81
Methoden
Ordeningen zijn, zeker zolang de organisatie de documenten actief gebruikt, zelden
statisch. Ze veranderen naarmate de organisatie verandert, de hoeveelheid documen
ten toeneemt, of nieuwe inzichten over en technieken voor ordenen verschijnen.
Documenten die onder direct beheer van de behandelende functionarissen zijn - op
hun bureau, in lades of dossierkasten in hun kamer, of op hun persoonlijke schijf -
zullen in de regel veel minder formeel geordend zijn, dan die welke in een centraal
archief bewaard worden onder beheer van professionals.
Er zijn verschillende methoden om archiefdocumenten te ordenen die naast elkaar
kunnen worden toegepast, maar ook op verschillende niveaus (primaire ordening,
secundaire ordening). Het soort documenten, de werkprocessen, de structuur van de
organisatie en de meest voor de hand liggende manier van bevraging zijn factoren die
de ordening bepalen. De voornaamste van die ordeningsmethoden zijn: chronolo
gisch, per type document, op naam (van een persoon of instelling), op onderwerp,
zaaksgewijs, per organisatieonderdeel en per functie. Tot deze laatste vorm rekenen
we ook ordening van documenten per handeling.
Professionele ordening?
Paradoxaal genoeg hebben professionals soms de neiging ordeningsystemen gecompliceer
der te maken dan strikt noodzakelijk, vooral om hun professionaliteit te tonen. In de jaren '30
veranderde in een Zuid-Hollandse plattelandsgemeente een nieuw benoemde ambtenaar ter
secretarie de chronologische ordening van het archief in een zaaksgewijze systematiek,
waarmee hij eerder in een grotere stad kennis had gemaakt. Voor de gemeente was het nieuwe
systeem op dat moment overbodig en te gecompliceerd. Overijverig begon hij zelfs de oudere
documenten volgens de nieuwe systematiek te herordenen, een werk dat hij ondanks een
dertigjarig dienstverband nooit heeft kunnen voltooien. Het gevolg is dat een deel van het
archief nu vrijwel ontoegankelijk is.
Chronologisch
De meest voor de hand liggende en op het oog meest simpele methode is ordening op
datum. Ook Outlook doet dat standaard met ontvangen en verzonden e-mail. Het is
eigenlijk ook de meest natuurlijke: activiteiten volgen elkaar immers chronologisch
op. Het is eenvoudig elk nieuw document onmiddellijk na het voorgaande in een
ordner op te bergen. Zeker in administraties met een centrale besluitvorming, waar
één persoon alle documenten in handen krijgt, is chronologische ordening goed te
toegang en gebruik