denken, procesgebonden informatie, contextgegevens, metadata, authenticiteit.
Het verwarrende is dat deze nieuwe termen op zich niet echt nieuw zijn, maar
een aanscherping en in zekere zin ook uitbreiding van bestaande begrippen. Wat
tot nu toe bijna vanzelfsprekend is of was, omdat het onverbrekelijk onderdeel
uitmaakte van het document in papieren vorm, dient nu in een digitaal perspec
tief met zoveel woorden benoemd te worden en in feite worden vastgelegd.
Karakteristiek van de veranderingen
Algemeen wordt gesteld dat de archivaris proactief moet zijn en al bij het begin
van de levensloop van archiefbescheiden een rol moet spelen. Dat vraagt een
fundamenteel andere denkwijze en opstelling/positionering en dat vereist weer
inzicht in de veranderingen die zich nu voordoen en in de consequenties ervan.
Een essentiële verandering is de fysieke gedaantewisseling van een archiefstuk.
Dat is niet langer een fysieke entiteit, maar slechts een virtuele. Alleen op het
computerscherm is een document voor mensen leesbaar en begrijpelijk, alleen
dan bestaat het als zodanig. Dat heeft de ultieme scheiding tussen het fysieke en
het logische of intellectuele aspect van een archiefstuk tot gevolg. Werd in de
laatste decennia het fysieke overblijfsel zoals terug te vinden in de archieven in
het depot, onderscheiden van logische begrippen als archiefvormer en overheids
taak (in feite de institutionele context), nu vindt er op documentniveau een
scheiding plaats tussen de logische of conceptuele structuur en de fysieke neer
slag. Daarmee bestaat het archiefstuk alleen nog virtueel en is erg vluchtig
geworden.
De nieuwe technologie doet bovendien de bekende grenzen van een docu
ment vervagen. Het A-4 formaat is niet langer vanzelfsprekend, hoewel tekstver
werkingspakketten dit nog steeds als uitgangspunt hanteren.
Eén van de belangrijkste gevolgen van deze verandering is dat er geen belemme
ringen meer zijn van plaats en tijd. In principe is alle informatie altijd overal op
hetzelfde moment beschikbaar. Al is dit in de praktijk nog niet het geval, daar
gaat het wel heen en is het wel het uitgangspunt van waaruit informatieleveran
ciers en ook de archivaris moeten leren denken en handelen.
Er is een continuum ontstaan, waarin zowel de overheidsadministratie als de
archiefdienst die uiteindelijk voor het cultuurhistorische deel verantwoordelijk
is, een rol spelen.2 In een papieren 'omgeving' is o.a. door het fysieke aspect van
papier sprake van aparte domeinen van beheer. Overheidsadministratie en
archiefdienst vervulden binnen hun domein elk hun eigen taken. Communicatie
is daarbij vooral gericht op selectie en overdracht van archiefbescheiden.
In een digitale wereld vervalt die scheiding. Functies als selectie, beheer,
ordenen en beschrijven, die door overheidsorganisaties en archiefdiensten in een
papieren wereld apart uitgeoefend worden, vragen nu een gezamenlijke, eendui-
dige en sterk gecoïrdineerde aanpak. De retrospectieve benadering die tot nu toe
veelal gehanteerd wordt en die de fysiek overgedragen archiefbescheiden als
object heeft, is niet meer mogelijk.
De genoemde activiteiten moeten op een andere manier uitgevoerd worden
en dienen al direct bij de creatie een rol te spelen. Zij moeten ertoe leiden dat de
bewaarbelangen worden gewaarborgd. Bij die activiteiten zijn verschillende func
tionarissen betrokken met ieder hun eigen rol, de archiefvormende ambtenaar,
de medewerker documentaire informatievoorziening en de archivaris.
In de volgende paragraaf zal hier nader op in worden gegaan.
Dat denken in twee gescheiden domeinen komt men ook tegen bij overheidsorga
nisaties waar de neiging bestaat de problematiek rond langdurige bewaring van
digitale informatie bij archiefdiensten te leggen en niet als eigen probleem te
ervaren. Het bewustzijn op dit terrein binnen overheidsorganisaties, zeker bij het
management, is sowieso een punt van aandacht. De waan en zorgen van elke dag
staan op de voorgrond, lange termijn denken is nauwelijks aan de orde. Het eigen
belang daarin wordt bovendien niet zo gezien. Om daaruit te komen moet
gezocht worden naar een gemeenschappelijke noemer. Die kan gevonden worden
in zaken als verantwoording, kennismanagement of kwaliteitszorg.
Het is het paard achter de wagen spannen om voor digitale archiefbescheiden
pas actie te ondernemen als duidelijk is dat ze bewaard moeten worden, bijvoor
beeld door te gaan beschrijven. Uitvoering van activiteiten dan kost veel meer
tijd, is duurder en in digitale vorm vaak niet meer mogelijk.
Een andere fundamentele verandering die zich voordoet, heeft te maken met de
wijze waarop archivarissen naar archieven en archiefbescheiden kijken. Sinds de
tweede helft van de jaren tachtig is het besef gegroeid dat er een onderscheid
gemaakt moet worden tussen het archief als een fysieke hoeveelheid stukken die
in een depot staan en het archief als een logisch concept dat zijn uitdrukking
vindt in een beschrijving in een inventaris.3 De katalysator in Nederland voor
deze wijziging van perspectief was de ontwikkeling van een archiefbeheersys
teem. Daarbij werd duidelijk dat de logistiek van het fysieke beheer van papieren
archiefbescheiden een andere wijze van kijken vraagt dan de archiefvorming of
de vraag van de onderzoeker. Tot dan toe was het archief zoals het in het depot
stond vrijwel synoniem met de archiefvormer. De archievenoverzichten die in de
jaren zeventig werden gemaakt, zijn daarvan een getuigenis. Als men echter
nader in het overzicht of de inventaris keek, ontdekte men al gauw dat een
archief behalve de archiefstukken van de archiefvormer waarmee het archief
werd aangeduid, ook archiefstukken van andere archiefvormers kon bevatten.
Wat nodig was, was niet alleen een goede beschrijving van het archief, maar ook
van de archiefvormer en eigenlijk ook van de overheidstaken en functies die het
uitvoerde. Dat laatste is ook ter hand genomen, zij het van uit een heel andere
invalshoek, nl. vanuit de functionele selectie.
DE PROFESSIE
2 Het concept van het zgn. records continuum is in Australië ontstaan. Daar is dit concept al min of meer
ingeburgerd. Dat heeft ook te maken met de daar bestaande traditie, dat overheidsorganisaties veel meer
dan in andere landen gewend zijn al hun archiefbescheiden, ook die met cultuurhistorische waarde, te
beheren en te blijven beheren. Het is dan ook niet vreemd dat de zgn. post-custodial gedachte vooral in dit
land wordt gepropageerd. Over het continuum concept is veel informatie te vinden op de website van
Monash University in Melbourne: www.sims.monash.edu.au/rcrg/publications.
214
HANS HOFMAN DE DIGITALE ARCHIVARIS
Zie ook het artikel van Sue McKemmish, "Yesterday, today and tomorrow: a continuum of responsibility",
elders in dit jaarboek.
3 Een van de eersten dit onderscheid scherp heeft geformuleerd is de Australiër Peter Scott in zijn discussie
over het zgn. 'record group' begrip. Zie meer hierover bijvoorbeeld bij Sue McKemmish, "Are records ever
actual?", in: Sue McKemmish - Michael Piggott, eds., The Records Continuum. Ian Maclean and Australian
Archives First Fifty Years (Clayton, 1994), pp. 187-203.
215