91
In het verleden werd voor elke soort beschrijving een afzonderlijk register of kaarten
bak bijgehouden. Zo stonden de postinschrijvingsregisters (agenda's of indicateurs
van ingekomen en uitgaande stukken) los van de dossierinventaris, of ze nu in boek
vorm waren of losbladig. Tegenwoordige archiveringsapplicaties (records management
applications, vaak afgekort tot RMA) zijn in staat de afzonderlijke gegevens aan elkaar
te relateren, wat niet alleen veel extra werk voorkomt, maar ook tot een betere toe
gankelijkheid van het archief leidt. Ik kom hier verderop nog terug.
Wat
Elk beschrijvingsdoel stelt zijn eisen aan wat beschreven moet worden. Bij elk doel
gaat het echter steeds om dezelfde aspecten: context, structuur en inhoud, eventueel
aangevuld met beheer- en verantwoordingsgegevens voor het archiveringsysteem.
De inschrijving van een ingekomen brief omvat bijvoorbeeld de naam van de afzen
der (context), de datum van binnenkomst (beheergegeven), onderwerp van de brief
(inhoud), naar wie ter behandeling doorgezonden (context), classificatie- en dossier
nummer (structuur).
Een dossierinventaris bevat de omschrijving van het dossier (inhoud/context),
classificatie (structuur), data (inhoud), plaatsings- en eventuele vernietigingsgegevens
(beheer).
Voor het toegankelijk maken van archief is op de eerste plaats de context van ontstaan
van belang. Vanuit de kennis over een taak of handeling kan al voor een goed deel
afgeleid worden welke documenten het archief daarover zou moeten bevatten. In de
tweede plaats gaat het om de structuur van het archief: de reeksen en series, dat wil
zeggen de aggregaties van archiefdocumenten. Een archiefdocument kan alleen in
samenhang met andere documenten begrepen worden. De gebruiker zal zelden
genoeg hebben aan een enkelvoudig document, hij heeft het grotere geheel nodig.
Archivistisch beschrijven richt zich dan ook meer op gehelen dan op de onderdelen.
De inhoud is voor het beschrijven in de regel van minder belang of, zoals de klassieke
archivistiek het uitdrukte: slechts voor zoveel het noodzakelijk is het ene bestanddeel
van het andere te onderscheiden.
Context
Ten behoeve van het overzicht en de interpretatie van de documenten die het beheert,
zal het archiveringsysteem moeten beschikken over een actuele beschrijving van de
organisatie, haar structuur, de taken en de structuur van de werkprocessen. In andere
woorden, het systeem moet zijn context kennen. Op die manier kan het systeem nieuw
te creëren archiefdocumenten vroegtijdig op het spoor komen. Immers, het bestaan
toegang en gebruik
