afgesloten archieven die naar een archiefbewaarplaats zijn overgebracht (zie para
graaf 1.5), kunnen ze ook toegepast worden in archiveringsystemen.
Kwaliteit
De beschrijvingen in het archiveringsysteem vormen de kern van wat we eerder
noemden het metadatasysteem. Een metadatasysteem is zelf weer een informatie
systeem waaraan dezelfde kwaliteitseisen gesteld kunnen worden als aan elk ander
informatiesysteem:
Volledig: de beschrijvingen moeten alle voor het gebruiksdoel noodzakelijke
elementen bevatten en alle te beschrijven bestanddelen moeten zijn
beschreven.
Nauwkeurig: de beschrijvingen moeten zo nauwkeurig zijn als voor het doel
noodzakelijk, maar ook weer niet nauwkeuriger (uit oogpunt van kosten).
Begrijpelijk: de gebruiker moet kunnen begrijpen wat de beschrijving zegt.
Gebruiksvriendelijk: het hulpmiddel (of geautomatiseerde applicatie) moet
gemakkelijk te gebruiken zijn.
Actueel: de beschrijvingen moeten 'bij' zijn, dat wil zeggen de laatste stand
van de kennis weergeven.
Te integreren: de beschrijvingen en toegangen moeten zijn in te passen in
andere (documentaire) informatiesystemen, zoals de catalogus van de
bibliotheek.
5.3 Beschikbaarstellen
Gebruik
Archivering is gericht op toekomstig gebruik. Indien het vermoeden van gebruik
ontbreekt, heeft het weinig zin de archiefdocumenten in het systeem op te nemen.
Beschikbaarstelling voor gebruik is dan ook niet de sluitpost van het systeem, maar
het uiteindelijke doel. Waardering en selectie zijn op gebruik gericht. Voorwaarden
voor effectieve beschikbaarstelling zijn intellectuele en fysieke toegankelijkheid, door
NEN-ISO 15489-1 aangeduid als bruikbaarheid. Het eerste houdt in dat een geïnteres
seerde weet welke archiefdocumenten er zijn en hun functionele samenhang kan
interpreteren. Het tweede begrip betekent dat de documenten daadwerkelijk gevon
den kunnen worden en in leesbare vorm ter inzage gegeven.
archiefschoolschrift 1 /archiveren. een inleiding