Wanneer Metadata ontstaan op verschillende momenten in het leven van een archiefdocu ment. Maakt een organisatie gebruik van de methode van postinschrijving (registra tie), dan ontstaan daar de eerste beschrijvingen, op het niveau van het enkelvoudige document. Het postboek (of agenda, al dan niet geautomatiseerd) legt de binnen komst of verzending van een document vast en is zo bewijs van het bestaan van het document geworden. In abstracte zin is het archiveringsysteem de maker van die beschrijvingen en de eerste belanghebbende. In de praktijk kunnen het speciale (DIV) medewerkers zijn die met postinschrijving zijn belast, maar ook afdeling secretarissen of medewerkers die met de behandeling zelf zijn belast. Ook de labels op ordners of de zaak-aanduidingen op de dossiermappen zijn beschrij vingen. Voor de controle op de aanwezigheid van dossiers leggen veel administraties dossierinventarissen aan. Op het moment dat een dossier wordt geopend, neemt een archiefmedewerker de kerngegevens (titel, classificatienummer en jaar of datum van opening) van de map over in een inventaris. Op het moment van afsluiten van de zaak en dus het dossier, wordt de beschrijving gecompleteerd. Archivarissen maken overzichten van de archiefdocumenten die beschikbaar zijn voor de organisatie en voor derden. Op die wijze maken ze het archief toegankelijk en dragen ze bij aan een optimale benutbaarheid van de documenten. Beschrijven is een continue activiteit. Vrijwel elke beheerhandeling in het archive ringsysteem leidt tot een vorm van beschrijving: we zagen eerder de beschrijvende activiteit in de vorm van het maken en onderhouden van de classificatie. Metadata Als term is metadata betrekkelijk nieuw in de archiefwetenschap. Het begrip komt uit de infor matiewetenschap, waarin het ondermeer wordt gebruikt voor het aanduiden van beschrijvende informatie voor websites. De archivistiek onderscheidt vijf groepen metadata: ten behoeve van de beheer, ten behoeve van gebruik, ten behoeve van bewaring en conservering, ten behoeve van de reproduceerbaarheid (van in hoofdzaak digitale documenten) en över het gebruik van documenten. Het geheel van metadata in een archiveringsysteem alsmede de functies die metadata genereren en onderhouden, is het metadatasysteem. Wereldwijd wordt gewerkt aan stan daards voor archivistische metadata, in nauwe samenhang met andere typen metadata. De NEN-ISO 2308-1:2006 is een standaard voor de ontwikkeling van metadata schema's ten behoeve van archivering. archiefschoolschrift 1 /archiveren. een inleiding

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2011 | | pagina 92