De praktijk
Hoe staat het bij archiefdiensten en overheidsorganisaties met erkenning van de
veranderingen die plaatsvinden als gevolg van de toenemende digitalisering?
De neiging bestaat vaak bij overheidsorganisaties om het probleem bij archief
diensten te leggen. Dat is deels te wijten aan de beperkte opvatting van wat digi
tale duurzaamheid is en wordt nog eens versterkt door het feit dat archivarissen
als eersten de problematiek in kaart hebben gebracht en gepoogd hebben oplos
singsrichtingen te definiëren. Een dergelijk eenzijdige invalshoek is echter niet
zinvol juist vanwege de samenhang van activiteiten in het digitale continuum
van archiefbescheiden.
Sinds 1996 is er een samenwerkingsverband tussen administratie en archiefdien
sten (als verantwoordelijk voor het cultuuraspect), nl. het programma Digitale
Duurzaamheid.4 Het was het resultaat van een bewustwordingsproces, dat enige
jaren in beslag nam. Tot dan toe hadden archiefdiensten zich vooral alleen met
deze problematiek bezig gehouden. Dat het lastig is bestaande organisatorische
grenzen te doorbreken, blijkt uit het feit dat het in 1996 opgerichte programma
bureau inmiddels weer is opgeheven en dat de samenwerking zich nu vooral ken
merkt door overleg en coïrdinatie.
Daarnaast is en blijft stimulering van de bewustwording binnen overheidsorgani
saties, met name van het management noodzakelijk. Het millenniumprobleem
kan in dit kader wellicht nog diensten bewijzen, als een typisch voorbeeld van
korte termijn denken en de risico's die dat met zich meebrengt. Het is van wezen
lijk belang aansluiting te zoeken bij de belangen van het primaire proces en de
uitvoering ervan. Zodra lijnmanagers duidelijk gemaakt kan worden dat de uit
voering van een taak baat heeft bij een goede archiefvorming en betrouwbaar
archiefbeheer als onderdeel van de informatievoorziening, dan is al veel gewon
nen. Bovendien leidt de toepassing van ICT vaak tot een heroriëntering op de
wijze, waarop taken en functies worden uitgevoerd. Doel is dan tot een efficiën
tere en effectievere uitvoering van taken te komen. In de veelheid van aspecten
die dan aan de orde komen, zoals informatiebeveiliging, privacy, veilige en
betrouwbare e-mail e.d., kunnen dan gemakkelijk ook verantwoorde archivering
en het duurzaamheidsaspect worden meegenomen als één van de eisen.
Ter ondersteuning van het bewustwordingsproces kan ook gebruik gemaakt
worden van andere invalshoeken, zoals kwaliteitszorg, toegankelijkheid van over
heidsinformatie (context), kennismanagement of lerende organisatie.
Er is vanuit overheidsorganisaties een roep om praktische en concrete oplossin
gen. Echter er zijn nog geen definitieve oplossingen beschikbaar. De complexiteit
en de dynamiek van de veranderingen beletten dat.
Wel zijn er pogingen om te komen tot een wereldwijde ISO standaard van archi-
veren of archiefbeheer records management)Deze standaardisatiepoging is geba
seerd op de Australische records management standaard.5 Het is de vraag of een
gemeenschappelijke standaard wel mogelijk is, gezien verschillende archieftradi
ties en wettelijke kaders. Wel is dit één van de vele uitingen van internationale
samenwerking op dit terrein.
Een ander aspect dat bij de ontwikkelingen een rol speelt, is de schaarse kennis
en deskundigheid die beschikbaar zijn. Zowel theoretisch als praktisch moet nog
veel worden uitgedacht en uitgewerkt om iets te kunnen bereiken en voortgang te
boeken.
De consequenties voor de archiefpraktijk nader beschouwd
In het voorgaande is al aangeduid dat de klassieke scheiding tussen administratie
en archief conceptueel, maar wellicht ook in organisatorische zin zal verdwijnen.
De ingesleten vanzelfsprekendheid ervan wordt door de aard van digitale infor
matie ter discussie gesteld. Daarmee is echter niet gezegd dat het archiefvak als
zodanig verdwijnt, integendeel de discipline die het archiefvak is, zal zeker nood
zakelijk blijven. Immers archiefvorming en archiefbeheer blijven nodig om de
verschillende bewaarbelangen te ondersteunen.
Wat zal gebeuren is een steeds verdergaande virtuele versmelting van nu nog ver
schillende werkgebieden van informatievoorziening zoals archief, bibliotheek,
documentatiecentra en musea, tot een samenhangend geheel. Daarin spelen ver
schillende spelers met elk hun eigen verantwoordelijkheid en deskundigheid
(discipline) een rol, vinden verschillende processen en activiteiten plaats en
wordt vanuit verschillende perspectieven gebruik van informatie gemaakt.
Wat zijn nu de consequenties wanneer we de verschillende archivistische activi
teiten in ogenschouw nemen? Ik richt mij in dit kader daarbij op activiteiten als
selectie, beheer, beschrijven en beschikbaar stellen. Eén aspect waarmee voortdu
rend rekening moet worden gehouden, is dat papieren en digitale archiefbeschei
den naast elkaar bestaan en een geïntegreerd beheer vereisen. Deze situatie zal
voorlopig nog wel blijven voortbestaan, als zij al ooit verdwijnt. Ook hier geldt
dat er een nieuwe technologie is ontstaan, die de bestaande technieken niet ver
dringt, maar aanvult.
Selectie: functioneel of inhoudelijk?
De ontwikkeling die met de methode institutioneel onderzoek zoals bijvoorbeeld
door het PIVOT-project gehanteerd, in gang is gezet, is uitstekend geschikt voor
een digitale wereld.
Dit project startte begin jaren negentig en hanteert de nieuwe benadering
van functionele selectie.6
Kan bij papieren archiefbescheiden nog een methode van fysieke selectie en
DE PROFESSIE
4 Verantwoordelijkheden binnen dit programma zijn verdeeld tussen het ministerie van Binnenlandse Zaken
en Koninkrijksrelaties de overheidsorganisaties zelf en de Rijksarchiefdienst op basis van de nu bestaande
taakverdeling.
216
HANS HOFMAN DE DIGITALE ARCHIVARIS
5 De commissie van de International Organization for Standardization die zich hiermee bezighoudt heet
ISO/TC46/SC11. De Australische standaard is gepubliceerd door Standards Association of Australia, onder
nr. 4390 in 1996.
6 Zie ook de ICA-publicatie, Guide for managing electronic records from an archival perspective (Paris, 1997),
pp. 32-34.
217