een andere drager, noodzakelijk omdat digitale opslagmedia nu eenmaal een veel
beperktere levensduur hebben dan papieren informatiedragers. De eerste gaan vijf,
misschien tien jaar mee, de laatste - mits van goede kwaliteit - zeker vijf eeuwen.
Een groter risico voor het verloren gaan van digitale documenten is echter de verou
dering van de software waarmee ze gegenereerd zijn en weer gelezen moeten worden.
Een digitaal document bestaat immers slechts bij gratie van software en hardware;
beide verouderen razendsnel. Langdurig bewaren - en dat betekent in geval van
digitale documenten méér dan vier of vijf jaar - vergt een regelmatige conversie naar
nieuwe software en nieuwe hardware. Dat maakt het bewaren van digitale documen
ten tot een kostbare zaak, ondanks het feit dat ze nauwelijks ruimte innemen.
Bij elke migratie kan een deel van het oorspronkelijke karakter van het document
verloren gaan. Pessimisten menen dat digitale documenten niet veel meer dan een
halve eeuw zullen meegaan. Dat zal misschien waar zijn voor complexe multimedia
bestanden, maar tamelijk eenvoudige tekstbestanden lijken voorshands duurzamer
te zijn, mits regelmatig ververst.
Kwaliteit
Bewaren is de onmiskenbare grondslag voor de beschikbaarheid (fysieke toegankelijk
heid) van documenten, waarover het volgende hoofdstuk zal gaan. De belangrijkste
eis is het behoud van de noodzakelijke kwaliteit van de documenten. Dat is voorlopig
voor digitale documenten een groter probleem dan voor traditionele documenten.
Met name de door NEN-ISO 15489:1 gestelde eis van bruikbaarheid vergt inspannin
gen; het gaat immers niet alleen om de vindbaarheid, maar ook om leesbaarheid en
de mogelijkheid de documenten te interpreteren.
Het archiveringsysteem moet de conserverende handelingen en restauratiemaatrege
len documenteren in de metadata.
4.4 Verwijderen
Waarom
Verwijderen ligt in het verlengde van selectie: overtollige archiefdocumenten worden
uit het archiefsysteem verwijderd. Het vorige hoofdstuk noemde als voornaamste
reden efficiency: onnodig bewaren is geldverspilling en een overvloed aan documen
ten maakt de beheerbaarheid en overzichtelijkheid van het archief er niet groter op.
archiefschoolschrift 1 /archiveren. een inleiding
