voorzien van toelichtende beschrijvende informatie over de processen waarbinnen de documenten gegenereerd zijn. Gebruikers Al is het archief gestructureerd volgens de werkprocessen waarin de documenten hun functies vervullen of vervulden, die structurering hoeft niet altijd overeen te komen met de wijze waarop een gebruiker denkt en het archief benadert. Gebruikersvragen zijn vaak onvoorspelbaar. Zelfs al zou het theoretisch juist en praktisch mogelijk zijn het archief te structureren naar de vraag, dan zou die structuur ten eerste snel verou deren en ten tweede nooit aan alle gebruikers recht doen. De structuur die overeen komt met de wijze waarop het archief tot stand is gekomen, is veel stabieler en doet het best recht aan de specifieke functie van de archiefdocumenten. Door middel van additionele beschrijvingen en toelichtingen kunnen gebruikers naar de gewenste documenten geleid worden. Kwaliteit Alleen die personen mogen toegang hebben tot de documenten die daartoe bevoegd zijn. Het archiveringsysteem beveiligt het archief tegen ongeoorloofd gebruik. Gevraagde documenten moeten direct beschikbaar zijn. Wanneer een aanvrager een dag moet wachten voordat hij of zij het gewenste heeft, hindert dat in de voortgang van zijn of haar werk. Een archiveringsysteem met slechte prestaties wat beschikbaar stellen betreft, veroorzaakt dat medewerkers het negeren, schaduwarchieven gaan aanleggen, informatie elders zoeken, of onvoldoende gefundeerde beslissingen nemen. Het archiveringsysteem legt het gebruik van archiefdocumenten vast in metadata. toegang en gebruik 97

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2011 | | pagina 99