beeld, dan is inderdaad al tevoren duidelijk welke gegevens daarin worden vastgelegd en welke daarvan archiefinformatie zijn. Dit geldt voor de meeste gestructureerde processen, zoals het afgeven van vergunningen, het afsluiten van verzekeringen, ziektebehandelingen of het verstrekken van een subsidie. Voor minder gestructureer de werkprocessen is dat niet altijd even nauwkeurig te voorspellen. Een grondige analyse van de bedrijfsfuncties en de werkprocessen is de basis voor het ontwerp van een slagvaardig en betrouwbaar archiveringsysteem. Het 'Technical Report' dat de ISO records management norm als tweede deel vergezelt, beveelt zo'n analyse dan ook aan. Bijzondere aandacht vergen ketenprocessen. Dat zijn processen die door verschillende actoren (organisaties) parallel of achtereenvolgens worden uitgevoerd. Na afronding van een zaak zal elk van de ketenpartners een deel van de documenten hebben gear chiveerd, maar wellicht niet beschikken over alle documenten die een rol hebben gespeeld. Met andere woorden, het dossier is mogelijk verspreid over verschillende archiveringsystemen. Opslaan De beslissing tot archivering ligt dus idealiter in onpartijdige handen - al is de prak tijk vaak anders - en het moment van opname in het archiveringsysteem is zo vroeg mogelijk. Nu rest nog de vraag naar de methode van opnemen, op welke wijze opnemen plaats vindt. Hoe verkrijgt het archiveringsysteem controle en beheer over de archiefdocumenten? De meest zekere methode is fysieke controle, dus de documenten zelf opnemen in het systeem en opslaan in een map of ordner; digitale opslagmedia laat ik nog even buiten beschouwing. Het nadeel daarvan ligt voor de hand: de beschikbaarheid voor de werkprocessen zelf is minimaal. Stel je voor dat een ambtenaar van de burgerlijke stand bij elke geboorte-aangifte het betreffende register moet opvragen bij het archief, dat zou de snelheid van zijn werk niet ten goede komen. Als de noodzakelijke docu menten niet onder handbereik zijn, gaan mensen kopieën maken en gebruiken, met als gevolg een verdere explosieve groei van het aantal documenten, waarvan de status lang niet altijd duidelijk meer is. Zolang documenten frequent nodig zijn voor de werkprocessen, zal de methode van fysieke opname dikwijls niet goed werken. Registratie Zeker bij de overheid wordt registratie (agendering) het meest toegepast. Van elk inge komen en uitgaand document dat voor archivering in aanmerking komt, wordt een preservering 65

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2011 | | pagina 67