afgesloten archieven die naar een archiefbewaarplaats zijn overgebracht (zie para graaf 1.5), kunnen ze ook toegepast worden in archiveringsystemen. Kwaliteit De beschrijvingen in het archiveringsysteem vormen de kern van wat we eerder noemden het metadatasysteem. Een metadatasysteem is zelf weer een informatie systeem waaraan dezelfde kwaliteitseisen gesteld kunnen worden als aan elk ander informatiesysteem: Volledig: de beschrijvingen moeten alle voor het gebruiksdoel noodzakelijke elementen bevatten en alle te beschrijven bestanddelen moeten zijn beschreven. Nauwkeurig: de beschrijvingen moeten zo nauwkeurig zijn als voor het doel noodzakelijk, maar ook weer niet nauwkeuriger (uit oogpunt van kosten). Begrijpelijk: de gebruiker moet kunnen begrijpen wat de beschrijving zegt. Gebruiksvriendelijk: het hulpmiddel (of geautomatiseerde applicatie) moet gemakkelijk te gebruiken zijn. Actueel: de beschrijvingen moeten 'bij' zijn, dat wil zeggen de laatste stand van de kennis weergeven. Te integreren: de beschrijvingen en toegangen moeten zijn in te passen in andere (documentaire) informatiesystemen, zoals de catalogus van de bibliotheek. 5.3 Beschikbaarstellen Gebruik Archivering is gericht op toekomstig gebruik. Indien het vermoeden van gebruik ontbreekt, heeft het weinig zin de archiefdocumenten in het systeem op te nemen. Beschikbaarstelling voor gebruik is dan ook niet de sluitpost van het systeem, maar het uiteindelijke doel. Waardering en selectie zijn op gebruik gericht. Voorwaarden voor effectieve beschikbaarstelling zijn intellectuele en fysieke toegankelijkheid, door NEN-ISO 15489-1 aangeduid als bruikbaarheid. Het eerste houdt in dat een geïnteres seerde weet welke archiefdocumenten er zijn en hun functionele samenhang kan interpreteren. Het tweede begrip betekent dat de documenten daadwerkelijk gevon den kunnen worden en in leesbare vorm ter inzage gegeven. archiefschoolschrift 1 /archiveren. een inleiding

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2011 | | pagina 96