijvingen worden dan in die vorm gemaakt
of gegoten (als het een bestaande inventaris betreft) en de inventaris geprodu
ceerd.
Ondanks deze nieuwe inzichten blijkt in de praktijk dat toepassing ervan in
Nederland (maar ook elders) erg traag gaat. Nog steeds is er geen samenhangend
concept, waarmee archiefvormers, functies en archieven kunnen worden
beschreven. Oude tradities blijken taai. In een archiefsysteem als Archeion
(sinds kort ABS/Archeion) worden archiefvormers vaak niet opgenomen, hoewel
daar slechts een beknopte beschrijving gevraagd wordt.
De fysieke documenten vormen nog steeds het uitgangspunt.
Beheer: onderscheid tussen fysiek/technisch en intellectueel
Nu archiefbescheiden zo vluchtig zijn geworden, is de vraag wat archiefdiensten
eigenlijk nog (zullen) beheren? Zijn dat diskettes of CD-ROMs, computerfiles,
metadata of toch archiefbescheiden? Of zijn computerbestanden hetzelfde als
archiefbescheiden?
In het bovenstaande is reeds aangegeven dat er bij digitale archiefbescheiden
een onderscheid gemaakt moet worden tussen het fysieke en het logische of
intellectuele niveau.
Dat geldt ook voor het beheer. Archiefbescheiden als zodanig bestaan alleen
nog virtueel. Kennis daarover vraagt intellectueel beheer, waarbij metadata een
essentiële rol spelen.
Fysiek zijn er de (computer-)bestanden die op diskettes of een andere drager
zijn opgeslagen. Hoewel niet geheel juist zou men dit kunnen zien als de archief
bescheiden in gecodeerde vorm.
Het probleem is dat IT zich razendsnel ontwikkelt en aan voortdurende veran
dering onderhevig is. De wet van Moore stelt dat elke IV2 jaar een nieuwe gene
ratie zich aandient, waarbij zich de capaciteit heeft verdubbeld. Tot nu toe heeft
zich dit in de praktijk ook bewezen. Standaards kunnen dit niet bijhouden en
kunnen dus nauwelijks voorzien in de vraag naar enige stabiliteit of verankering.
Als er al standaards zijn zoals ASCII dan is dit op een laag niveau of er is sprake
van fabriekseigen standaards, zoals PDF, Windows e.d. Ook ISO standaards
blijken geen oplossing te bieden. Als deze na lange, jaren durende procedures
worden vastgesteld, dan blijken er nauwelijks produkten op de markt te worden-
aangeboden die er aan voldoen.
Het zijn juist die snelle ontwikkelingen die het moeilijk maken digitale
archiefbescheiden langdurig en in een bruikbare vorm te bewaren.
Applicatiesoftware en opslagformaten verouderen en vereisen dat bestanden
naar nieuwe versies worden geconverteerd. Daarbij kan de oorspronkelijke vorm
en structuur van documenten worden aangetast of gewijzigd en dat is weer in
strijd met de eisen van authenticiteit die wij aan archiefbescheiden stellen. Er
zijn op dit moment echter geen oplossingen voor handen voor dit probleem. Wel
zijn er ideeën en theorieën, maar die moeten eerst in de praktijk worden uitgetest
en uitgewerkt. Eén zo'n strategie is emulatie. Daarmee wordt in grote lijnen
DE PROFESSIE
11 Voor Dublin Core zie purl.org/DC/index.htm.
12 Informatie over ISAD( G) en ISAAR (CPF) is te vinden op datal.archives.ca/ica/cg-bin/.
Voor EAD zie: lcweb.loc.gov/ead (Library of Congress).
13 Zie McKemmish, Are records ever actual, pp. 193-195.
220
HANS HOFMAN DE DIGITALE ARCHIVARIS
221
