(opslag) toe te passen. Een classificatie geeft bovendien de samenhang weer en is dus een middel om de eerder genoemde 'archival bond' zichtbaar te maken. Logisch-fysiek Inderdaad beschrijft een classificatie de logische samenhang tussen de bestanddelen waaruit het archief bestaat, of dat nu losse documenten, dossiers, registers of digitale bestanden zijn. Deze beschrijving kan geheel los staan van de fysieke ordening. In feite is de fysieke plaatsing van de documenten, eeuwenlang de grondslag voor ordening, niet van wezenlijk belang, maar slechts logistiek noodzakelijk om de docu menten daadwerkelijk (fysiek) te kunnen vinden. Dit is vergelijkbaar met de gang van zaken in een bibliotheek: de catalogus weerspiegelt een of meer logische ordenin gen (auteur, titel, onderwerp), de plaatsing van de boeken op de planken kan daarvan volledig afwijken. Een goede archiefclassificatie is een afspiegeling van de bedrijfsfuncties waarin de archiefdocumenten gegenereerd en gebruikt zijn. De NEN-ISO 15489:1 norm voor informatie- en archiefmanagement stelt dat ook expliciet. De werkprocessen waaraan de documenten gebonden zijn, zijn de feitelijke uitvoering van die bedrijfsfuncties. De classificatie maakt die binding expliciet en geeft zo vorm aan de logische, functio nele structuur van het archief. De structuur van het archief is niet in de eerste plaats de fysieke samenhang tussen de documenten zelf, maar vooral het verband tussen documenten en werkprocessen. De onderlinge samenhang tussen documenten bestaat uitsluitend doordat ze door hetzelfde werkproces zijn gegenereerd en gebruikt. Het archiveringsysteem moet zorgdragen voor een correcte en adequate weergave van de structuur. Een classificatie is daarvoor een middel, maar het kan ook anders: door een directe beschrijving van de bedrijfsfuncties en koppeling van de documenten aan die functies. Een classificatie geeft vooral de samenhang tussen de documenten aan, de tweede methode vooral de samenhang tussen documenten en werkprocessen. Kwaliteit Het ordeningstelsel brengt een expliciete samenhang (structuur) aan in het archief en bewaart die samenhang zorgvuldig, zo draagt ordening bij tot het behoud van kwaliteit en integriteit van de afzonderlijke documenten en het archief als geheel. Het ordeningstelsel moet flexibel zijn en uit te breiden en kunnen reageren op veran deringen. Het archiveringsysteem documenteert elke verandering in de ordening in zijn metadata. De ordening moet eenvoudig te begrijpen zijn. Een nadeel dat op den duur voor sterk gespecialiseerde organisaties aan de Basis Archiefcode begon te kleven, was dat hij te complex werd. Ordening draagt bij aan snelle terugvindbaarheid van documenten. archiefschoolschrift 1 /archiveren. een inleiding

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2011 | | pagina 90