van een afdeling doet tenminste vermoeden dat daar archiefdocumenten gegenereerd zullen worden. Zo'n afdeling is er immers niet voor niets, maar zal belast zijn met één of meer taken. Het kennen van de taken en de werkprocessen geeft inzicht in wat voor soort documenten dat zullen zijn en welk belang de organisatie daaraan zou kunnen hechten. Het expliciet maken van de organisatorische kennis draagt bij aan de juiste interpretatie van de documenten die door de onderscheiden werkprocessen zijn gegenereerd. Methoden Er is een ruime variëteit aan methoden van archivistisch beschrijven, juist omdat het zo nauw verbonden is aan de archiveringsprocessen zelf. Postinschrijving en het aan leggen van een dossierinventaris zijn in de eerste plaats beheerhandelingen. De infor matie die ze bevatten is primair bedoeld om het archiveringsproces te dienen. Daarnaast is er een aantal hulpmiddelen om de toegankelijkheid te verhogen die oor spronkelijk vaak een aanvulling zijn op de administratieve hulpmiddelen. Zo kunnen er lijsten van correspondenten zijn aangelegd, of indexen zijn gemaakt op notulen of andere seriematig geordende documenten. Wanneer een (deel van een) archief wordt afgesloten, maakt een archivaris een beschrijvende inventaris die, wanneer ze volledig is, een beschrijving geeft van de context van het archief, een overzicht van de structuur en een opsomming van de bestanddelen waaruit het bestaat. Geautomatiseerde systemen voor archiefbeheer, records management applicaties bieden - mits goed ontworpen - mogelijkheden tot een betere integratie van de ver schillende hulpmiddelen. Een geautomatiseerd postboek maakt automatisch lijsten van correspondenten aan en van een geautomatiseerde dossierinventaris is eenvou dig een beschrijvende inventaris te maken. Integratie van archiefbeschrijvingen met andere bedrijfsinformatiesystemen kan de effectiviteit nog verder verhogen. Daardoor wordt het archief sneller en beter toegankelijk voor de organisatie. archiefschoolschrift 1 /archiveren. een inleiding

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2011 | | pagina 94