De praktijk Hoe staat het bij archiefdiensten en overheidsorganisaties met erkenning van de veranderingen die plaatsvinden als gevolg van de toenemende digitalisering? De neiging bestaat vaak bij overheidsorganisaties om het probleem bij archief diensten te leggen. Dat is deels te wijten aan de beperkte opvatting van wat digi tale duurzaamheid is en wordt nog eens versterkt door het feit dat archivarissen als eersten de problematiek in kaart hebben gebracht en gepoogd hebben oplos singsrichtingen te definiëren. Een dergelijk eenzijdige invalshoek is echter niet zinvol juist vanwege de samenhang van activiteiten in het digitale continuum van archiefbescheiden. Sinds 1996 is er een samenwerkingsverband tussen administratie en archiefdien sten (als verantwoordelijk voor het cultuuraspect), nl. het programma Digitale Duurzaamheid.4 Het was het resultaat van een bewustwordingsproces, dat enige jaren in beslag nam. Tot dan toe hadden archiefdiensten zich vooral alleen met deze problematiek bezig gehouden. Dat het lastig is bestaande organisatorische grenzen te doorbreken, blijkt uit het feit dat het in 1996 opgerichte programma bureau inmiddels weer is opgeheven en dat de samenwerking zich nu vooral ken merkt door overleg en coïrdinatie. Daarnaast is en blijft stimulering van de bewustwording binnen overheidsorgani saties, met name van het management noodzakelijk. Het millenniumprobleem kan in dit kader wellicht nog diensten bewijzen, als een typisch voorbeeld van korte termijn denken en de risico's die dat met zich meebrengt. Het is van wezen lijk belang aansluiting te zoeken bij de belangen van het primaire proces en de uitvoering ervan. Zodra lijnmanagers duidelijk gemaakt kan worden dat de uit voering van een taak baat heeft bij een goede archiefvorming en betrouwbaar archiefbeheer als onderdeel van de informatievoorziening, dan is al veel gewon nen. Bovendien leidt de toepassing van ICT vaak tot een heroriëntering op de wijze, waarop taken en functies worden uitgevoerd. Doel is dan tot een efficiën tere en effectievere uitvoering van taken te komen. In de veelheid van aspecten die dan aan de orde komen, zoals informatiebeveiliging, privacy, veilige en betrouwbare e-mail e.d., kunnen dan gemakkelijk ook verantwoorde archivering en het duurzaamheidsaspect worden meegenomen als één van de eisen. Ter ondersteuning van het bewustwordingsproces kan ook gebruik gemaakt worden van andere invalshoeken, zoals kwaliteitszorg, toegankelijkheid van over heidsinformatie (context), kennismanagement of lerende organisatie. Er is vanuit overheidsorganisaties een roep om praktische en concrete oplossin gen. Echter er zijn nog geen definitieve oplossingen beschikbaar. De complexiteit en de dynamiek van de veranderingen beletten dat. Wel zijn er pogingen om te komen tot een wereldwijde ISO standaard van archi- veren of archiefbeheer records management)Deze standaardisatiepoging is geba seerd op de Australische records management standaard.5 Het is de vraag of een gemeenschappelijke standaard wel mogelijk is, gezien verschillende archieftradi ties en wettelijke kaders. Wel is dit één van de vele uitingen van internationale samenwerking op dit terrein. Een ander aspect dat bij de ontwikkelingen een rol speelt, is de schaarse kennis en deskundigheid die beschikbaar zijn. Zowel theoretisch als praktisch moet nog veel worden uitgedacht en uitgewerkt om iets te kunnen bereiken en voortgang te boeken. De consequenties voor de archiefpraktijk nader beschouwd In het voorgaande is al aangeduid dat de klassieke scheiding tussen administratie en archief conceptueel, maar wellicht ook in organisatorische zin zal verdwijnen. De ingesleten vanzelfsprekendheid ervan wordt door de aard van digitale infor matie ter discussie gesteld. Daarmee is echter niet gezegd dat het archiefvak als zodanig verdwijnt, integendeel de discipline die het archiefvak is, zal zeker nood zakelijk blijven. Immers archiefvorming en archiefbeheer blijven nodig om de verschillende bewaarbelangen te ondersteunen. Wat zal gebeuren is een steeds verdergaande virtuele versmelting van nu nog ver schillende werkgebieden van informatievoorziening zoals archief, bibliotheek, documentatiecentra en musea, tot een samenhangend geheel. Daarin spelen ver schillende spelers met elk hun eigen verantwoordelijkheid en deskundigheid (discipline) een rol, vinden verschillende processen en activiteiten plaats en wordt vanuit verschillende perspectieven gebruik van informatie gemaakt. Wat zijn nu de consequenties wanneer we de verschillende archivistische activi teiten in ogenschouw nemen? Ik richt mij in dit kader daarbij op activiteiten als selectie, beheer, beschrijven en beschikbaar stellen. Eén aspect waarmee voortdu rend rekening moet worden gehouden, is dat papieren en digitale archiefbeschei den naast elkaar bestaan en een geïntegreerd beheer vereisen. Deze situatie zal voorlopig nog wel blijven voortbestaan, als zij al ooit verdwijnt. Ook hier geldt dat er een nieuwe technologie is ontstaan, die de bestaande technieken niet ver dringt, maar aanvult. Selectie: functioneel of inhoudelijk? De ontwikkeling die met de methode institutioneel onderzoek zoals bijvoorbeeld door het PIVOT-project gehanteerd, in gang is gezet, is uitstekend geschikt voor een digitale wereld. Dit project startte begin jaren negentig en hanteert de nieuwe benadering van functionele selectie.6 Kan bij papieren archiefbescheiden nog een methode van fysieke selectie en DE PROFESSIE 4 Verantwoordelijkheden binnen dit programma zijn verdeeld tussen het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties de overheidsorganisaties zelf en de Rijksarchiefdienst op basis van de nu bestaande taakverdeling. 216 HANS HOFMAN DE DIGITALE ARCHIVARIS 5 De commissie van de International Organization for Standardization die zich hiermee bezighoudt heet ISO/TC46/SC11. De Australische standaard is gepubliceerd door Standards Association of Australia, onder nr. 4390 in 1996. 6 Zie ook de ICA-publicatie, Guide for managing electronic records from an archival perspective (Paris, 1997), pp. 32-34. 217

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 1999 | | pagina 110