type, op onderwerp en zaaksgewijs - zijn vooral een benadering van onderaf: de rang
schikking van afzonderlijke documenten binnen de hoofdlijnen, de secundaire
(tertiaire) ordening. Deze methoden weerspiegelen vooral de wijze waarop werkpro
cessen verlopen. Bij wijze van generalisering geeft een functionele ordening de meest
adequate afbeelding van de bedrijfsfuncties en de werkprocessen tegelijk. Hoe groter
de spanning tussen de structuur van de bedrijfsfuncties en de interne structuur van
de werkprocessen, des te noodzakelijker is een alternatieve of een aanvullende,
secundaire ordening.
Binnen een functionele structuur kunnen de afzonderlijke documenten tot dossiers
zijn gevormd, waarnaast overigens ook andere vormen, zoals series kunnen voor
komen - denk aan de notulen van de raad van bestuur.
De veranderlijkheid van bedrijfsfuncties, werkprocessen en structuur van de organi
satie verklaart het feit dat een archief van een (grote) organisatie een gecompliceerde
constructie is, zeker als het zich over een groot aantal jaren uitstrekt.
Herkenning van de verschillende methoden van ordening en de daaruit resulterende
grondvormen maakt een analyse van de structuur van elk archief mogelijk. In ratio
nele zin zal die structuur zelden of nooit perfect zijn, het blijft mensenwerk.
Uniformering
De methode afzonderlijke documenten tot dossiers te ordenen was mede daarom
succesvol, omdat ze gepaard ging met een doorwrochte methode voor de onderlinge
ordening van de dossiers. De Zaandamse gemeentesecretaris Zaalberg, die de zaaks-
gewijze ordening in Nederland introduceerde, ontwierp een classificatiesysteem geba
seerd op de Universele Decimale Classificatie (UDC). Hij verdeelde rubriek 35 van de
UDC, 'overheid', onder in subrubrieken die hij ontleende aan de onderwerpen van
bemoeienis (taken) van de overheid. De subrubrieken verfijnde hij weer verder.
In oorsprong is deze classificatie dus een weerspiegeling van de bedrijfsfuncties.
Later heeft de Vereniging van Nederlandse Gemeenten het werk van Zaalberg overge
nomen en het onderhoud van de code voortgezet. Nog steeds is deze Basis Archiefcode
de grondslag voor de ordening van de dossiers bij de meeste overheidsorganen, zeker
van lagere overheden. De code is evenwel terrein aan het verliezen; ze is te ingewik
keld geworden en digitalisering van de administratie en de introductie van proces
gericht werken (ook een onderdeel van het programma van KING) baant wegen naar
nieuwe, meer procesgeoriënteerde methoden van ordening.
In het algemeen is een classificatie een hulpmiddel bij het ordenen van de verschillende
archiefbestanddelen. Een classificatie maakt de structuur zichtbaar, ook zonder naar
de documenten zelf te hoeven kijken, en is onafhankelijk van de fysieke ordening
toegang en gebruik
87