denken, procesgebonden informatie, contextgegevens, metadata, authenticiteit. Het verwarrende is dat deze nieuwe termen op zich niet echt nieuw zijn, maar een aanscherping en in zekere zin ook uitbreiding van bestaande begrippen. Wat tot nu toe bijna vanzelfsprekend is of was, omdat het onverbrekelijk onderdeel uitmaakte van het document in papieren vorm, dient nu in een digitaal perspec tief met zoveel woorden benoemd te worden en in feite worden vastgelegd. Karakteristiek van de veranderingen Algemeen wordt gesteld dat de archivaris proactief moet zijn en al bij het begin van de levensloop van archiefbescheiden een rol moet spelen. Dat vraagt een fundamenteel andere denkwijze en opstelling/positionering en dat vereist weer inzicht in de veranderingen die zich nu voordoen en in de consequenties ervan. Een essentiële verandering is de fysieke gedaantewisseling van een archiefstuk. Dat is niet langer een fysieke entiteit, maar slechts een virtuele. Alleen op het computerscherm is een document voor mensen leesbaar en begrijpelijk, alleen dan bestaat het als zodanig. Dat heeft de ultieme scheiding tussen het fysieke en het logische of intellectuele aspect van een archiefstuk tot gevolg. Werd in de laatste decennia het fysieke overblijfsel zoals terug te vinden in de archieven in het depot, onderscheiden van logische begrippen als archiefvormer en overheids taak (in feite de institutionele context), nu vindt er op documentniveau een scheiding plaats tussen de logische of conceptuele structuur en de fysieke neer slag. Daarmee bestaat het archiefstuk alleen nog virtueel en is erg vluchtig geworden. De nieuwe technologie doet bovendien de bekende grenzen van een docu ment vervagen. Het A-4 formaat is niet langer vanzelfsprekend, hoewel tekstver werkingspakketten dit nog steeds als uitgangspunt hanteren. Eén van de belangrijkste gevolgen van deze verandering is dat er geen belemme ringen meer zijn van plaats en tijd. In principe is alle informatie altijd overal op hetzelfde moment beschikbaar. Al is dit in de praktijk nog niet het geval, daar gaat het wel heen en is het wel het uitgangspunt van waaruit informatieleveran ciers en ook de archivaris moeten leren denken en handelen. Er is een continuum ontstaan, waarin zowel de overheidsadministratie als de archiefdienst die uiteindelijk voor het cultuurhistorische deel verantwoordelijk is, een rol spelen.2 In een papieren 'omgeving' is o.a. door het fysieke aspect van papier sprake van aparte domeinen van beheer. Overheidsadministratie en archiefdienst vervulden binnen hun domein elk hun eigen taken. Communicatie is daarbij vooral gericht op selectie en overdracht van archiefbescheiden. In een digitale wereld vervalt die scheiding. Functies als selectie, beheer, ordenen en beschrijven, die door overheidsorganisaties en archiefdiensten in een papieren wereld apart uitgeoefend worden, vragen nu een gezamenlijke, eendui- dige en sterk gecoïrdineerde aanpak. De retrospectieve benadering die tot nu toe veelal gehanteerd wordt en die de fysiek overgedragen archiefbescheiden als object heeft, is niet meer mogelijk. De genoemde activiteiten moeten op een andere manier uitgevoerd worden en dienen al direct bij de creatie een rol te spelen. Zij moeten ertoe leiden dat de bewaarbelangen worden gewaarborgd. Bij die activiteiten zijn verschillende func tionarissen betrokken met ieder hun eigen rol, de archiefvormende ambtenaar, de medewerker documentaire informatievoorziening en de archivaris. In de volgende paragraaf zal hier nader op in worden gegaan. Dat denken in twee gescheiden domeinen komt men ook tegen bij overheidsorga nisaties waar de neiging bestaat de problematiek rond langdurige bewaring van digitale informatie bij archiefdiensten te leggen en niet als eigen probleem te ervaren. Het bewustzijn op dit terrein binnen overheidsorganisaties, zeker bij het management, is sowieso een punt van aandacht. De waan en zorgen van elke dag staan op de voorgrond, lange termijn denken is nauwelijks aan de orde. Het eigen belang daarin wordt bovendien niet zo gezien. Om daaruit te komen moet gezocht worden naar een gemeenschappelijke noemer. Die kan gevonden worden in zaken als verantwoording, kennismanagement of kwaliteitszorg. Het is het paard achter de wagen spannen om voor digitale archiefbescheiden pas actie te ondernemen als duidelijk is dat ze bewaard moeten worden, bijvoor beeld door te gaan beschrijven. Uitvoering van activiteiten dan kost veel meer tijd, is duurder en in digitale vorm vaak niet meer mogelijk. Een andere fundamentele verandering die zich voordoet, heeft te maken met de wijze waarop archivarissen naar archieven en archiefbescheiden kijken. Sinds de tweede helft van de jaren tachtig is het besef gegroeid dat er een onderscheid gemaakt moet worden tussen het archief als een fysieke hoeveelheid stukken die in een depot staan en het archief als een logisch concept dat zijn uitdrukking vindt in een beschrijving in een inventaris.3 De katalysator in Nederland voor deze wijziging van perspectief was de ontwikkeling van een archiefbeheersys teem. Daarbij werd duidelijk dat de logistiek van het fysieke beheer van papieren archiefbescheiden een andere wijze van kijken vraagt dan de archiefvorming of de vraag van de onderzoeker. Tot dan toe was het archief zoals het in het depot stond vrijwel synoniem met de archiefvormer. De archievenoverzichten die in de jaren zeventig werden gemaakt, zijn daarvan een getuigenis. Als men echter nader in het overzicht of de inventaris keek, ontdekte men al gauw dat een archief behalve de archiefstukken van de archiefvormer waarmee het archief werd aangeduid, ook archiefstukken van andere archiefvormers kon bevatten. Wat nodig was, was niet alleen een goede beschrijving van het archief, maar ook van de archiefvormer en eigenlijk ook van de overheidstaken en functies die het uitvoerde. Dat laatste is ook ter hand genomen, zij het van uit een heel andere invalshoek, nl. vanuit de functionele selectie. DE PROFESSIE 2 Het concept van het zgn. records continuum is in Australië ontstaan. Daar is dit concept al min of meer ingeburgerd. Dat heeft ook te maken met de daar bestaande traditie, dat overheidsorganisaties veel meer dan in andere landen gewend zijn al hun archiefbescheiden, ook die met cultuurhistorische waarde, te beheren en te blijven beheren. Het is dan ook niet vreemd dat de zgn. post-custodial gedachte vooral in dit land wordt gepropageerd. Over het continuum concept is veel informatie te vinden op de website van Monash University in Melbourne: www.sims.monash.edu.au/rcrg/publications. 214 HANS HOFMAN DE DIGITALE ARCHIVARIS Zie ook het artikel van Sue McKemmish, "Yesterday, today and tomorrow: a continuum of responsibility", elders in dit jaarboek. 3 Een van de eersten dit onderscheid scherp heeft geformuleerd is de Australiër Peter Scott in zijn discussie over het zgn. 'record group' begrip. Zie meer hierover bijvoorbeeld bij Sue McKemmish, "Are records ever actual?", in: Sue McKemmish - Michael Piggott, eds., The Records Continuum. Ian Maclean and Australian Archives First Fifty Years (Clayton, 1994), pp. 187-203. 215

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 1999 | | pagina 109