ring tenminste voor enige tijd noodzakelijk is voor bedrijfsvoering, het afleggen van
verantwoording, het vaststellen van recht of plicht, of vanwege de kennis over het
proces die er aan kan worden ontleend. (Zie de discussie eerder in paragraaf 1.3
over archiefdocumenten.)
Om hun functie blijvend te kunnen vervullen, moeten deze documenten beheerd
worden. Het archiveringsysteem is daarvoor verantwoordelijk. Die verantwoordelijk
heid voor beheer en beschikbaarheid is één reden van opnemen. Dat zal nooit hele
maal kunnen voorkomen dat een document zoek raakt, maar wel dat het spoorloos
verdwijnt: het heeft immers een voetafdruk nagelaten in het archiveringsysteem.
Door opname in het archiveringsysteem krijgt een document als het ware de formele
status van archiefdocument, dat is een andere reden. Het archiveringsysteem zal in
beginsel geen documenten opnemen die niet een archiefdocument zijn. Opnemen is
al een vorm van waardering.
Overigens is het omgekeerde, dat een niet opgenomen document geen archiefstuk
zou zijn, niet noodzakelijk het geval. Een document dat niet onder controle van het
archiveringsysteem is gebracht, kan wel degelijk functioneel een archiefdocument
zijn; dat wil zeggen: het had opgenomen moeten zijn. Opnemen (en dus archivering)
is, archiefrechtelijk - dat wil zeggen voor de overheid - op zichzelf geen criterium
voor de status van archiefdocument, maar het is wel een voorwaarde voor kwaliteits-
behoud; althans als het archiveringsysteem functioneert naar behoren. Een optimaal
werkende archiveringsfunctie heeft uitsluitend archiefdocumenten onder controle
gebracht, voor de volle 100%. Dat zo'n systeem in de praktijk zelden of nooit zal
voorkomen, hoeft geen betoog.
Wie
Uiteindelijk is de leiding van een organisatie verantwoordelijk voor de archiverings
functie en dus voor de ontwikkeling van een archiveringsysteem. Het management
moet zich bewust zijn van de meerwaarde van archivering en van de risico's die de
organisatie loopt wanneer de archivering niet op orde is. De leiding geeft invulling aan
dit bewustzijn door de eisen voor archivering vast te stellen, de onderscheiden archive-
ringstaken aan medewerkers op te dragen en middelen voor uitvoering beschikbaar te
stellen. (De Archiefwet 1995 drukt dit bewustzijn uit in het begrip 'zorg').
Een concrete mogelijkheid is alles door archiefprofessionals (Documentaire
Informatievoorziening) te laten verzorgen. Een andere mogelijkheid is de medewer
kers die documenten genereren en afhandelen ook de archivering te laten doen.
Tussen die twee uitersten ligt een breed scala aan tussenoplossingen. In paragraaf 2.3
kwam dit al terloops ter sprake, ondermeer dat onder invloed van de informatie-
archiefschoolschrift 1 /archiveren. een inleiding